Đơn giản hóa và tăng tốc cung cấp dịch vụ nhân sự

Các nhà lãnh đạo nhân sự là một nguồn hỗ trợ và thoải mái đáng kể cho nhân viên trong cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của họ. Nhân sự là một doanh nghiệp dịch vụ và dịch vụ đó bao gồm giúp nhân viên thăng tiến nghề nghiệp và giải quyết các vấn đề giữa nhân viên và người giám sát của họ.

Nhân sự cũng hỗ trợ họ thông qua một số sự kiện quan trọng và quan trọng nhất trong cuộc đời của họ, bao gồm hôn nhân, sinh con và chiến đấu với một căn bệnh nghiêm trọng.

Nhưng quá thường xuyên, các dịch vụ hành chính thông thường, chẳng hạn như trả lời các câu hỏi tương tự lặp đi lặp lại hoặc hoàn thành các giao dịch đơn giản, sẽ tiêu tốn phần lớn thời gian của HR HR.

Giảm khối lượng công việc hành chính

Chìa khóa để giảm khối lượng công việc hành chính đó là đào tạo nhân viên trở nên tự lập hơn và tự động hóa các nhiệm vụ trần tục hơn.Đó là nơi mà áp dụng một phương pháp quản lý dịch vụ có thể giúp đỡ. Quản lý dịch vụ đơn giản hóa việc cung cấp các dịch vụ hành chính thông thường, giải phóng thời gian để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao.

Tổ chức nhân sự điển hình có thể có các hệ thống quản lý dữ liệu nhân viên và các hoạt động liên quan đến lương. Tuy nhiên, nó có thể không có một hệ thống tự động để xử lý các yêu cầu của nhân viên và thực hiện các yêu cầu.

Xem xét những gì xảy ra khi một nhân viên nhận được lệnh triệu tập của bồi thẩm đoàn: rất có thể công ty vẫn dựa vào giấy tờ vật lý hoặc một chuỗi email để giải quyết yêu cầu của nhân viên trong thời gian nghỉ việc.

Vì các tương tác của nhân viên thường được theo dõi bằng email và bảng tính, nên các yêu cầu của nhân viên thường bị bỏ qua hoặc bỏ qua. Những sai lầm sau đó xảy ra, tạo thêm sự thất vọng và công việc bổ sung cho HR.

Với email, không có cách nào dễ dàng để xem liệu yêu cầu có bị đình trệ hay xác định chính xác và loại bỏ các tắc nghẽn trong quá trình. Tương tự, chẳng hạn, khó có thể phân tích và đáp ứng nhu cầu của nhân viên, ví dụ như xác định thông tin được yêu cầu thường xuyên và đảm bảo thông tin này có sẵn trực tuyến.

Các quy trình hành chính thủ công làm nản lòng nhân viên và là một sự tiêu hao lớn đối với các đội nhân sự. Một khảo sát gần đây cho thấy nhân viên nhân sự dành trung bình 12 giờ mỗi tuần để xử lý các cuộc gọi và email thường xuyên của nhân viên.

Phương pháp quản lý dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của nhân viên

Phương pháp quản lý dịch vụ giúp loại bỏ những quy trình tẻ nhạt, tốn thời gian đó. Nó không chỉ thay thế email mà nó thay đổi cách nhân sự gắn kết với nhân viên.

Hãy nghĩ về quản lý dịch vụ như sự kết hợp hoàn hảo giữa trợ lý hành chính và quản lý dự án. Nó đáp ứng ngay lập tức các yêu cầu của nhân viên, tiến hành các trường hợp, tự động hóa các quy trình thủ công có thể lặp lại và thậm chí quản lý các hoạt động liên bộ phận phức tạp như nhân viên trên tàu và lên máy bay.

Quản lý dịch vụ không bao giờ quên hoặc mắc lỗi, luôn theo sát mọi người để mọi việc được hoàn thành và cho bạn biết nếu có một vấn đề mà nó có thể giải quyết. Nó cũng cho bạn thấy nhân viên của bạn dành thời gian ở đâu - để bạn có thể tối ưu hóa việc triển khai tài nguyên và tối đa hóa năng suất.

Quản lý dịch vụ không thay thế hệ thống quản lý vốn nhân lực hiện tại của bạn. Nó tích hợp với nó và bổ sung cho nó, mang lại cho bạn khả năng hiển thị và kiểm soát công việc mà bạn có thể làm chủ yếu qua email ngày hôm nay.

