Làm thế nào để biết khi nào bạn cần một chính sách công ty

Các chính sách và thủ tục của công ty đảm bảo một nơi làm việc an toàn, có tổ chức, có sức thuyết phục, trao quyền và không phân biệt đối xử. Các chính sách bảo vệ nhân viên khỏi một môi trường tự do và thiên vị không công bằng. Nhưng nếu bạn cố gắng tạo chính sách cho mọi trường hợp dự phòng, bạn sẽ không có vĩ độ quản lý bạn cần để giải quyết nhu cầu của từng nhân viên. Có quá nhiều chính sách cũng làm tăng khả năng các nhà quản lý sẽ áp dụng chúng một cách bất bình đẳng và không công bằng.

Bạn có thể đạt được sự cân bằng lành mạnh. Trong hầu hết các trường hợp, nếu bạn giải quyết trực tiếp các nhân viên đang cư xử theo cách không phù hợp với nơi làm việc của bạn, bạn có thể không cần phải xây dựng chính sách công ty mới.

Nguyên tắc chính sách

Xem xét việc tạo chính sách trong các tình huống này:

• Nếu hành động của nhân viên cho thấy sự nhầm lẫn về cách cư xử phù hợp nhất (quy định về trang phục, email, chính sách internet hoặc sử dụng điện thoại thông minh)
• Nếu nhân viên cần hướng dẫn về xử lý các tình huống thông thường (tiêu chuẩn ứng xử, chi phí đi lại hoặc mua hàng hóa của công ty)
• Để bảo vệ công ty một cách hợp pháp (điều tra nhất quán các cáo buộc quấy rối, thuê mướn không phân biệt hoặc khuyến mãi)
• Để tuân thủ các chính sách và luật pháp của chính phủ (FMLA, ADA, EEOC hoặc mức lương tối thiểu)
• Để thiết lập các tiêu chuẩn, quy tắc và quy định làm việc nhất quán (kỷ luật tiến bộ, quy tắc an toàn, quy tắc vi phạm hoặc quy tắc hút thuốc)

• Để cung cấp sự đối xử công bằng và hợp lý cho nhân viên (đủ điều kiện hưởng lợi, thời gian nghỉ, hỗ trợ học phí, thời gian mất người thân hoặc nghĩa vụ bồi thẩm đoàn)

Có thể có những lý do khác để phát triển một chính sách. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đừng để hành vi kém của một nhân viên thực thi chính sách sẽ ảnh hưởng đến các nhân viên khác.

Xác định các mục tiêu chính sách

Khi bạn đã xác định rằng chính sách là cần thiết, hãy viết tài liệu cho mục tiêu của bạn để tạo chính sách. Khi có thể, hãy nói với nhân viên tại sao bạn thực hiện chính sách. Bao gồm đủ chi tiết trong chính sách để làm rõ vị trí của công ty, nhưng đừng cố gắng bao quát mọi tình huống tiềm năng.

Giữ chính sách ngắn gọn và đơn giản nếu có thể, nhưng một số chính sách về các lĩnh vực pháp lý, chẳng hạn như cách tiếp cận của Công ty đối với Đạo luật về Y tế và Nghỉ phép của Gia đình, điều tra phân biệt đối xử hoặc khiếu nại, hoặc hệ thống kỷ luật tiến bộ có thể cần phải dài và toàn diện.

Thu thập thông tin

Kiểm tra các chính sách mẫu. Bạn có thể gặp khó khăn khi tìm một ví dụ hoàn toàn phù hợp với hoàn cảnh, ngôn ngữ và văn hóa công ty của bạn, nhưng bạn có thể sử dụng các chính sách mẫu làm cơ sở thay vì viết chính sách của mình từ đầu.

Bạn cũng có thể đăng ký một dịch vụ cung cấp các mẫu chính sách. Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực (SHRM) cũng cung cấp các mẫu chính sách cho các thành viên.

