Cách viết thư giới thiệu

Đối với một số công việc, nhà tuyển dụng yêu cầu thư giới thiệu bằng văn bản. Họ thậm chí có thể yêu cầu họ như là một phần của quy trình nộp đơn. Trong những trường hợp này, ứng viên cần nộp thư giới thiệu (thường là hai hoặc ba) cùng với sơ yếu lý lịch và thư xin việc.

Những thư giới thiệu mang trọng lượng đáng kể cho người nhận của họ. Nếu bạn được yêu cầu viết một, điều quan trọng là bao gồm các chi tiết xây dựng trường hợp mạnh mẽ cho người nộp đơn. (Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi chứng thực cho người nộp đơn, tốt hơn là từ chối viết một lá thư hơn là viết một cái gì đó ấm áp.)

Đây là những gì bạn cần biết để viết một lá thư hiệu quả hỗ trợ cho người xin việc.

Xem xét loại thư bạn đang viết

Nếu bạn yêu cầu cung cấp một tài liệu tham khảo cho một công việc cụ thể, bạn nên viết thư với các yêu cầu của công việc cụ thể đó trong tâm trí.

Đọc bài đăng hoặc mô tả công việc một cách cẩn thận, tìm kiếm các kỹ năng và kiến ​​thức cụ thể mà bạn có thể bao gồm trong thư cho ứng viên của bạn.

Trong thư của bạn, lưu ý nơi có sự phù hợp giữa trình độ của ứng viên và trách nhiệm của công việc.

Với thư giới thiệu chung, hãy tập trung vào các loại hoặc loại công việc mà người đó đang áp dụng. Các ví dụ của bạn trong loại thư này sẽ rộng hơn và ít cụ thể hơn.

Thu thập thông tin trước khi bạn bắt đầu

Hỏi người mà bạn đang viết để cung cấp cho bạn một bản sao của công việc và sơ yếu lý lịch hoặc sơ yếu lý lịch (CV) của họ trước khi bạn bắt đầu soạn thư. Cũng có thể hữu ích để xem xét thư xin việc của họ để xem họ nâng cao trình độ của họ cho công việc như thế nào.

Khi bạn đang viết một đề nghị chung chung hơn, hãy yêu cầu chủ đề của bức thư của bạn phác thảo các mục tiêu của họ cho việc làm. Yêu cầu họ cho một ví dụ hoặc hai công việc họ đang ứng tuyển. Đồng thời yêu cầu họ chia sẻ tài sản có thể bán được nhất của họ cho loại công việc đó, đặc biệt là những tài sản bạn có thể đã quan sát thấy trong mối quan hệ của mình với người bạn đang giới thiệu.

Bạn càng có nhiều thông tin về các công việc hoặc loại công việc mà ứng viên đang ứng tuyển, đề xuất của bạn càng hiệu quả.

Những gì cần bao gồm trong một thư giới thiệu

Đoạn đầu tiên trong thư của bạn sẽ giải thích làm thế nào bạn biết người mà bạn đang viết. Tham khảo chức danh công việc của bạn và chức danh công việc của cá nhân tại thời điểm bạn tương tác, cũng như bản chất của mối quan hệ của bạn, bao gồm cả việc bạn có giám sát người bạn giới thiệu hay không.

Thông thường, bạn cũng sẽ bao gồm khoảng thời gian bạn đã biết người đó.

Thân thư

Nội dung thư của bạn nên tham khảo các kỹ năng, phẩm chất, lĩnh vực kiến ​​thức và các tài sản khác của người bạn giới thiệu. Bắt đầu bằng cách lập danh sách những điểm mạnh mà bạn muốn truyền đạt trong khuyến nghị của mình.

Sau đó, soạn các câu cho thấy bằng chứng về các xác nhận của bạn - điều này sẽ làm cho thư của bạn đáng tin cậy hơn. Cung cấp các ví dụ cụ thể về các trường hợp mà bạn quan sát ứng viên bằng cách sử dụng các kỹ năng mà họ đang nêu bật cho người quản lý tuyển dụng.

Điều này có thể bao gồm một dự án hoặc vai trò nơi họ áp dụng thành công một kỹ năng nhất định. Trích dẫn những thành tựu trong đó giá trị đã được thêm vào tổ chức của bạn và mô tả những điểm mạnh cho phép người đó tạo ra những kết quả đó có thể đặc biệt hấp dẫn.

Thư kết thúc

Trong tuyên bố kết thúc của bạn, có thể rất hiệu quả khi đề cập rằng bạn sẽ thuê người đó một lần nữa. Hoặc, đề cập đến niềm tin của bạn rằng người đó sẽ là một sự bổ sung nổi bật cho công ty.

