5 bước để xử lý hiệu suất kém trong nhóm dự án

01 Giải quyết vấn đề trực tiếp với Thành viên trong nhóm

Bước đầu tiên để giải quyết hiệu suất kém của một thành viên trong nhóm dự án là đưa vấn đề trực tiếp đến thành viên nhóm. Trước khi liên quan đến bất kỳ ai khác, người quản lý dự án nói chuyện riêng với thành viên trong nhóm về những gì đã được thỏa thuận hoặc mong đợi và cách các hành động của thành viên nhóm không đáp ứng các tiêu chuẩn đó. Tập trung vào cuộc trò chuyện về hành vi và không phải là người. Nếu thành viên trong nhóm cảm thấy bị tấn công, anh ta hoặc cô ta không có khả năng lắng nghe mối quan tâm.

Đôi khi, mọi người không biết rằng họ đang hoạt động kém và cần được nói. Hầu hết mọi người sẵn sàng sửa chữa các vấn đề chính hãng khi chúng được biết đến. Bạn có muốn biết nếu bạn không đáp ứng được kỳ vọng hợp lý của đồng nghiệp không?

Đi đến một thỏa thuận về cách hai bạn sẽ tiến hành. Cả hai bạn có thể cần phải thực hiện các cam kết về cách bạn sẽ cư xử trong tương lai. Ví dụ, bạn có thể cần phải chính xác hơn trong việc truyền đạt những gì bạn mong đợi và thành viên trong nhóm có thể cần đặt câu hỏi làm rõ khi anh ta không hiểu những gì được mong đợi. Bằng cách sửa đổi hành vi của bạn, bạn thúc đẩy thiện chí từ thành viên trong nhóm đối với bạn.

02 Tạo cơ hội cho thành viên trong nhóm sửa chữa hành vi

Một khi thành viên trong nhóm biết về hành vi vi phạm của mình, hãy cho anh ấy hoặc cô ấy cơ hội để sửa nó. Khi bạn tiến về phía trước với dự án, hãy tìm cách thiết lập thành viên trong nhóm để thành công. Ví dụ, nếu bạn đã thảo luận về một thành viên nhóm thiếu thời hạn, hãy kiểm tra kỹ với thành viên trong nhóm trước thời hạn tiếp theo của anh ấy để xem liệu bạn có thể làm gì để giúp anh ấy đưa ra thời hạn tiếp theo.

03 Nâng cao vấn đề cho Giám sát viên thành viên nhóm

Nếu cố gắng giải quyết vấn đề giữa hai bạn không giải quyết được, bước tiếp theo là chuyển vấn đề đến giám sát viên của nhóm. Khi bạn đến gặp người giám sát, hãy giải thích vấn đề về hiệu suất và phác thảo các bước bạn đã thực hiện để giải quyết nó. Nếu bạn đã thực hiện một nỗ lực thiện chí để tự xử lý tình huống, hầu hết các giám sát viên sẽ sẵn sàng giúp đỡ bạn.

04 Một lần nữa, hãy cho thành viên trong nhóm cơ hội sửa chữa hành vi

Sau khi làm cho thành viên nhóm giám sát nhóm nhận thức được vấn đề, bây giờ bạn cần cho thành viên trong nhóm một cơ hội khác để sửa chữa hành vi của mình.

Tại các điểm trong quy trình điều chỉnh hành vi này, bạn có thể bị cám dỗ lặp lại các bước. Ví dụ, bạn có thể muốn đưa vấn đề đến thành viên nhóm lần thứ hai trước khi đến gặp người giám sát của mình. Đôi khi, đây là một quá trình hành động hợp lý. Những lần khác, bạn chỉ kéo dài hiệu suất kém. Mỗi tình huống là khác nhau, vì vậy bạn sử dụng phán đoán của mình và có thể là lời khuyên từ nhà tài trợ dự án hoặc sếp của bạn.

05 Nâng cao vấn đề cho Nhà tài trợ dự án

Nếu hiệu suất kém vẫn đang diễn ra, bạn đã chán ngấy. Bạn đã cho các thành viên trong nhóm cơ hội sửa chữa hành vi và anh ấy đã phung phí chúng. Bạn đã làm tất cả những gì có thể để khắc phục sự cố từ dưới lên, nhưng bây giờ là lúc đưa vào bộ hitter nặng để sửa nó từ trên xuống.

Giống như khi bạn đưa ra vấn đề cho người giám sát thành viên nhóm, hãy trình bày tất cả các thông tin cần thiết cho nhà tài trợ. Đi vào cuộc họp với nhà tài trợ dự án biết bạn muốn anh ấy hoặc cô ấy làm gì. Nếu bạn muốn một trong những đồng nghiệp của nhà tài trợ để tư vấn cho thành viên trong nhóm, hãy nói như vậy. Nếu bạn muốn thành viên trong nhóm thay thế bằng người khác, hãy nói như vậy. Nhà tài trợ có mặt để hỗ trợ bạn và cung cấp cho bạn những gì bạn cần để dự án thành công. Nói với nhà tài trợ dự án những gì bạn cần.

Có một cơ hội mong manh vấn đề có thể không được giải quyết với sự can thiệp của nhà tài trợ dự án. Nếu đó là trường hợp, yêu cầu nhà tài trợ thử các khóa hành động khác nhau để giải quyết vấn đề. Một khi nhà tài trợ đã đồng ý tiếp nhận vấn đề, hãy để anh ấy hoặc cô ấy giải quyết nó. Tuy nhiên, nhà tài trợ có thể giải quyết vấn đề này nếu bạn không thông báo cho nhà tài trợ khi vấn đề vẫn còn là vấn đề.