Nó cũng cung cấp mức độ hiển thị tương tự cho nhân viên. Họ có thể thấy trạng thái của các yêu cầu của họ, thay vì cảm thấy rằng các yêu cầu của họ biến mất vào một lỗ đen ngay sau khi họ gửi chúng.

Cung cấp cho nhân viên khả năng giám sát tiến trình yêu cầu của họ giúp giảm đáng kể số lượng email theo dõi, cuộc gọi điện thoại và các cuộc viếng thăm trực tiếp tới HR, giảm thêm khối lượng công việc hành chính của HR.

Ưu điểm của phương pháp quản lý dịch vụ

Quản lý dịch vụ bắt đầu bằng việc đưa ra một cổng thông tin nhân sự dựa trên web nơi nhân viên có thể tìm thấy thông tin nhân sự và yêu cầu dịch vụ nhân sự. Lý tưởng nhất, nhân viên có thể truy cập cổng thông tin này trên PC làm việc, máy tính gia đình, máy tính xách tay và điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ.

Điều này cho phép họ kiểm soát các nhu cầu nhân sự cơ bản của mình như đăng ký lợi ích hoặc cập nhật thay đổi trạng thái. Nhân viên chỉ cần chọn các dịch vụ thực tế họ cần từ danh mục dịch vụ hoặc tìm kiếm thông tin trong cơ sở kiến ​​thức Cổng thông tin.

Khi một nhân viên gửi yêu cầu thông qua cổng thông tin, hệ thống quản lý dịch vụ sẽ tự động tạo ra một trường hợp và đưa nó qua quy trình thực hiện đầy đủ. Điều này bao gồm việc phân công vụ việc cho đúng chuyên gia nhân sự, tự động định tuyến vụ việc từ người này sang người khác khi mỗi bước thực hiện được hoàn thành và duy trì lịch sử trường hợp đầy đủ.

Bạn cũng có thể mở rộng dịch vụ này đến các bộ phận khác. Ví dụ: hệ thống quản lý dịch vụ có thể tự động thiết lập tài khoản CNTT hoặc yêu cầu không gian văn phòng cho các nhân viên mới như một phần của quy trình lên tàu.

Hệ thống quản lý dịch vụ thúc đẩy các quy trình cung cấp dịch vụ nhân sự từ đầu đến cuối và biết các quy trình này đang hoạt động như thế nào. Chẳng hạn, nó có thể tự động cho bạn biết khi nào một trường hợp bị đình trệ để bạn có thể hành động.

Nó cũng tạo ra một loạt các KPI và các số liệu quy trình khác, chẳng hạn như nhóm của bạn trả lời các câu hỏi của nhân viên tốt như thế nào. Nó thậm chí có thể phân tích các loại truy vấn cơ sở tri thức giúp dễ dàng xác định và điền vào bất kỳ khoảng trống nội dung nào.

Phần kết luận

Các chuyên gia nhân sự chọn theo đuổi sự nghiệp nhân sự vì họ muốn giúp đỡ mọi người, không mất nhiều ngày để nộp giấy tờ, cập nhật bảng tính và trả lời email. Quá thường xuyên, các yêu cầu trần tục và hàng đống giấy tờ làm gián đoạn công việc đó, điều đó làm họ thất vọng và các nhân viên mà họ đang cố gắng giúp đỡ.

Nhân sự là một nhà cung cấp dịch vụ và có thể xem xét ví dụ về nhà cung cấp dịch vụ đồng nghiệp của mình, bộ phận CNTT. CNTT đã đi đầu trong nhiều nỗ lực của doanh nghiệp để áp dụng kỷ luật quản lý dịch vụ để tự động hóa việc gửi và thực hiện các yêu cầu của bộ phận trợ giúp CNTT.

Tự động hóa các nhiệm vụ này cho phép CNTT tập trung vào công việc chiến lược hơn có thể giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn và thể hiện tốt hơn giá trị CNTT.

Cách tiếp cận quản lý dịch vụ là chìa khóa để HR nâng cao hồ sơ của mình cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp bằng cách cung cấp các dịch vụ chất lượng cao hơn và tăng sự hài lòng của nhân viên đồng thời giảm khối lượng công việc của chính họ. Nhân sự có thể dành thời gian và chuyên môn của mình cho các hoạt động chiến lược hơn để đưa doanh nghiệp của mình tiến lên phía trước.