Hoàn trả chi phí khi đi công tác

Hoàn trả chi phí là một phương thức trả lại tiền cho nhân viên khi họ tiêu tiền của chính họ trong khi làm việc theo thời gian của công ty. Những chi phí này thường xảy ra khi một nhân viên đi công tác.

Chi phí đi lại có thể bao gồm chỗ ở, chuyến bay, phương tiện giao thông mặt đất, tiền boa cho chuông, bữa ăn và các chi phí phát sinh khác mà nhân viên có thể trải qua khi đi công tác. Các chi phí kinh doanh khác có thể bao gồm các mục như đưa khách hàng hoặc nhân viên tương lai đi ăn trưa hoặc ăn tối, mua sách cần thiết hoặc các tài liệu giáo dục khác mà chủ lao động chi trả, hoặc chi phí lái xe.

Các loại chi phí mà một tổ chức sẽ hoàn trả được tìm thấy trong công ty kinh doanh du lịch, giải trí và các chính sách chi phí hoàn trả chung trong sổ tay nhân viên. Trong một số trường hợp, các chi phí như giặt khô và là thành viên phòng tập thể dục trong các chuyến đi dài được chi trả. Trong khi giải trí của khách hàng trong các chuyến công tác là một khoản chi phí hoàn trả chung, hầu hết các công ty đều đặt giới hạn chi tiêu cho thực phẩm và giải trí.

Làm thế nào nhân viên trả chi phí

Càng ngày, các doanh nghiệp càng ủy thác cho các nhân viên cấp thấp đến trung cấp thường xuyên di chuyển bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp. Thay vì trả chi phí bằng tiền riêng của họ, nhân viên sẽ tính tất cả trừ các sự cố và mẹo cho thẻ tín dụng của công ty.

Đây là một cách tiếp cận thuận tiện để hoàn trả chi phí cho nhân viên vì hóa đơn thẻ tín dụng ghi lại các chi phí chính xác mà không cần nhân viên phải lưu biên lai và điền vào báo cáo chi phí đi lại.

Một phương pháp khác để trả lương cho nhân viên cho các chi phí đi lại của doanh nghiệp là với một diem. Per diem là khoản trợ cấp hàng ngày được xác định trước trả cho nhân viên cho các chi phí phát sinh khi đi công tác. Những chi phí này có thể là cho chỗ ở, bữa ăn, tiền boa, taxi và các chi phí vận chuyển mặt đất khác.

Điền vào báo cáo chi phí

Trong cả trường hợp sử dụng thẻ tín dụng của công ty và trả tiền mặt, nhân viên có thể sẽ phải điền vào báo cáo hoàn trả chi phí khi trở về từ chuyến đi. Với thẻ tín dụng của công ty, họ sẽ phải giải thích ít hơn các khoản phí rõ ràng xuất hiện trên hóa đơn thẻ tín dụng (chẳng hạn như một bữa ăn khuya). Họ cũng sẽ tính phí cho công ty cho các sự cố bổ sung mà họ đã trả bằng tiền hoặc thẻ tín dụng của riêng họ.

Khi một nhân viên trả tiền mặt, anh ta hoặc cô ta sẽ cần phải liệt kê, và đôi khi biện minh, mỗi chi phí được yêu cầu hoàn trả. Hầu hết các công ty đều ấn định ngày phải nộp báo cáo hoàn trả chi phí và tất cả các chi phí được xem xét bằng kế toán cũng như các báo cáo từ công ty thẻ tín dụng. Bất kỳ chi phí không chính đáng, hoặc những chi phí được loại trừ bởi chính sách của công ty, sẽ không được hoàn trả - gây ra vấn đề cho nhân viên.

Tình huống bất thường

Giả sử một đại diện bán hàng mang theo thú cưng trong chuyến đi và tính phí vật nuôi của khách sạn vào thẻ tín dụng của công ty, tuyên bố khách sạn sẽ không tách ra phí và họ đã lên kế hoạch hoàn trả cho công ty.

Đó có phải là lạm dụng quỹ công ty? Dường như là vậy. Dù bằng văn bản hay không, điều đó khá rõ ràng, việc sử dụng thẻ tín dụng của công ty chỉ được sử dụng cho chi phí công ty. Trong một số trường hợp, việc sử dụng cá nhân của một công ty có thể dẫn đến việc chấm dứt. Tuy nhiên, đây là những gì bạn cần xem xét. Có phải nhân viên đã đi đến kế toán và giải thích vấn đề rằng khách sạn không thể tách ra các khoản phí thú cưng? Hoặc, là nhân viên bị bắt bởi một đánh giá cẩn thận về chi phí của cô ấy trong kế toán?

Một xem xét khác là, các nhân viên khác đã được công ty hoàn trả trong quá khứ cho các chi phí tương tự? Nếu vậy, hành động kỷ luật là không theo thứ tự. Tuy nhiên, nếu chính sách của công ty nêu rõ một chi phí cụ thể không được phép và nhân viên bị bắt (không hoàn toàn) thì nhân sự cần phải thực hiện một số hành động kỷ luật nghiêm khắc. Không phải mọi tình huống đều rõ ràng. Đôi khi bạn phải tìm hiểu và thực hiện một chút đào bới xung quanh trước khi hành động.