Bạn muốn biết làm thế nào và tại sao để làm một phân tích công việc?

Phân tích công việc là một quá trình được sử dụng để thu thập thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng cần thiết, kết quả và môi trường làm việc của một công việc cụ thể. Bạn cần càng nhiều dữ liệu càng tốt để tập hợp một bản mô tả công việc, đó là kết quả đầu ra thường xuyên của phân tích công việc.

Nếu bạn bỏ lỡ thông tin quan trọng, cuối cùng bạn có thể không trả lương cho nhân viên một cách chính xác, do đó thúc đẩy sự bất mãn của nhân viên hoặc thuê một người thiếu kỹ năng thiết yếu cần thiết để thực hiện công việc. Phân tích công việc làm giảm trách nhiệm của một công việc xuống các chức năng cốt lõi cần thiết để thực hiện thành công công việc. Phân tích công việc rất hữu ích trong việc cung cấp một cái nhìn tổng quan về các yêu cầu cơ bản của bất kỳ vị trí nào.

Kết quả bổ sung của phân tích công việc bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng và tuyển dụng nhân viên, đăng bài vị trí và s, và lập kế hoạch phát triển hiệu suất trong hệ thống quản lý hiệu suất của bạn. Phân tích công việc là một công cụ tiện dụng mà bạn có thể sử dụng để đưa vào bất kỳ quy trình nào để thành công trong công việc.

Cách thực hiện phân tích công việc

Một số hoạt động sẽ giúp bạn tạo ra một phân tích công việc thành công. Phân tích công việc có thể bao gồm các hoạt động sau:

1. Xem xét trách nhiệm công việc của nhân viên hiện tại. Điều quan trọng là bạn hỏi những nhân viên thực tế đang làm công việc họ làm hàng ngày trong công việc. Thông thường, nhân sự và quản lý (đặc biệt là quản lý cấp cao) không có ý tưởng gì bao gồm các chức năng hàng ngày của bất kỳ công việc cụ thể nào. Họ có thể thấy đầu ra nhưng họ không biết hành động và hành vi công việc nào đi vào nhân viên sản xuất ra nó.

Nếu bạn được yêu cầu liệt kê các trách nhiệm hiện tại của mình để phân tích công việc, hãy cẩn thận với thông tin bạn cung cấp.

Đừng chỉ nói rằng bạn tạo ra các báo cáo hàng tháng. Nói rằng, bạn có thể thu thập dữ liệu từ sáu phòng ban khác nhau, kiểm tra tính chính xác của dữ liệu bằng công cụ Access được thiết kế tùy chỉnh mà tôi đã tạo và duy trì, v.v. Nếu bạn bỏ qua các chi tiết, họ có thể nghĩ rằng báo cáo của bạn được tạo bởi một nút mà bạn đẩy mỗi tháng một lần để tạo.

Hãy chắc chắn rằng bạn đã mô tả các nhiệm vụ hàng ngày của mình một cách chi tiết để tổ chức của bạn có thể thuê một nhân viên mới có trình độ, có khả năng thực hiện công việc một cách chính xác.

2. Thực hiện nghiên cứu trên internet và xem các mô tả công việc mẫu trực tuyến hoặc ngoại tuyến làm nổi bật các công việc tương tự. Mặc dù bạn không bao giờ muốn sao chép mô tả công việc của một công ty khác, nhưng nhìn vào một số là hữu ích trong việc viết mô tả công việc của riêng bạn.

Bạn có thể tìm thấy các mô tả công việc mẫu bằng cách tìm kiếm Tiêu đề công việc Mô tả mẫu Cảnh hoặc bạn có thể xem các bài đăng công việc cho các vị trí công ty hiện đang tuyển dụng. Bạn cũng có thể nhìn vào LinkedIn để xem mọi người mô tả thành tích của họ trong công việc như thế nào.

Bạn cũng có thể xem các mô tả công việc được liệt kê trên các trang web như Salary.com.

Tất cả các tìm kiếm này có thể giúp bạn tìm ra cách phân tích công việc và giúp nhắc nhở bạn về các nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn có thể đã quên.

3. Phân tích nhiệm vụ, nhiệm vụ và trách nhiệm công việc mà nhân viên điền vào vị trí cần hoàn thành. Không phải mọi công việc trong một công ty đều được tối ưu hóa. Bạn có thể tìm thấy các nhiệm vụ được hoàn tác hoặc các dự án mà bạn nên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác. Bạn có thể khám phá những nhiệm vụ mà một công việc khác sẽ thành công hơn và dễ dàng thực hiện.

Khi bạn đang thực hiện phân tích công việc, hãy đảm bảo bạn xem xét các nhu cầu của công ty và ở bất kỳ trách nhiệm không được giao hoặc phi logic nào. Sau đó, làm việc với quản lý để thêm các nhiệm vụ phù hợp vào phân tích công việc phù hợp.

4. Nghiên cứu và chia sẻ với các công ty khác có công việc tương tự. Đôi khi các công ty sẽ vui vẻ chia sẻ thông tin về mô tả công việc của họ. Ngoài ra còn có các công ty khảo sát lương, nơi bạn có thể kết hợp các công việc của bạn với mô tả của họ và chia sẻ thông tin về lương. Nhưng, họ cũng có thể giúp bạn tìm ra những gì cần bao gồm trong mô tả công việc của riêng bạn.

5. Nêu rõ các kết quả hoặc đóng góp quan trọng nhất cần thiết từ vị trí này. Đôi khi bạn bị cuốn vào những nhiệm vụ mà bạn quên nhìn vào kết quả cần thiết. Ví dụ, nếu đó là báo cáo cần thiết, tất cả việc thu thập và kiểm tra dữ liệu là vô giá trị nếu không có phân tích và báo cáo cuối cùng.

Đôi khi, bạn có thể xác định các lỗ hổng trong tổ chức của mình và tìm ra cách để lấp đầy chúng bằng cách phân tích công việc. Nhiệm vụ không được giao cho bất kỳ nhân viên nào cần phải được thực hiện, ví dụ.

Hoặc, một công việc có nhiều nhiệm vụ hơn bất kỳ ai có thể hoàn thành.

Càng nhiều thông tin bạn có thể thu thập, bạn sẽ càng dễ dàng tìm thấy văn bản thực tế của bản mô tả công việc. Bạn không cần phải lo lắng về ngôn ngữ đẹp. Bạn muốn một mô tả công việc chức năng nhiều hơn bất cứ điều gì khác. Hãy chắc chắn rằng nó rõ ràng và súc tích. Hãy tự hỏi mình, nếu người khác đọc cái này, họ có biết người ở vị trí này thực sự làm gì không?

Đừng viết mô tả công việc. Bạn sẽ thấy chúng là vô giá khi bạn nhìn vào tiền lương và lương thưởng khi tuyển dụng và thăng chức, và khi đánh giá liệu một công việc có đáp ứng các tiêu chuẩn để được miễn làm thêm giờ hay không. Chúng là một công cụ giao tiếp hiệu quả để sử dụng với nhân viên để kỳ vọng của bạn rõ ràng.