Tại sao bạn cần Chính sách quà tặng của công ty và Chính sách mẫu

Chính sách quà tặng cung cấp hướng dẫn cho nhân viên công ty về những gì phù hợp và hiện tại để chấp nhận làm quà tặng, tặng, thưởng, hoặc đánh giá cao từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà cung cấp, nhân viên tiềm năng hoặc nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng. Chính sách quà tặng nêu rõ liệu nhân viên có được phép nhận quà tặng cả trong và ngoài cơ sở làm việc hay không. Nếu một món quà được cho phép, chính sách quà tặng xác định giá trị và loại quà tặng được phép cho nhân viên.

Chính sách quà tặng xác định ai có thể tặng quà cho nhân viên công ty.

Cuối cùng, chính sách quà tặng xác định trong những trường hợp nhân viên có thể chấp nhận một món quà. Chính sách quà tặng xác định bất kỳ sự miễn trừ nào đối với chính sách: các tình huống hoặc trường hợp đặc biệt trong đó nhân viên có thể chấp nhận quà tặng mà không được phép.

Thông thường, các trường hợp ngoại lệ đối với các kỳ vọng đã nêu trong chính sách quà tặng yêu cầu chữ ký của tổng thống (hoặc của một nhân viên cấp cao khác).

Quy tắc ứng xử yêu cầu chính sách quà tặng của nhân viên

Cho dù món quà có ý nghĩa hay có mục đích tốt đến đâu, tiềm năng vẫn tồn tại cho sự không phù hợp hoặc sự xuất hiện của sự không phù hợp để có mặt vì sự tồn tại và chấp nhận món quà. Chính sách quà tặng đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ quy tắc ứng xử của công ty.

Các quy tắc ứng xử nói chung rằng tất cả các nhân viên thể hiện cam kết đối xử với tất cả mọi người và các tổ chức, với những người mà họ tiếp xúc hoặc tiến hành kinh doanh, một cách vô tư.

Chính sách quà tặng yêu cầu nhân viên thể hiện các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất và hành vi liên quan đến các nhà cung cấp, nhà cung cấp và khách hàng tiềm năng.

Nó đảm bảo rằng nhân viên thực hành đối xử bình đẳng, chuyên nghiệp không thiên vị và các hành động không phân biệt đối xử liên quan đến tất cả các nhà cung cấp, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, nhân viên tiềm năng, nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng và bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào mà họ tiếp xúc.

Hỗ trợ chính sách quà tặng

Trong những ngày làm việc trước đó, tại một nhà sản xuất lớn, những món quà được các đại lý mua hàng và những người khác chấp nhận là những điều huyền thoại giữa các nhân viên khác và vâng, các nhà cung cấp đã mua quyền truy cập vào bán hàng và ưu đãi.

Để đổi lấy việc họ mua sản phẩm của các nhà cung cấp, các nhà cung cấp đã bỏ ra số tiền lớn để uống rượu, dùng bữa, gửi các đại lý mua hàng trong các chuyến đi, và nói chung, cung cấp quà tặng xa hoa cho họ và cho một số giám đốc điều hành của công ty sản xuất.

Không rõ loại chính sách quà tặng nào trên sách vào thời điểm đó, nhưng nếu chính sách tồn tại, chúng không được tuân theo. Vào bộ phận mua hàng đã trở thành một trò đùa thường trực giữa những người muốn kiếm nhiều tiền hơn.

Trong một ví dụ thứ hai, một công ty đã áp dụng chính sách quà tặng toàn diện được minh họa. Chính sách đã được viết, mọi nhân viên đều được đào tạo và văn hóa khen thưởng cho hành vi phù hợp và tuân thủ chính sách.

Các nhà cung cấp và nhà cung cấp đã được thông báo về chính sách quà tặng không có quà tặng. Một số đã chọn bỏ qua nó, đặc biệt là trong mùa lễ, nhưng hầu hết tuân thủ. Khi chính sách bị bỏ qua và một món quà đã đến cho một nhân viên, thông lệ tiêu chuẩn là loại bỏ nó cho tất cả nhân viên nếu nó không thể được chia sẻ giữa các nhân viên.

