Học cách giữ phút họp

Biên bản cuộc họp là các ghi chú chi tiết đóng vai trò là một bản ghi chính thức của một cuộc họp hoặc hội nghị. Người phụ trách thu thập thường yêu cầu một trong những người tham gia có xu hướng thực hiện nhiệm vụ này. Một ngày, ai đó có thể là bạn! Mặc dù nó không phải là một công việc khó khăn khủng khiếp, nhưng nó là một công việc quan trọng. Vì biên bản cuộc họp là một hồ sơ chính thức về những gì đã xảy ra, nên cần có độ chính xác. Bạn sẽ phải ghi chú chi tiết mà mọi người phải có thể tham khảo sau nếu cần thiết. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn xử lý công việc này với sự khéo léo.

Tìm hiểu những việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp.

Trước cuộc họp

• Chọn công cụ ghi âm của bạn: Điều đầu tiên bạn phải làm là quyết định cách bạn sẽ ghi chú. Bạn sẽ đi học cũ và sử dụng bút và giấy hay bạn sẽ đi công nghệ và sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh? Kiểm tra với sếp của bạn để xem liệu anh ấy hoặc cô ấy thích bạn sử dụng một phương pháp cụ thể. Nó là không thể nhưng có thể.
• Hãy chắc chắn rằng công cụ lựa chọn của bạn đang hoạt động tốt và có một bản sao lưu chỉ trong trường hợp công cụ ban đầu của bạn bị lỗi. Nếu bạn mang theo máy tính xách tay, ví dụ, có sẵn bút và giấy. Bạn không muốn phải dừng cuộc họp trong khi bạn tìm kiếm thứ gì đó để viết nếu máy tính của bạn gặp sự cố.

• Đọc chương trình họp trước khi cuộc họp bắt đầu. Nó sẽ cho phép bạn xây dựng một phác thảo cho phút của bạn. Để lại một khoảng trống bên dưới mỗi mục trên đó và viết ghi chú của bạn ở đó. Làm điều này sẽ làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn một chút, miễn là người điều hành cuộc họp dính vào chương trình nghị sự.

Trong suốt cuộc họp

• Vượt qua một tờ tham dự và đảm bảo mọi người đăng nhập. Bạn sẽ cần bao gồm một danh sách tất cả những người tham dự trong biên bản cuộc họp chính thức.
• Hãy chắc chắn rằng bạn biết tất cả mọi người là ai.Bằng cách đó bạn sẽ có thể xác định được ai đang nói và ghi lại chính xác thông tin đó.
• Lưu ý thời gian cuộc họp bắt đầu.
• Đừng cố viết ra từng bình luận. Chỉ bao gồm các ý chính. Hãy cẩn thận đừng bỏ qua những món đồ mà bạn không đồng ý. Những thành kiến ​​của bạn không nên ảnh hưởng đến bạn. Hãy nhớ rằng đây là một tài khoản chính thức và không phải ý kiến ​​của bạn về những gì đã xảy ra!

• Viết ra tất cả các chuyển động, người thực hiện chúng, và kết quả bỏ phiếu, nếu có; bạn không cần phải viết ra ai biệt phái. Tất nhiên, các quy tắc của tổ chức của bạn có thể khác nhau, vì vậy hãy xác minh chúng trước.
• Nếu bỏ phiếu cho bất kỳ chuyển động hoặc thảo luận nào được hoãn lại cho đến cuộc họp tiếp theo, hãy ghi lại điều đó.
• Ghi lại thời gian kết thúc cuộc họp.

Sau cuộc họp

• Nhập số phút càng sớm càng tốt sau cuộc họp trong khi mọi thứ vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn. Nếu bạn tìm thấy một lỗi trong ghi chú của bạn hoặc nếu bạn có một câu hỏi, bạn có thể xóa nó nhanh chóng bằng cách nói chuyện với những người tham dự khác.
• Trên bản sao cuối cùng của biên bản, Bao gồm tên của tổ chức, chức danh của ủy ban, loại cuộc họp (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc đặc biệt) và mục đích của nó.
• Cho những lần nó bắt đầu và kết thúc.
• Cung cấp danh sách những người tham dự và một lưu ý về người điều hành cuộc họp. Bạn cũng có thể chỉ ra ở đây rằng bạn đã mất vài phút. Bao gồm tên của bạn trong danh sách những người tham gia và, trong ngoặc đơn sau tên của bạn, nói rằng bạn đã mất vài phút. Ngoài ra, ở phần cuối của tài liệu, bạn có thể đăng xuất bằng cách viết "Gửi một cách tôn trọng", theo sau là tên của bạn.

• Đọc lại vài phút trước khi bạn gửi chúng. Hỏi một người khác tham dự để xem xét họ là tốt. Anh ấy hoặc cô ấy sẽ có thể cho bạn biết nếu bạn vô tình để lại một cái gì đó.
• Gửi chúng cho người điều hành cuộc họp trừ khi được hướng dẫn làm khác.