Cách tổ chức một sự kiện truyền thông thành công

Một trong những cách dễ nhất để công ty của bạn nhận được phương tiện truyền thông miễn phí (thường được gọi là "phương tiện kiếm được") là thông qua các sự kiện truyền thông.Cho dù bạn đang hợp tác với một số nhà tài trợ để giúp đỡ những người kém may mắn hơn hoặc tổ chức một cuộc họp báo để thông báo về việc phát hành sản phẩm, có một số bước nhất định bạn nên tuân theo để tổ chức một sự kiện truyền thông thành công.

Bắt đầu với một thông cáo báo chí

Gửi thông cáo báo chí của bạn sẽ giúp giới truyền thông quyết định xem câu chuyện của bạn có đủ độ phủ sóng hay không. Đó là lý do tại sao nó giúp cho thông cáo báo chí của bạn đơn giản và không bao giờ sử dụng bất kỳ sự cường điệu nào. Các trạm và báo đang tìm kiếm tin tức; họ không tìm kiếm một doanh số bán hàng.

Bạn đã có một cửa sổ để gửi thông cáo báo chí của bạn. Bạn không muốn gửi nó quá sớm và sau đó bị lãng quên hoặc bị chôn vùi và bạn không muốn gửi nó quá muộn khi những câu chuyện khác có thể đã được chỉ định và đơn giản là chúng không thể phù hợp với sự kiện của bạn Nói chung, 2 đến 3 ngày trước khi sự kiện của bạn đủ thông báo trước.

Bạn cũng muốn chắc chắn rằng bạn bao gồm các hướng dẫn và bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào trong thông cáo báo chí của bạn. Nếu trụ sở chính của công ty bạn đang ở một vị trí, nhưng sự kiện của bạn là tại nhà máy của bạn 30 dặm, bạn cần phải thực hiện điều này rõ ràng trong phiên bản của bạn.

Xem các cuộc gọi điện thoại

Sau khi bạn đã gửi thông cáo báo chí của mình, bạn có thể gọi cho các biên tập viên tại các tờ báo hoặc nhà sản xuất tại các đài truyền hình để xác minh họ nhận được nó. Đó là tất cả những gì bạn phải hỏi.

Nó thường sẽ mở ra cuộc trò chuyện để họ nói với bạn nếu họ nghĩ họ sẽ có thể đến hay không. Nhưng ngay cả khi nó không, bạn không muốn hỏi liệu họ có đến không. Họ sẽ ở đó nếu họ có thể nhưng sẽ không thực hiện bất kỳ lời hứa nào.

Hãy ghi nhớ, tin nóng hoặc những ngày tin tức nặng nề có thể ngăn họ đến vào phút cuối. Bạn không muốn làm phiền họ để xem họ có đến không, ngay cả vào ngày diễn ra sự kiện khi bạn đứng đó chờ phóng viên xuất hiện.

Bạn cũng muốn xem thời gian bạn gọi điện thoại. Gọi vào lúc 10 phút trước 5 giờ có vẻ như là kết thúc một ngày đối với bạn, nhưng đối với một nhà sản xuất là 10 phút cho đến khi một bản tin hàng đêm. Thời gian tốt nhất để gọi thường là khoảng 10 giờ sáng và từ 1 đến 2:30 chiều.

Lên kế hoạch thời gian cho sự kiện của bạn một cách cẩn thận

Mọi người đều làm việc đúng hạn. Báo chí đã đặt thời gian họ đặt vấn đề của ngày hôm sau lên giường. Điều đó có nghĩa là nếu họ đến sự kiện của bạn lúc 5 giờ chiều. vào thứ năm, bảo hiểm có thể không hiển thị cho đến thứ bảy.

Các đài truyền hình thường có một buổi sáng, buổi trưa, 5, 6, 10 và / hoặc 11 p.m. bản tin trong tuần, tùy thuộc vào thị trường TV của bạn. Nhận bảo hiểm nếu sự kiện truyền thông của bạn bắt đầu lúc 4 giờ chiều. có thể rất khó khăn Họ sẽ không nhảy vào xe tin tức của họ và lái xe như điên để đưa băng của bạn lên sóng vào lúc 5. Có một kịch bản phải được viết và một băng phải được chỉnh sửa.

Lập kế hoạch thời gian sự kiện của bạn để nó không chỉ thuận tiện cho các phóng viên mà còn tăng cơ hội tiếp xúc ngay lập tức hơn.

Đừng cố gắng và làm mọi thứ

Hấp dẫn như có thể trở thành một đạo diễn, đừng nói với phóng viên, nhiếp ảnh gia hoặc người quay phim những bức ảnh bạn muốn họ chụp. Bạn muốn thiết lập một mối quan hệ nhất định với họ và bắt đầu mối quan hệ với tờ báo hoặc đài truyền hình. Bạn sẽ không giành được bất kỳ người bạn nào bằng cách nói với họ cách thực hiện công việc của họ.