Số tiền thu được từ xổ số đã đi từ thiện để nhân viên cảm thấy tốt khi tham gia nếu họ muốn. (Họ chỉ tham gia nếu họ muốn các mặt hàng như hộp bít tết hàng năm của Omaha và các món ngon khác đến mỗi năm từ một nhà cung cấp đặc biệt bền bỉ.)

Quà tặng thực phẩm, giỏ, bánh quy, kẹo và các quà tặng khác mà nhân viên có thể chia sẻ được đặt tại trung tâm và tất cả nhân viên đều có quyền truy cập và chia sẻ. Đây là sự đối xử công bằng và công bằng của nhân viên. Thật sự không công bằng ở một nơi làm việc để một số nhân viên được hưởng lợi nhiều hơn những nhân viên còn lại vì vị trí hoặc sự gần gũi với các nhà cung cấp.

Sự khác biệt giữa các hành vi của nhân viên trong hai công ty là lý do tại sao việc áp dụng và chia sẻ chính sách quà tặng của công ty được khuyến khích mạnh mẽ.

Sau đây là chính sách quà tặng của công ty mà bạn có thể sử dụng làm mẫu khi bạn xây dựng chính sách quà tặng của công ty.

Tại sao công ty của bạn có Chính sách quà tặng (Chính sách không có quà tặng)

Để tránh xung đột lợi ích, sự xuất hiện của xung đột lợi ích hoặc nhu cầu nhân viên của chúng tôi kiểm tra đạo đức chấp nhận, nhiều công ty và nhân viên của họ không chấp nhận quà tặng từ nhà cung cấp, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên tiềm năng, nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng, hoặc bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào khác, trong mọi trường hợp.

Nhiều quy tắc ứng xử của công ty yêu cầu tất cả nhân viên thể hiện cam kết của tổ chức đối xử với tất cả mọi người và tổ chức, với những người mà chúng tôi tiếp xúc hoặc tiến hành kinh doanh một cách vô tư. (Công ty của bạn) nhân viên thể hiện các tiêu chuẩn cao nhất về đạo đức và hành vi.

Nhân viên thực hành và thể hiện sự đối xử bình đẳng, chuyên nghiệp không thiên vị và các hành động không phân biệt đối xử liên quan đến tất cả các nhà cung cấp, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, nhân viên tiềm năng, nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng và bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào khác.

Các tiêu chuẩn và yêu cầu về chính sách quà tặng của công ty (hoặc không có quà tặng)

Là một nỗ lực để thể hiện cam kết của chúng tôi đối với các tiêu chuẩn và hành vi này, tất cả nhân viên phải tuân thủ các yêu cầu chính sách không có quà tặng sau đây.

Không có quà tặng dưới bất kỳ hình thức nào, được cung cấp bởi nhà cung cấp, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên tiềm năng, nhà cung cấp tiềm năng và nhà cung cấp, hoặc bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào khác, bất kể giá trị, sẽ được chấp nhận bởi bất kỳ nhân viên nào, vào bất kỳ lúc nào, vào hoặc ngoài cơ sở làm việc. Bằng quà tặng, công ty của bạn có nghĩa là bất kỳ mặt hàng nào bao gồm bút, mũ, áo phông, cốc, lịch, túi xách, móc chìa khóa, danh mục đầu tư và các loại tchotch khác cũng như các mặt hàng có giá trị lớn hơn.

• Điều này không có quà chính sách bao gồm nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng hoặc thực phẩm, đồ uống, bữa ăn hoặc giải trí do nhà cung cấp cung cấp, chẳng hạn như các sự kiện thể thao.
• Điều này không có quà chính sách bao gồm bất kỳ phép lịch sự kinh doanh nào được cung cấp như giảm giá sản phẩm hoặc bất kỳ lợi ích nào khác nếu lợi ích không được mở rộng cho tất cả nhân viên.