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn nói chuyện với luật sư luật lao động của bạn để xem những gì họ có sẵn. Đặc biệt là khi một luật mới được thông qua hoặc Bộ Lao động ban hành các quy tắc mới, các công ty luật viết các chính sách chung cho khách hàng của họ mà bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

Phát triển, viết và xem lại chính sách

Viết chính sách bằng các từ và khái niệm đơn giản. Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên sẽ đọc, thực thi và sống theo chính sách.

Sau mỗi đoạn, hãy tự hỏi mình những câu hỏi nếu-để đảm bảo chính sách bao gồm những điều cơ bản và ngoại lệ và câu hỏi thông thường. Đừng ám ảnh về điều này, tuy nhiên; không có chính sách sẽ bao gồm mọi trường hợp có thể xảy ra.

Chọn một nhóm thí điểm gồm nhiều nhân viên để đọc chính sách và đặt câu hỏi để xác định xem nhân viên có thể hiểu và làm theo hay không. Viết lại chính sách dựa trên phản hồi.

Có được Hỗ trợ Quản lý và Đánh giá Pháp lý

Xem lại chính sách với các nhà quản lý, những người sẽ phải tuân theo chính sách để nhận được sự hỗ trợ và quyền sở hữu chính sách của họ. Mặc dù bạn có thể bắt đầu quá trình này khi bạn xác định nhu cầu về chính sách, hỗ trợ quản lý khi bạn thực hiện chính sách là rất quan trọng.

Nếu chính sách có ý nghĩa pháp lý, có tính chất tranh chấp hoặc có ý nghĩa cá nhân đối với nhân viên (như thủ tục bảo mật), hãy nhờ luật sư của bạn xem xét chính sách trước khi bạn phân phối. Hãy chắc chắn rằng bạn liên lạc với luật sư của bạn rằng bạn muốn chính sách được xem xét về ý nghĩa pháp lý và từ ngữ phù hợp nhưng không muốn nó được viết lại bằng tiếng pháp.

Thực hiện chính sách

Phân phối và xem xét chính sách mới cho nhân viên trong các nhóm nhỏ, cá nhân hoặc trong cuộc họp của công ty, tùy thuộc vào việc chính sách có gây tranh cãi hay không và dễ hiểu như thế nào. Cho nhân viên một cơ hội để đặt câu hỏi.

Cung cấp cho nhân viên một bản sao của chính sách và yêu cầu họ ký tắt rằng họ đã nhận và hiểu nó. Họ nên giữ lại một bản sao cho các tập tin của riêng họ.

Chính sách mẫu Tuyên bố Sign0ff

Đây là một tuyên bố đăng xuất mẫu để sử dụng:

Tôi xác nhận đã nhận và hiểu chính sách Công ty của bạn. Chính sách có hiệu lực Ngày cho đến khi có thông báo mới.

_______________________________________________________

Chữ ký của nhân viên

_______________________________________________________

Tên nhân viên (Vui lòng in)

________________________________

Ngày

Quyết định cách bạn sẽ truyền đạt chính sách trong tương lai

Bao gồm các chính sách trong sổ tay nhân viên của bạn. Bạn cũng có thể muốn chính sách trở thành một phần của Định hướng nhân viên mới. Một số công ty đặt chính sách trong mạng nội bộ của họ hoặc trong thư mục chính sách trên ổ đĩa chung của mạng máy tính. Xác định xem bạn có muốn phân phối chính sách bằng các phương pháp bổ sung không.

Dữ liệu và lưu trữ các chính sách cũ mà chính sách này thay thế. Bạn có thể cần chúng cho mục đích pháp lý hoặc để tham khảo.

Giải thích và tích hợp chính sách

Ứng dụng chính sách và thực tiễn công việc của bạn sẽ xác định ý nghĩa thực sự của chính sách. Hãy nhớ nhất quán và công bằng khi bạn diễn giải chính sách theo thời gian. Nếu bạn thấy thực tiễn của mình khác với chính sách bằng văn bản, hãy xem lại và viết lại chính sách khi cần.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi khán giả trên toàn thế giới, và luật và quy định về việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ tiểu bang, liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.