Chia sẻ thông tin liên lạc của bạn

Là một phần của sự gần gũi của bạn, bạn cũng có thể chia sẻ số điện thoại và địa chỉ email với đề cập đến sự háo hức của bạn để chia sẻ quan điểm bổ sung về ứng viên. Bằng cách đó, các nhà tuyển dụng tiềm năng có thể dễ dàng liên lạc nếu họ có bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào.

Ví dụ thư giới thiệu việc làm

Đây là một mẫu thư giới thiệu việc làm. Tải xuống mẫu thư (tương thích với Google Docs hoặc Word Online) hoặc đọc ví dụ bên dưới.

Tải xuống mẫu Word

Ví dụ thư giới thiệu việc làm (Phiên bản văn bản)

Megan Greene

Giám đốc bán hàng

Acme hợp nhất

14 ổ đĩa gỗ sồi

Chu kỳ, CT 32444

555-222-3333

[email protected]

Ngày 8 tháng 4 năm 2018

Màu xám Marlene

Giám đốc bán hàng trong nước

Công nghiệp CBI

Đường chính 321

Bigtown, NY 12000

Thưa bà Grey, Tôi viết thư cho bạn về Mark Slade, người đã ứng tuyển vào vị trí cộng tác viên bán hàng với công ty của bạn. Mark đã làm việc trong bộ phận của tôi như là một cộng tác viên bán hàng kể từ khi tốt nghiệp bằng danh dự năm ngoái từ Đại học Connecticut. Chúng tôi đã thuê anh ấy sau khi tốt nghiệp một phần do thành tích xuất sắc của anh ấy như là một thực tập sinh vào mùa hè trước.

Mark đã là một sự bổ sung tuyệt vời cho đội của tôi. Anh ấy dễ dàng đồng hóa vào bộ phận của chúng tôi, tìm hiểu nhanh chóng và kỹ lưỡng về tất cả các sản phẩm của chúng tôi, không chỉ những sản phẩm mà anh ấy chịu trách nhiệm bán. Sự nhiệt tình của anh ấy đối với công việc và kỹ năng giao tiếp tuyệt vời của anh ấy đã khiến anh ấy trở thành một tài sản ngay lập tức cho công ty. Mark đã vượt quá mục tiêu cá nhân của mình cho mỗi quý và thậm chí dành thời gian để giúp các đồng nghiệp của mình đóng doanh số đặc biệt khó khăn. Mark có năng lực và có tổ chức, và thái độ tích cực và khiếu hài hước của anh ấy đã khiến anh ấy trở nên nổi tiếng trong các khách hàng của chúng tôi cũng như các đồng nghiệp của anh ấy.

Tôi tin rằng Mark có một tiềm năng to lớn và sẽ là một sự bổ sung nổi bật cho đội ngũ nhân viên của bạn. Tôi sẽ không có đặt phòng về việc thuê anh ta một lần nữa và tự tin giới thiệu Mark cho việc làm với công ty của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn nói chuyện với cá nhân tôi, xin vui lòng liên hệ với tôi.

Trân trọng, Chữ ký viết tay của bạn (đối với một bản sao cứng)

Megan Greene

Định dạng thư của bạn

Dưới đây là hướng dẫn định dạng các chữ cái đề xuất bao gồm độ dài, định dạng, phông chữ và cách sắp xếp các chữ cái của bạn. Nếu đây là lần đầu tiên bạn viết thư giới thiệu, bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng một mẫu.

Gửi thư của bạn

Bạn có thể được yêu cầu gửi thư cho người mà bạn đang giới thiệu hoặc trực tiếp đến nhà tuyển dụng. Nếu bạn có thể gửi qua email, hãy đính kèm một bản sao thư của bạn vào thư email dưới dạng tài liệu PDF hoặc Microsoft Word. Việc đăng công việc hoặc nhà tuyển dụng thường sẽ chỉ định cách gửi đề xuất và nên gửi cho ai.

Khi bạn có thể viết một đề nghị tích cực

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đóng khung một bức thư hấp dẫn cho một ứng cử viên, thì bạn có thể từ chối yêu cầu. Thật ra tốt hơn là nói không hơn là viết một lá thư không tán thành mạnh mẽ người mà bạn đang giới thiệu.

Bạn có thể chỉ cần nói điều gì đó mơ hồ như bạn không cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi viết thư giới thiệu hoặc bạn không có loại tiếp xúc nào cho phép bạn cung cấp đúng loại thư.