Ngoại lệ chính sách quà tặng:

• Được miễn trừ khỏi chính sách này là những món quà như áo phông, bút, túi triển lãm thương mại và tất cả các loại tchotch khác mà nhân viên có được, với tư cách là thành viên của công chúng, tại các sự kiện như hội nghị, sự kiện đào tạo, hội thảo và triển lãm thương mại, được cung cấp như nhau để tất cả các thành viên của công chúng tham dự sự kiện.
• Điều này bao gồm tham dự tại và thực phẩm, đồ uống và tchotchkes được cung cấp tại các sự kiện, địa điểm triển lãm thương mại triển lãm, sự kiện báo chí, và các bên được tài trợ bởi các nhà tài trợ hội nghị hoặc sự kiện.
• Miễn là thẻ, cảm ơn bạn ghi chú, giấy chứng nhận, hoặc các hình thức cảm ơn và công nhận bằng văn bản khác.
• Miễn là thực phẩm, đồ uống, và các bữa ăn có giá vừa phải hoặc vé cho các sự kiện địa phương được cung cấp bởi và cũng có sự tham dự của khách hàng hiện tại, đối tác và nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp vì lợi ích của việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh tích cực.

Chương trình giải trí có giá vừa phải này được cung cấp như một phần của cuộc họp hoặc phiên làm việc trực tuyến của người dùng để hưởng lợi và thúc đẩy các mối quan hệ làm việc tích cực và lợi ích của công ty. Các hoạt động này dự kiến ​​sẽ được đáp ứng lần lượt bởi công ty chúng tôi.

Nhân viên được yêu cầu phải thông báo chuyên nghiệp cho các nhà cung cấp, nhà cung cấp tiềm năng và những người khác về chính sách không có quà tặng này và lý do công ty đã áp dụng chính sách này. Nhân viên sẽ yêu cầu các nhà cung cấp tôn trọng chính sách của công ty chúng tôi và không mua và giao bất kỳ quà tặng nào cho nhân viên của chúng tôi, một bộ phận, văn phòng hoặc công ty, bất cứ lúc nào, vì bất kỳ lý do gì.

Nếu một nhân viên hoặc bộ phận nhận được một món quà:

• Nếu khả thi, quà tặng được trả lại cho nhà cung cấp.
• Nếu không khả thi để trả lại món quà, món quà phải được đưa ra cho tất cả nhân viên. Tiền thu được từ xổ số sẽ được quyên góp cho một tổ chức từ thiện mà ủy ban từ thiện đã xác định cho năm dương lịch. Nếu nhân viên không quan tâm đến vật phẩm xổ số, món quà sẽ được tặng cho một tổ chức từ thiện được chỉ định.
• Cây hoặc hoa sẽ được trưng bày trong sảnh, hoặc tại một địa điểm trung tâm khác, nơi tất cả nhân viên có thể tận hưởng sự hiện diện của họ.
• Quà tặng thực phẩm có thể đến trong các ngày lễ, và vào các thời điểm khác trong năm khi tặng quà là truyền thống, thuộc về toàn bộ nhân viên ngay cả khi được gửi đến một nhân viên. Trong mọi trường hợp, một nhân viên có thể mang một món quà thực phẩm về nhà; quà tặng thực phẩm phải được chia sẻ và phân phát cho tất cả nhân viên, với thông báo qua email, trong giờ làm việc, tại các địa điểm trung tâm, nơi làm việc.

Chính sách này bổ sung cho các quy tắc ứng xử, đạo đức, tiêu chuẩn, giá trị và chính sách khác của công ty trong sổ tay nhân viên và trong các tài liệu khác của công ty.

Nếu bất kỳ nhân viên nào có câu hỏi về và / hoặc cần làm rõ bất kỳ khía cạnh nào của chính sách này, nhân viên nên kiểm tra với người giám sát của họ. Nếu người giám sát không chắc chắn, Nhân sự là trọng tài của chính sách quà tặng để đảm bảo đối xử với nhân viên nhất quán trong toàn công ty. Bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào đối với chính sách quà tặng chỉ có thể được thực hiện khi có sự cho phép của chủ tịch công ty.

Chính sách này thay thế cho bất kỳ chính sách nào trước đó và có hiệu lực: (ngày chính sách). Tất cả nhân viên phải thừa nhận rằng họ đã nhận và hiểu chính sách quà tặng của công ty. Công ty mua quà tặng thiết yếu.

Truy cập thư mục chính sách mẫu để xem tất cả các chính sách nhân sự mẫu có sẵn trên TheBalance.com.