Quản lý dịch vụ hành chính là gì?

Để có năng suất, một tổ chức phải hoạt động trơn tru. Người quản lý dịch vụ hành chính là người đảm bảo điều này xảy ra bằng cách phối hợp các dịch vụ hỗ trợ của nó.

Họ có thể phối hợp phân phối thư, lập kế hoạch và duy trì các cơ sở, lưu giữ hồ sơ, lập kế hoạch ngân sách và phân bổ nguồn cung cấp. Trong một tổ chức nhỏ hơn, người quản lý dịch vụ hành chính, người thường được gọi là người quản lý văn phòng, có thể làm tất cả, trong khi ở một tổ chức lớn hơn có thể có nhiều người quản lý chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ khác nhau.

Người quản lý dịch vụ hành chính chuyên giám sát tòa nhà hoặc căn cứ của tổ chức được gọi là người quản lý cơ sở. Một người có nhiệm vụ là mua thiết bị và vật tư, cũng như kế hoạch lưu trữ và phân phối của nó được gọi là người quản lý hợp đồng.

Sự kiện việc làm

Năm 2012, có gần 281.000 người làm việc trong ngành nghề này ở Hoa Kỳ. Họ chủ yếu làm việc trong các dịch vụ giáo dục và ngành chăm sóc sức khỏe và trong chính quyền tiểu bang và địa phương.

Là người quản lý dịch vụ hành chính, bạn có thể mong đợi làm việc ít nhất là toàn thời gian (40 giờ mỗi tuần). Bạn có thể phải làm thêm giờ. Một số quản lý cơ sở đang gọi trong giờ làm việc để giải quyết các vấn đề phát sinh. Nếu bạn muốn có buổi tối, cuối tuần và ngày lễ miễn phí, đây có thể không phải là nghề nghiệp dành cho bạn.

Yêu cầu về giáo dục

Thông thường, nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu những người họ thuê phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED, nhưng một số người thích ứng viên đã lấy bằng cử nhân. Kinh nghiệm làm việc liên quan, rất quan trọng, cần thể hiện kỹ năng quản lý và lãnh đạo của bạn.

Những yêu cầu khác

Các nhà quản lý dịch vụ hành chính không bắt buộc phải được chứng nhận hoặc cấp phép nhưng chứng nhận tự nguyện có sẵn cho những người chuyên quản lý cơ sở hoặc quản lý hợp đồng. Hiệp hội quản lý cơ sở quốc tế cung cấp chứng chỉ Quản lý cơ sở được chứng nhận (CFM) cho biết chủ nhân rằng một cá nhân đã chứng minh rằng họ đã đáp ứng các tiêu chuẩn để quản lý cơ sở theo quy định của tổ chức này. Các nhà quản lý hợp đồng có thể theo đuổi một trong một số chứng nhận được cung cấp bởi Hiệp hội quản lý hợp đồng quốc gia (NCMA).

Thông tin từ các tổ chức này có thể giúp tăng mong muốn của ứng viên.

Cũng quan trọng như kinh nghiệm và chứng nhận của bạn là các kỹ năng mềm, hoặc phẩm chất cá nhân, bạn mang lại cho công việc. Kỹ năng nói, nghe và viết mạnh mẽ sẽ cho phép bạn giao tiếp với những người khác trong tổ chức của bạn. Bạn sẽ cần tư duy phê phán và kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ vì công việc của người quản lý dịch vụ hành chính thường liên quan đến việc xác định vấn đề và sau đó đưa ra và đánh giá các giải pháp có thể. Bạn cũng sẽ phải có khả năng quản lý tốt thời gian của mình và thời gian của người khác.

Cơ hội thăng tiến

Nếu bạn làm việc cho một tổ chức lớn, bạn sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến hơn vì thông thường sẽ có một số lớp và loại người quản lý dịch vụ hành chính. Kinh nghiệm và giáo dục sẽ tăng cơ hội thăng tiến trong lĩnh vực này.

Triển vọng việc làm

Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ dự đoán rằng việc làm trong ngành nghề này sẽ tăng nhanh như mức trung bình cho tất cả các ngành nghề cho đến năm 2022.

Thu nhập

Các nhà quản lý dịch vụ hành chính đã kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 83.790 đô la trong năm 2014 và mức lương trung bình mỗi giờ là 40,28 đô la.

Một ngày trong cuộc sống của người quản lý dịch vụ hành chính

Đây là một số nhiệm vụ công việc điển hình được lấy từ quảng cáo trực tuyến cho các vị trí quản lý dịch vụ hành chính được tìm thấy trên Truth.com:

• Tham gia vào kế hoạch dài hạn và phát triển các mục tiêu của bộ phận và bộ phận, kế hoạch chiến lược và mục tiêu, cũng như nhân sự, tài nguyên, nhu cầu không gian và các quyết định thiết bị
• Giám sát phát triển nhân viên, chương trình đào tạo, xây dựng chính sách và các dự án đặc biệt
• Hỗ trợ lãnh đạo cấp cao và tham gia và / hoặc lãnh đạo các dự án hành chính nhỏ
• Tạo, duy trì và giám sát việc điều phối và tài liệu của các chương trình đào tạo cho nhân viên
• Phân tích các tài liệu liên quan đến hợp đồng để đảm bảo tuân thủ các quy định và hướng dẫn

• Đại diện cho đơn vị làm việc tại các cuộc họp cho các hội nghị và đóng vai trò là người liên lạc cho các đơn vị liên quan đến các yêu cầu hoặc khiếu nại
• Dự thảo và chỉnh sửa thông tin liên lạc cho đội ngũ điều hành

Nghề nghiệp với các hoạt động và nhiệm vụ liên quan

	Sự miêu tả	Mức lương hàng năm (2014)	Yêu cầu về giáo dục
Tổng giám đốc	Chỉ đạo các hoạt động của một doanh nghiệp hoặc tổ chức	$97,270	Bằng liên kết hoặc bằng cử nhân
Hiệu trưởng	Quản lý một trường tiểu học hoặc trung học, bao gồm thiết lập mục tiêu giáo dục và giám sát giảng viên	$89,540	Bằng thạc sĩ quản trị giáo dục hoặc lãnh đạo
Quản lý dịch vụ y tế	Giám sát việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe tại một cơ sở y tế	$92,810	Bằng cử nhân quản trị dịch vụ y tế hoặc một chủ đề liên quan; nhiều nhà tuyển dụng thích bằng thạc sĩ
Quản lý hệ thống máy tính và thông tin	Quản lý các hoạt động liên quan đến máy tính của công ty hoặc tổ chức	$127,640	Bằng cử nhân về khoa học máy tính hoặc khoa học thông tin; một số nhà tuyển dụng thích một thạc sĩ quản trị kinh doanh