Tăng sự thoải mái và tự tin trong việc cung cấp phản hồi

Phản hồi, được phân phối hiệu quả, là một trong những cách mạnh mẽ nhất để phát triển nhân viên và cải thiện hiệu suất. Nó không tốn bất cứ thứ gì ngoài thời gian. Nó hỗ trợ các nỗ lực huấn luyện và phát triển đang diễn ra. Và tốt nhất, hầu hết các nhân viên nói rằng họ muốn có nhiều phản hồi hơn họ đang nhận được. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý ngần ngại đưa ra phản hồi. Dưới đây là một số ý tưởng để làm cho quá trình dễ dàng hơn.

Tại sao các nhà quản lý ngần ngại gửi phản hồi

Mặc dù hầu hết mọi người sẽ Nói họ muốn phản hồi, hầu hết chúng ta thực sự không phản hồi tốt với nó. Đó chỉ là bản chất của con người. Những gì chúng ta có thật không muốn là phản hồi tích cực. Chúng tôi muốn nghe những điều tích cực về hiệu suất của chúng tôi và trong khi chúng tôi biết rằng loại phản hồi khác (mang tính xây dựng) có giá trị cho sự phát triển của chúng tôi, chúng tôi không đánh giá cao việc nghe những gì âm thanh đối với chúng tôi như lời chỉ trích.

Khi chúng ta nghe về điều gì đó thách thức sự tự nhận thức của chúng ta về con người chúng ta, một cơ chế sinh tồn "chiến đấu hoặc bay" tâm lý cơ bản bắt đầu. Trong nhiều trường hợp, một khi nhân viên có cơ hội xử lý nó, họ có thể được hưởng lợi từ lâu chạy. Tuy nhiên, phản ứng ngay lập tức thường là xếp hạng ở đầu vào.

Các nhà quản lý hiểu rằng nhân viên không thoải mái khi nhận những lời chỉ trích và điều này nuôi dưỡng sự do dự của chính họ để đưa ra. Trong nhiều trường hợp, một người quản lý lo ngại rằng anh ấy / cô ấy sẽ có nguy cơ làm hỏng mối quan hệ với nhân viên nếu họ đưa ra lời chỉ trích, và họ trì hoãn hoặc tránh đưa ra.

Một lý do khác khiến nhân viên cảm thấy họ không nhận được phản hồi đầy đủ là hầu hết các nhà quản lý chưa được đào tạo về việc cung cấp phản hồi và không giỏi về điều đó. Trở nên giỏi về nó đòi hỏi phải được đào tạo, tiếp theo là thực hành nhất quán. Cung cấp thông tin phản hồi không phải là đáng sợ, không thoải mái hoặc khó khăn. Với thực hành và sự kiên nhẫn, các nhà quản lý có thể cải thiện sự thoải mái và tự tin của họ bằng cách cho nó và nhân viên sẽ đánh giá cao sự hỗ trợ phát triển được cải thiện.

10 mẹo để cung cấp phản hồi hiệu quả:

• Bắt đầu với việc kiểm tra ý định của bạn. Mục đích của phản hồi là gì? Là để trừng phạt nhân viên, đưa nó ra khỏi ngực để bạn cảm thấy tốt hơn, hay nó thực sự giúp nhân viên cải thiện vì bạn quan tâm đến họ? Phản hồi mang tính cá nhân và ý định của bạn sẽ ảnh hưởng đến cách gửi và nhận tin nhắn của bạn.
• Làm cho phản hồi tích cực và quan trọng là một sự kiện thường xuyên. Thay vì lưu phản hồi cho một sự kiện lớn, như đánh giá hiệu suất hàng năm, hãy đưa phản hồi trở thành một phần thường xuyên của các cuộc hội thoại và cuộc họp hàng ngày của bạn.

