Mẫu thư Chấp nhận đơn xin nghỉ việc của nhân viên

Từ tuyển dụng đến sa thải, có nhiều khía cạnh để quản lý nhân viên. Một điều thường bị bỏ qua là phải đối phó với một nhân viên rời khỏi công ty. Nhân viên sẽ rời đi vì nhiều lý do: quay trở lại trường học, chuyển sang các cơ hội việc làm khác nhau, đi du lịch, nuôi gia đình, vì các vấn đề sức khỏe hoặc vì một trong những lý do khác.

Có một chính sách được thiết lập để giao tiếp với các nhân viên rời khỏi công ty sẽ giúp bạn xử lý một nhân viên rời đi theo cách tích cực, tôn trọng.

Chính sách từ chức

Tùy thuộc vào quy mô của công ty bạn, bạn có thể muốn xem xét việc tạo một hệ thống hoặc quy trình để xử lý các thư từ chức. Có một chính sách được thiết lập cho việc từ chức sẽ trông chuyên nghiệp và giúp cả bạn và nhân viên thoải mái.

Đối với nhiều công ty, việc tạo ra các tờ rơi hoặc gói thông tin chung cho nhân viên là một cách dễ dàng để giải thích các bước của quá trình chuyển đổi.

Khi một nhân viên chính thức nghỉ việc, họ sẽ tìm đến bạn để thảo luận về các bước tiếp theo cần thiết để giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Bạn có trách nhiệm cung cấp các dịch vụ tách biệt chuyên nghiệp và giải thích mọi thứ cho nhân viên như yêu cầu thông báo, phân phối tiền lương cuối cùng, tình trạng lợi ích của nhân viên khi chấm dứt và thiết lập ngày làm việc cuối cùng của anh ấy hoặc cô ấy.

Lời khuyên cho việc viết thư chấp nhận đơn xin nghỉ việc

Một trong những bước đầu tiên trong chính sách từ chức tốt là thừa nhận rằng bạn chấp nhận yêu cầu từ chức của nhân viên.

Thông thường, nhân viên sẽ gửi cho bạn một lá thư từ chức chính thức. Sau đó, bạn nên trả lời bằng một lá thư chính thức chấp nhận đơn từ chức.

Dưới đây là một số mẹo viết thư chuyên nghiệp, chính thức chấp nhận đơn xin nghỉ việc của nhân viên:

• Sử dụng định dạng thư kinh doanh.Vì đây là thư chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng định dạng thư kinh doanh cho thư của mình. Ở góc trên cùng bên trái của bức thư, bao gồm thông tin liên lạc của bạn, ngày tháng và thông tin liên hệ của nhân viên. Kết luận bức thư với chữ ký viết tay của bạn, và tên của bạn được gõ dưới đây.
• Chấp nhận từ chức.Thư của bạn nên thông báo cho nhân viên rằng bạn đã nhận và chấp nhận thư từ chức của anh ấy hoặc cô ấy, và nó phải ghi rõ ngày làm việc chính thức cuối cùng của anh ấy hoặc cô ấy với công ty.

• Thể hiện sự hiểu biết.Phản hồi của bạn nên cho thấy rằng bạn hối tiếc vì mất nhân viên, nhưng bạn tôn trọng, hiểu và đánh giá cao quyết định khó khăn mà anh ấy hoặc cô ấy phải đưa ra. Bạn cũng có thể đề nghị cung cấp một số trợ giúp cho nhân viên. Ví dụ, bạn có thể đề nghị cung cấp thư giới thiệu cho người đó. Tuy nhiên, ưu đãi này là tùy chọn.
• Giữ kỉ lục.Gửi một lá thư cho nhân viên, và cũng giữ một lá thư cho tập tin của nhân viên. Bạn có thể tự giữ bức thư hoặc nếu không thì gửi cho văn phòng nhân sự nếu bạn có. Nó sẽ cho phép bạn duy trì một hồ sơ rõ ràng về thời điểm nhân viên rời khỏi công ty.

Ví dụ về các lá thư chấp nhận từ chức

Sau đây là hai ví dụ về thư từ người quản lý chấp nhận đơn xin thôi việc của nhân viên. Sử dụng các ví dụ này để giúp bạn viết thư của riêng bạn.

Mẫu thư chấp nhận từ chức của người quản lý # 1 (Phiên bản văn bản)

Tên của bạn

Chức vụ

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Ngày

Tên nhân viên

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Kính gửi tên

Việc từ chức của bạn khỏi vị trí của bạn đã được chấp nhận, có hiệu lực vào ngày 15 tháng 5 năm 20XX theo yêu cầu.

Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ tiếp tục thực hiện theo các tiêu chuẩn cao thông thường của bạn trong thời gian còn lại với công ty.

Đó là một niềm vui làm việc với bạn, và tôi chúc bạn mọi điều tốt đẹp nhất trong tương lai. Nếu tôi có thể cung cấp một tài liệu tham khảo, xin đừng ngần ngại hỏi.

Trân trọng, Chữ ký viết tay (thư sao chép cứng)

Chữ ký đánh máy

Mẫu thư chấp nhận từ chức của người quản lý # 2 (Phiên bản văn bản)

Tên của bạn

Chức vụ

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Ngày

Tên nhân viên

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Thưa Miles, Rất tiếc là tôi chính thức xác nhận đã nhận được thông báo từ chức của bạn vào ngày 10 tháng Sáu. Việc từ chức của bạn đã được chấp thuận và, theo yêu cầu, ngày làm việc cuối cùng của bạn tại JQB and Sons sẽ là ngày 30 tháng 6.

Thật vinh dự khi được làm việc với bạn, và thay mặt nhóm, tôi muốn chúc bạn những điều tốt đẹp nhất trong tất cả những nỗ lực trong tương lai của bạn. Kèm theo thư này xin vui lòng tìm một gói thông tin với thông tin chi tiết về quá trình từ chức.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với văn phòng. Cảm ơn bạn một lần nữa cho thái độ tích cực và làm việc chăm chỉ trong những năm này.

Tốt nhất

Chữ ký viết tay (thư sao chép cứng)

Chữ ký đánh máy