Đưa ra cảnh báo bằng lời cho hiệu suất kém

Các giám sát viên đưa ra cảnh báo bằng lời nói khi thành tích kém của nhân viên đảm bảo hành động kỷ luật nghiêm khắc hơn tư vấn giám sát và huấn luyện. Mục đích của nó: để thu hút sự chú ý của nhân viên khi các cuộc thảo luận, cuộc họp và đề xuất của người quản lý bình thường không có tác dụng.

Tài liệu cảnh báo bằng lời nói

Cảnh báo bằng lời nói được người giám sát ghi lại trong các ghi chú không chính thức về những nỗ lực mà anh ta đã cung cấp để giúp nhân viên cải thiện. Nếu cảnh báo bằng lời nói không được ghi lại, với chữ ký của nhân viên cho biết anh ta đã nhận được, thì nó cũng có thể không tồn tại. Cảnh báo bằng lời nói sẽ khó chứng minh trong bất kỳ cảnh báo kỷ luật tiến bộ tiềm năng hoặc kiện tụng trong tương lai. Nhưng nó cũng có một lợi thế khác: Nhân viên cũng có xu hướng ghi nhận bất kỳ lời chỉ trích nào về hiệu suất của họ.

Tài liệu cảnh báo bằng lời nói này được bao gồm trong bất kỳ tài liệu bằng văn bản nào khác mà người giám sát duy trì như mục tiêu của nhân viên, tiến độ, thông tin dự phòng cho kế hoạch phát triển hiệu suất của nhân viên (PDP) hoặc đánh giá hiệu suất, v.v.

Những ghi chú này không phải là một phần của hồ sơ nhân sự của nhân viên; chúng là tài liệu giám sát riêng về hiệu suất của nhân viên. Tuy nhiên, nếu hiệu suất của nhân viên cuối cùng đảm bảo chấm dứt, giấy tờ cảnh báo bằng lời nói có thể kết thúc trong hồ sơ nhân sự của nhân viên như một bản sao lưu để chứng minh hành động kỷ luật tiến bộ chính thức.

Hiệu suất đảm bảo cảnh báo bằng lời nói

Một số loại hành vi có thể khiến người quản lý muốn sử dụng cảnh báo bằng lời nói. Những việc thường gặp liên quan đến thời gian dành cho công việc hoặc thiếu việc đó: Một nhân viên thường xuyên đi làm muộn, nghỉ làm sớm hoặc không làm việc với số giờ yêu cầu.

Các vấn đề hiệu suất khác:

• Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn vì sự chần chừ và kế hoạch kém.
• Nhân viên đang tương tác tiêu cực với đồng nghiệp hoặc khách hàng.
• Không có lý do, nhân viên không thu thập thông tin dự phòng quan trọng và nghiên cứu cần thiết để nghiên cứu và trình bày đầy đủ các giải pháp cho một vấn đề hoặc quá trình cần cải thiện.
• Nhân viên nói chuyện một cách dễ dàng và nhanh chóng với ông chủ của mình.

Các bước sau khi cảnh báo bằng lời nói

Cảnh báo bằng lời nói thường được tuân theo, trong các thủ tục xử lý kỷ luật, bằng một cảnh báo bằng lời nói bằng văn bản bắt đầu tài liệu về hành động kỷ luật trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Cảnh báo bằng lời nói bằng văn bản cung cấp phần đầu của tài liệu cần thiết cho một tổ chức sa thải nhân viên.

Sau đó, nếu hiệu suất của nhân viên không cải thiện trong một loạt các bước xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động đã ghi lại một cách hợp pháp các bước thực hiện để giúp nhân viên cải thiện và duy trì việc làm trong suốt quá trình. Chủ lao động cũng đã chứng minh rằng cô ấy đã thực hiện hành động cần thiết để giúp nhân viên cải thiện và hành động kỷ luật sau đó không phải là tùy tiện.

Mặc dù các bước trong hành động kỷ luật, bao gồm cảnh báo bằng lời nói, khác nhau giữa công ty với công ty và thậm chí trong một công ty, tùy thuộc vào bản chất của việc không thực hiện, một cảnh báo bằng lời nói là một sự kiện tiêu cực. Nhân viên đã không thực hiện ở mức độ mà người sử dụng lao động xác định yêu cầu xử lý kỷ luật.

Để tuân thủ chính sách hành động kỷ luật được nêu trong sổ tay nhân viên, cảnh báo bằng lời nói có thể là bước đầu tiên, cuối cùng hoặc là bước duy nhất cần thiết trước khi chấm dứt việc làm, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sự kiện không thực hiện hoặc kết tủa. Vì lý do này, sổ tay nhân viên nên vẫn còn mơ hồ về việc liệu một hành động kỷ luật tiến bộ chính thức luôn được tuân theo.

Nếu nhà tuyển dụng có tùy chọn chấm dứt nhân viên khỏi công việc của anh ta sớm hơn nhiều, đó thường là một lợi thế. Bạn không muốn một nhân viên quanh quẩn, ví dụ, nếu anh ta có ảnh hưởng đến công việc và tinh thần của các nhân viên khác hoặc nếu anh ta chủ động can thiệp vào tiến trình tại nơi làm việc.