• Hỏi ý kiến ​​phản hồi. Khi một người quản lý yêu cầu phản hồi, nó giúp thiết lập một nền tảng của sự tôn trọng và hợp tác lẫn nhau. Bằng cách mô hình hóa vai trò nhận phản hồi không phòng thủ, nhân viên sẽ học cách làm tương tự.
• Hãy ngay lập tức và kịp thời. Hãy chắc chắn rằng phản hồi được kết nối chặt chẽ với hành vi càng tốt, nếu không nó sẽ mất tác động.
• Xin phép. Trước khi đưa ra phản hồi, hãy hỏi, Bạn có phiền nếu tôi chia sẻ một số phản hồi với bạn mà tôi nghĩ sẽ giúp bạn hiệu quả hơn không?
• Tập trung vào một hành vi cụ thể, không phải con người. Nói cách khác, hãy đưa ra phản hồi về những gì, chứ không phải là người.

• Giải thích về tác động của hành vi - vào bạn, và / hoặc người khác. Khi Susan cắt lời Jamie trong cuộc họp, tôi nhận thấy cô ấy trông có vẻ cáu kỉnh và đứng dậy trong phần còn lại của cuộc họp. Khi bạn không nghe thấy một người nào đó và ngắt lời họ, họ có thể sẽ cảm thấy không được tôn trọng và không còn muốn đóng góp nữa. Khi toàn bộ đội không cảm thấy an toàn khi đóng góp, hiệu suất của chúng tôi sẽ bị ảnh hưởng.
• Cho phép thông tin phản hồi chìm trong. Hãy để người xử lý thông tin phản hồi. Lắng nghe đồng cảm.
• Nếu người đó không biết một hành vi hiệu quả hơn, hãy hỏi xem họ có muốn lời khuyên không. Một khi hành vi được chỉ ra và họ hiểu được tác động, nó thường chỉ là vấn đề ngăn chặn hành vi. Hoặc, nó rõ ràng những gì họ cần làm khác nhau. Nếu họ thực sự cần giúp đỡ trong việc đưa ra các hành vi thay thế, hãy cho họ những ví dụ cụ thể. Đề nghị đóng vai nếu điều đó sẽ giúp. Huấn luyện, sử dụng các câu hỏi hiệu quả là một cách thậm chí tốt hơn là đưa ra lời khuyên.

• Đừng tạo một Sandwich phản hồi. Một số người cho rằng cách tốt nhất để đưa ra phản hồi quan trọng là để kẹp sandwich vào giữa hai phần của phản hồi tích cực. Cá nhân, tôi nghĩ rằng hầu hết mọi người sẽ nhìn thấy thông qua kỹ thuật đó và xem nó là thao túng. Họ cũng có thể chỉ nhớ những điều tích cực, và quên tất cả về những điều quan trọng. Một lần nữa, đó là bản chất của con người; tất cả chúng ta có xu hướng làm điều đó.

Đừng quên phản hồi tích cực!

Phản hồi tích cực cũng quan trọng như loại xây dựng. Rốt cuộc, mục đích của tất cả các phản hồi là để củng cố các hành vi tuyệt vời góp phần vào hiệu suất cao hoặc loại bỏ hoặc cải thiện các hành vi làm giảm hiệu suất.

Nếu bạn sẽ đưa ra phản hồi tích cực, bằng mọi cách, hãy làm như vậy và làm điều đó thường xuyên. Sử dụng cùng một kỹ thuật - tác động kịp thời, chân thành, cụ thể và tích cực. Cố gắng đưa ra phản hồi tích cực thường xuyên hơn gấp bốn đến năm lần so với chỉ trích - chỉ cần don làm như một cách để phủ đường tiêu cực.

Điểm mấu chốt:

Hãy nhớ rằng, thông tin phản hồi là một công cụ tăng cường hiệu suất mạnh mẽ. Thực hiện theo mười nguyên tắc này và bạn sẽ thấy thoải mái hơn trong việc đưa ra phản hồi và nhân viên của bạn sẽ dễ tiếp nhận hơn.