Làm cho nó dễ dàng để vào (và ra)

Nếu bạn đang tổ chức sự kiện tại nhà máy 50.000 feet vuông của bạn và khu vực bạn cho phép phương tiện ở phía sau tòa nhà, hãy cho họ truy cập dễ dàng nhất có thể. Đừng để chúng đậu ở phía trước tòa nhà và sau đó đưa thiết bị của chúng ra phía sau nếu bạn có thể giúp nó. Nếu có cách lái xe về phía sau, hãy cho giới truyền thông biết chỉ đường lái xe trong thông cáo báo chí của bạn và đánh dấu rõ ràng đường đi khi họ đến.

Bạn cũng muốn xem xét khu vực nào của cơ sở của bạn là ngoài giới hạn. Ví dụ: nếu bạn không thể tránh đi bộ lâu, bạn có thực sự muốn phương tiện đi qua toàn bộ tòa nhà của mình bằng máy ảnh không? Điều đó không có nghĩa là họ sẽ bắt đầu chụp bất cứ thứ gì họ muốn. Nhưng nhiều công ty có chính sách nghiêm ngặt về nơi máy ảnh và người không phải là nhân viên có thể đi vì lý do độc quyền.

Hãy xem xét các hình ảnh

Hãy suy nghĩ về hình ảnh của bạn một cách cẩn thận. Cung cấp cho các phương tiện truyền thông càng nhiều kinh nghiệm thực tế càng tốt. Nói về một sản phẩm trong nửa giờ và sau đó đề cập đến hình ảnh trong tập tài liệu là điều mà các phương tiện truyền thông thậm chí không phải hiển thị. Hãy nhớ rằng, họ đang truyền hình ảnh cho khách hàng tiềm năng của bạn (người xem hoặc độc giả của họ), vì vậy điều quan trọng là phải ghi nhớ đối tượng của bạn để bạn có thể có được phạm vi bảo hiểm bạn cần.

Đừng quên một bộ dụng cụ báo chí

Bao gồm thông tin về sự kiện của bạn và đưa nó ra phương tiện truyền thông. Thông tin này sẽ giúp họ viết câu chuyện nhưng cũng giúp bạn có nhiều quyền kiểm soát tin tức hơn vì bạn đang cung cấp cho họ thông tin quan trọng.

Đảm bảo liên hệ truyền thông của bạn có sẵn

Đừng quên để liên lạc phương tiện của bạn có sẵn cho câu hỏi. Nếu một phóng viên có thêm câu hỏi, họ cần có thể nhanh chóng nắm bắt được liên lạc truyền thông của bạn. Hãy chắc chắn bao gồm số điện thoại của người liên lạc phương tiện và bất kỳ thông tin liên lạc nào khác trong bộ báo chí của bạn.

Sử dụng nhân viên có kinh nghiệm

Bạn không phải giới hạn người phát ngôn của sự kiện trong liên hệ truyền thông của riêng bạn. Nếu một nhân viên có thể cung cấp một soundbite tốt hơn bởi vì anh ta có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc phát triển và làm việc với một sản phẩm nhất định, bằng mọi cách, hãy làm cho anh ta sẵn sàng cho các câu hỏi.

Chuẩn bị tuyên bố của bạn trước

Nếu bạn có kế hoạch nói chuyện trên máy ảnh hoặc với một phóng viên báo chí, hãy nghĩ về những gì bạn muốn nói trước thời hạn. Có thể giúp một người bạn không quen thuộc với doanh nghiệp của bạn đọc qua bộ báo chí của bạn và đặt câu hỏi họ có. Từ những câu hỏi này cũng như một số động não của riêng bạn, hãy đưa ra một danh sách các câu trả lời. Bạn không muốn phát ra âm thanh, nhưng bạn không muốn âm thanh không chuẩn bị hoặc nói "Umm …" rất nhiều.

Bạn cũng muốn xem xét các loại phương tiện khác nhau. Tờ báo có nhu cầu khác với truyền hình và ngược lại. Một phóng viên báo chí có thể hỏi bạn những câu hỏi khác nhiều so với phóng viên truyền hình. Mỗi phương tiện có cách trình bày tin tức khác nhau của bạn để họ sẽ cần loại phù hợp nhất với khán giả của họ.

Nếu phóng viên không hiển thị thì sao?

Nhà ga hoặc tờ báo rất có thể gửi một nhiếp ảnh gia hoặc nhà quay phim thay vì một phóng viên. Điều đó không có nghĩa là câu chuyện của bạn không quan trọng với họ. Họ sẽ không ở đó nếu họ không có kế hoạch đưa ra câu chuyện của bạn, vì vậy hãy đối xử với bất cứ ai xuất hiện thật tốt.

Nếu người quay phim đang cầm đồ nghề của anh ta, đừng đưa cho anh ta một bộ dụng cụ báo chí ngay lúc đó. Đề nghị mang nó cho anh ta cho đến khi anh ta có thể có được những bức ảnh anh ta cần. Đối xử với anh ấy hoặc cô ấy như một công dân hạng hai sẽ khiến nó trở lại nhà ga và có thể làm tổn thương cơ hội bảo hiểm của bạn trong tương lai.