Tổng quan toàn diện về công việc quản lý dự án

Viện Quản lý dự án (PMI) định nghĩa quản lý dự án là "đáp ứng yêu cầu dự án thông qua việc áp dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động của dự án. Điều này được thực hiện thông qua việc sử dụng khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng dự án."

Mặc dù định nghĩa này có vẻ phức tạp, nhưng hiệu trưởng quản lý dự án thực sự bắt nguồn từ ý nghĩa chung và thực tiễn. Cho dù bạn muốn cung cấp quản lý dự án cho khách hàng hay mục tiêu của bạn là trở thành người quản lý dự án, hãy xem xét các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án từng bước. Trước khi bạn bắt đầu, hãy xác định xem dịch vụ bạn sắp cung cấp (hoặc nhiệm vụ bạn đang thực hiện) có thực sự là một dự án hay không.

Quản lý chung Versus Quản lý dự án

Làm thế nào để bạn quyết định nếu một cái gì đó là hoặc không phải là một dự án? Để phá vỡ điều này, hãy tách hai lĩnh vực quản lý khác nhau thành quản lý chức năng (hoặc chung) và quản lý dự án.

Quản lý chức năng hoặc chung là hoạt động liên tục của một nhiệm vụ. Một ví dụ sẽ là nếu bạn sở hữu một công ty công nghệ và có một khách hàng mà bạn cung cấp hỗ trợ sao lưu và bạn liên tục quản lý tài khoản hàng năm của họ bằng cách sao lưu máy chủ của họ và cung cấp cho họ báo cáo hoạt động hàng tuần. Nếu bạn làm điều này trong năm năm và có một hợp đồng tái tạo với khách hàng, công việc của bạn là liên tục và do đó nói chung hoặc chức năng.

Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn muốn triển khai một hệ thống quản lý nội dung mới và họ có một năm để phát triển hệ thống mới và yêu cầu bạn lãnh đạo sự phát triển của nó, thì khách hàng của bạn đã tham gia vào một dự án.

Tương tự, nếu bạn làm việc với nguồn nhân lực và công việc của bạn là quản lý ngân sách bộ phận và giám sát các cộng sự cơ sở, thì bạn có một công việc chức năng bởi vì đó là một công việc liên tục không có kết thúc xác định.

Mặt khác, nếu bạn có cùng một công việc nhân sự và giám đốc bộ phận của bạn yêu cầu bạn thực hiện một chương trình tuyển dụng mới (và cung cấp cho bạn thời hạn và ngân sách) và biến bạn thành người quản lý dự án, thì đây là một dự án vì nó có ngày bắt đầu và ngày kết thúc và nhiệm vụ chỉ xảy ra một lần.

Hình dung dự án của bạn thành ba phần

Bây giờ bạn đã hiểu ý chính của những gì tạo nên một dự án, bạn có thể xem xét kỹ hơn về quản lý dự án. Sử dụng chương trình tuyển dụng làm ví dụ, bây giờ bạn biết cần có một dự án, bước tiếp theo là phác thảo phạm vi, thời gian và ngân sách cần thiết.

Quản lý dự án là lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát phạm vi, ngân sách và thời gian của dự án chương trình tuyển dụng. Để giúp hình dung dự án, hãy vẽ một kim tự tháp đơn giản. Mỗi dòng của kim tự tháp đại diện cho một trong ba phần chính của dự án (nghĩa là, phạm vi, thời gian và ngân sách). Khoảng trống ở giữa kim tự tháp là phẩm chất của sản phẩm được giao. Kim tự tháp là một công cụ quan trọng cần ghi nhớ khi bạn lập kế hoạch cho dự án của mình vì khi ba phần chính của bạn phát triển hoặc co lại, chất lượng sản phẩm bị ảnh hưởng.

Phạm vi của dự án

Xác định phạm vi thường là phần khó khăn và phức tạp nhất trong quản lý dự án. Thông tin chi tiết của một dự án thường không được biết ngay từ đầu, vì vậy việc ước tính những hoạt động và nhiệm vụ nào là cần thiết để thực hiện dự án một cách chu đáo. Phạm vi bao gồm tất cả các hoạt động và nhiệm vụ khác nhau sẽ được thực hiện để tạo ra sản phẩm cuối cùng mà bạn sẽ cung cấp. Xác định phạm vi dự án sẽ giúp bạn xác định thời gian và ngân sách mà bạn sẽ cần để hoàn thành dự án.

Một cách tốt để bắt đầu là chỉ cần viết ra những gì bạn nghĩ là cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Tiếp theo, tham khảo ý kiến ​​với những người khác để có được cái nhìn toàn diện về tất cả các hoạt động liên quan.

Thời gian của dự án

Khi bạn đã thiết lập một phạm vi ban đầu, bạn có thể bắt đầu chỉ định thời gian cho từng hoạt động và nhiệm vụ, và ngoài ra, để xem xét bức tranh lớn hơn của các dự án. Hãy tự hỏi những hoạt động nào sẽ xảy ra cùng một lúc và hoạt động nào sẽ diễn ra tuần tự. Ngoài ra, hãy chú ý đến việc có bao nhiêu người sẽ xem xét các hoạt động của dự án bởi vì điều này sẽ ảnh hưởng đến thời gian cần thiết để hoàn thành một bước. Thật đáng ngạc nhiên khi một nhiệm vụ đơn giản có thể mất bao lâu khi ba người cần xem lại nó. Sau khi tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt động và nhiệm vụ tích lũy, bạn đã sẵn sàng tạo lịch trình dự án để nhóm dự án tuân theo.

Ngân sách dự án

Tại thời điểm này, bạn đã thiết lập thời gian (phạm vi) và thời lượng (thời gian) của một dự án, Bây giờ là thời gian để xác định ngân sách. Giống như tính toán lượng thời gian cho một dự án, bạn thường sẽ phải hỏi ý kiến ​​người khác, bao gồm cả các bộ phận lãnh đạo để xác định ngân sách chính xác. Một ngân sách bao gồm nhiều cân nhắc bao gồm cả việc sử dụng người và tài liệu liên quan đến các hoạt động được thực hiện và trong bao lâu họ (tức là, người dân) sẽ cần thiết và các tài liệu được sử dụng.

Truyền thông là chìa khóa

Thông thường, một khách hàng (hoặc ông chủ) muốn một dự án hoàn thành trong một thời gian và ngân sách được xác định trước mà không xem xét phạm vi của dự án. Vấn đề với điều này là hầu như luôn luôn, phạm vi của dự án không thể được hoàn thành một cách hợp lý với những hạn chế về thời gian và ngân sách. Do đó, một phần của quản lý dự án đang đàm phán các điều khoản trong phạm vi của dự án với khách hàng hoặc ông chủ. Trong suốt quá trình đàm phán, cũng như toàn bộ thời gian của dự án, giao tiếp rõ ràng tốt là kỹ năng quan trọng nhất mà bạn sẽ cần.

Bạn càng truyền đạt những thách thức trên đường đi rõ ràng, khách hàng hoặc sếp của bạn sẽ càng hạnh phúc.