Mẫu thư khách hàng

Vào khoảng tuần thứ 26 của thai kỳ, đã đến lúc viết thư thai sản cho khách hàng. Mặc dù việc mang thai của bạn có thể sắp kết thúc và đó là tất cả những gì bạn có thể nghĩ về khách hàng của mình có thể không biết chuyện gì đang xảy ra trong cuộc sống cá nhân của bạn. Vì vậy, đây là lý do tại sao bạn nên xem xét việc gửi một cái, những gì cần bao gồm trong đó và một mẫu thư mà bạn có thể sử dụng.

Tại sao gửi thư nghỉ thai sản của khách hàng là một ý tưởng tốt

Đến bây giờ hầu hết khách hàng của bạn đều biết bạn đang mang thai. Nếu họ không biết thư thai sản của khách hàng là một cách thuận tiện để thông báo cho họ.

Một lá thư được thiết kế riêng cho khách hàng của bạn sẽ là một nguồn tài nguyên tuyệt vời cho họ. Họ có thể hỏi ai đó, "Khi nào Sally trở lại sau thời gian nghỉ thai sản?" và với một lá thư thai sản của khách hàng, bạn có thể trả lời câu hỏi của họ. Bức thư là một cách tiết kiệm thời gian cho họ vì họ sẽ không phải cố gắng săn lùng bạn bằng cách gọi điện thoại hoặc gửi email cho đồng nghiệp của bạn.

Bức thư này cho thấy khách hàng của bạn, bạn đã nghĩ về họ. Họ sẽ có một cái gì đó bằng văn bản mà họ có thể tham khảo về cách nhận được hỗ trợ từ công ty của bạn khi bạn vắng mặt. Loại thư này không phải là một yêu cầu mà là một cử chỉ đẹp để đảm bảo khách hàng của bạn được chăm sóc.

Những chủ đề bạn có thể bao gồm

Nội dung thư của bạn phụ thuộc vào khách hàng của bạn là ai và tần suất bạn liên lạc với họ. Nếu bạn đang gửi cùng một email tới 200 khách hàng, bạn sẽ muốn giữ nó ngắn gọn và ngọt ngào. Nếu bạn đang gửi nó tới 5 hoặc 10 khách hàng, bạn có thể làm cho nó cá nhân hơn và chia sẻ thêm thông tin. Dưới đây là một vài chủ đề bạn có thể đưa vào thư nghỉ thai sản của khách hàng:

• Bao nhiêu tuần bạn sẽ rời khỏi văn phòng.
• Khi bạn sẽ rời khỏi văn phòng.
• Khi bạn sẽ trở lại văn phòng.
• Ai họ có thể liên hệ để được hỗ trợ trong khi bạn ra ngoài.
• Điều đó sẽ không có sẵn trong khi nghỉ phép.

Xem thư này như đặt kỳ vọng với khách hàng của bạn. Đổi lại, điều này sẽ bảo vệ thời gian bạn sẽ có với trẻ sơ sinh và gia đình và khiến bạn cảm thấy như bạn không để lại bất kỳ kết thúc lỏng lẻo nào trong công việc.

Sử dụng mẫu này Thư nghỉ thai sản của khách hàng

Đây là một ví dụ về thư nghỉ thai sản của khách hàng. Tải xuống mẫu thư nghỉ thai sản của khách hàng (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.

Tải xuống mẫu Word

Sử dụng mẫu này Thư nghỉ thai sản (Phiên bản văn bản)

Nơi bạn nhìn thấy (dấu ngoặc đơn), bạn nên chèn các từ hoặc cụm từ thích hợp cho trường hợp của bạn.

Jaqueline Smith

123 đường chính

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

Ngày 1 tháng 9 năm 2018

Ronald Lee

Giám đốc, Nhân sự

Nguồn cung cấp Acme

123 đường kinh doanh.

Thành phố kinh doanh, NY 54321

Gửi Ronald Lee, Tôi đang mang thai (hoặc đang trong quá trình nhận nuôi con) và dự kiến ​​sẽ nghỉ thai sản (điền vào số tuần) bắt đầu (ngày bạn muốn nghỉ phép bắt đầu) và trở lại (ngày bạn muốn trở lại từ thời gian nghỉ thai sản).

Như bạn đã biết, tôi rất tự hào về hiệu suất của mình và chất lượng công việc của tôi cho Acme Supplies. Tôi đã gửi một kế hoạch chi tiết cho người quản lý của mình để đảm bảo rằng các nhu cầu của bạn sẽ được quan tâm khi tôi vắng mặt.

Trong khi tôi nghỉ phép, tôi sẽ không sẵn sàng tư vấn nên trách nhiệm công việc của tôi sẽ được quản lý bởi các đồng nghiệp sau đây.

(Đây là nơi bạn có thể nhận được cụ thể về những nhiệm vụ sẽ được bảo vệ bởi ai hoặc tiếp tục bỏ qua những chi tiết này và chỉ để lại tên của một người.)

Trong thời gian tôi vắng mặt, điểm liên lạc của bạn sẽ là (tên của đồng nghiệp bao gồm bạn, với các chi tiết liên lạc như địa chỉ email và số điện thoại trực tiếp).

Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ mối quan tâm hoặc câu hỏi cụ thể nào về nhu cầu của bạn sẽ được giải quyết trong thời gian nghỉ thai sản của tôi. Tôi sẽ cho bạn biết nếu có bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến bạn.

Cảm ơn bạn đã tự tin trong công việc của tôi. Tôi mong được làm việc với bạn cho đến khi tôi nghỉ sinh và sau đó một lần nữa sau khi tôi trở lại văn phòng.

Trân trọng

Jaqueline Smith

Nếu việc gửi thư không phải là điển hình cho mối quan hệ của bạn với khách hàng, thư này có thể được gửi qua email. Hãy chắc chắn sử dụng một dòng chủ đề thu hút sự chú ý của khách hàng của bạn và bạn cũng có thể đề nghị họ gắn cờ email là quan trọng.