Làm thế nào và tại sao để tạo và áp dụng định mức nhóm

Các thành viên của mỗi nhóm và nhóm làm việc phát triển các cách tương tác cụ thể với nhau theo thời gian. Giao tiếp giữa các thành viên hiệu quả và giao tiếp thành công với các nhà quản lý và nhân viên bên ngoài nhóm là những thành phần quan trọng trong hoạt động của nhóm.

Làm thế nào một nhóm đưa ra quyết định, phân công công việc và giữ các thành viên chịu trách nhiệm xác định liệu nhóm có thành công hay không. Với quá nhiều kết quả, sẽ không có ý nghĩa khi để các tương tác có cơ hội. Nếu bạn hình thành các nguyên tắc về mối quan hệ nhóm, hoặc các quy tắc của nhóm, từ sớm để đảm bảo thành công cho nhóm, bạn có thể định hình văn hóa của nhóm theo những cách tích cực.

Định mức nhóm và Hướng dẫn về mối quan hệ

Các quy tắc nhóm là một tập hợp các quy tắc hoặc hướng dẫn mà một nhóm thiết lập để định hình sự tương tác của các thành viên với nhau và với các nhân viên bên ngoài nhóm. Các chỉ tiêu nhóm có thể được phát triển trong một cuộc họp nhóm sớm, tốt nhất là cuộc họp đầu tiên và có thể thêm nhiều định mức khi nhóm thấy cần thiết.

Sau khi được phát triển, các định mức nhóm được sử dụng để giúp hướng dẫn hành vi của các thành viên trong nhóm và được sử dụng để đánh giá mức độ tương tác của các thành viên trong nhóm. Những hướng dẫn này cho phép các thành viên của một nhóm gọi nhau về bất kỳ hành vi nào gây rối loạn chức năng, gây rối hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến sự thành công trong công việc của nhóm.

Có lẽ Ken Blanchard, đồng tác giả của "Người quản lý một phút", đã nói điều đó tốt nhất khi ông đánh đồng một dòng sông không có bờ với một cái ao. Tương tự như vậy, một nhóm không có chuẩn mực mối quan hệ sẽ tự mở để mở rộng thành các vấn đề liên cá nhân tiềm năng.

Nhóm Norm Essentials

Có thể dự đoán, các nhóm có thể gặp rắc rối với các thành phần cụ thể của giao tiếp và tương tác giữa các cá nhân vì họ đặt nhiều tính cách và bối cảnh đa dạng vào một không gian.

Theo một số chỉ tiêu nhóm thiết yếu có thể giúp giảm bớt nhiều vấn đề có thể phát sinh:

• Các thành viên trong nhóm với tư cách là đồng nghiệp: Tất cả các thành viên trong nhóm đều bình đẳng; ý kiến ​​của mọi thành viên trong nhóm sẽ được xem xét chu đáo; mỗi thành viên trong nhóm sẽ giữ tất cả các cam kết trước ngày đáo hạn đã thỏa thuận; mỗi thành viên trong nhóm đồng ý liên tục đánh giá xem các thành viên trong nhóm có tôn trọng các cam kết của họ đối với các chỉ tiêu của nhóm hay không.
• Truyền thông thành viên nhóm: Các thành viên trong nhóm sẽ nói chuyện tôn trọng với nhau, sẽ không nói chuyện với nhau và sẽ nhận ra và cảm ơn nhau vì những đóng góp của họ.
• Tương tác thành viên trong nhóm trong các cuộc họp: Các thành viên trong nhóm sẽ lắng nghe mà không ngắt lời; không có cuộc trò chuyện bên lề hoặc cạnh tranh; tuân theo các quy tắc cho các cuộc họp hiệu quả; tham dự các cuộc họp đúng giờ; kết thúc cuộc họp đúng giờ; làm việc từ một chương trình nghị sự; sử dụng biên bản ghi trong mỗi cuộc họp làm điểm tham chiếu.

• Tổ chức nhóm và chức năng: Lãnh đạo sẽ luân chuyển hàng tháng, nhà tài trợ quản lý nhóm sẽ tham dự ít nhất một cuộc họp mỗi tháng.
• Giao tiếp nhóm với các nhân viên khác bao gồm cả người quản lý: Các thành viên trong nhóm sẽ đảm bảo rằng họ có thỏa thuận về những gì và khi nào cần liên lạc, và các khiếu nại về các thành viên trong nhóm sẽ được giải quyết trước tiên giữa các thành viên trong nhóm.
• Nhóm giải quyết vấn đề, giải quyết xung đột và ra quyết định: Các thành viên trong nhóm sẽ đưa ra quyết định bằng sự đồng thuận, nhưng đa số sẽ cai trị nếu không đạt được sự đồng thuận kịp thời và xung đột sẽ được giải quyết trực tiếp giữa những người xung đột.

Định mức nhóm có thể được mở rộng cho các nhu cầu cụ thể của bạn và có thể bao gồm nhiều chủ đề mà nhóm thấy cần thiết để hoạt động thành công. Tốt nhất là bắt đầu với một vài chỉ tiêu nhóm và thêm nhiều định mức khi cần thiết. Hãy chắc chắn rằng các chỉ tiêu nhóm của bạn được viết và đăng ở nơi các thành viên trong nhóm được nhắc nhở về cam kết của họ.