Hệ thống báo cáo quản lý là gì?

Như cụm từ cho thấy, các hệ thống báo cáo quản lý nắm bắt các loại dữ liệu cần thiết của các nhà quản lý của công ty để điều hành doanh nghiệp. Các loại dữ liệu tài chính được trình bày trong các báo cáo hàng năm thường là cốt lõi của chúng. Tuy nhiên, các hệ thống báo cáo quản lý mạnh mẽ sẽ chứa dữ liệu ở mức chi tiết hơn nhiều so với trình bày cho công chúng đầu tư. Ví dụ, một công ty dịch vụ tài chính có kết quả tài chính tổng thể có thể được gửi lại vào báo cáo lãi lỗ được phân loại bởi:

• Tổ chức (như bộ phận, đơn vị kinh doanh hoặc bộ phận)
• Khu vực địa lý
• Sản phẩm
• Phân khúc khách hàng
• Khách hàng cụ thể (cả bán lẻ và tổ chức)
• Cố vấn tài chính

Trong khi đó, các số liệu tài chính, chẳng hạn như doanh thu, chi phí và lợi nhuận, hầu như không phải là mối quan tâm duy nhất của hệ thống báo cáo quản lý. Trong các công ty hoạt động tốt nhất, chúng cũng được sử dụng để theo dõi một loạt các biến phi tài chính quan tâm đến quản lý, chẳng hạn như:

• Nhân viên
• Khách hàng, hộ gia đình và / hoặc tài khoản
• Tài sản của khách hàng bị tạm giữ
• Tiền mới được gửi hoặc rút bởi khách hàng
• Hiệu suất đầu tư của tài sản khách hàng thuộc quyền quản lý

Người thiết kế và người dùng các hệ thống này

Kiểm soát viên và giám đốc tài chính (CFO) có xu hướng dành một lượng thời gian đáng kể để thiết kế, thực hiện, duy trì và điều chỉnh hệ thống báo cáo quản lý, cũng như giám sát và phân tích đầu ra của họ, và đề xuất các khóa hành động cho quản lý dựa trên phân tích đó. Nhân viên khoa học quản lý và công nghệ thông tin thường là đối tác chính với các nhà quản lý tài chính và nhà phân tích tài chính trong việc phát triển và bảo trì hệ thống báo cáo quản lý.

Máy tính để bàn Versus Mainframe

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, các hệ thống báo cáo quản lý được xây dựng và duy trì nghiêm ngặt bằng cách sử dụng máy tính để bàn, được xây dựng trong bảng tính Excel và chạy trên máy tính cá nhân, thay vì được lập trình trong môi trường máy tính lớn. Trong các công ty lớn và nhỏ như nhau, lý do sử dụng máy tính để bàn (thường đòi hỏi số lượng lớn dữ liệu thủ công) thường có hai mặt.

Đầu tiên, chi phí phát triển và bảo trì có xu hướng thấp hơn nhiều so với các ứng dụng máy tính lớn.

Thứ hai, một môi trường máy tính để bàn cho phép linh hoạt hơn nhiều trong việc thay đổi các thuật toán tính toán và định dạng báo cáo so với một ứng dụng dựa trên máy tính lớn thông thường. Đó là một sự cân nhắc quan trọng trong môi trường kinh doanh năng động, nơi cấu trúc doanh nghiệp, dịch vụ sản phẩm, quy trình kinh doanh, phương pháp phân tích và / hoặc yêu cầu báo cáo luôn thay đổi hoặc khi quản lý có xu hướng đặt câu hỏi không chuẩn hoặc tùy chỉnh của các nhà phân tích tài chính.

Tự động hóa quy trình thủ công

Cái gì được gọi là hệ thống báo cáo quản lý, ở nhiều công ty, thường phụ thuộc rất nhiều vào các quy trình thủ công và không được tự động hóa hoàn toàn (hoặc thậm chí là chủ yếu)? Ví dụ, nhiều báo cáo xuất hiện trên bàn của giám đốc điều hành thực sự có thể là các bảng tính được điền thủ công với dữ liệu và được nhân viên định dạng. Theo nghĩa này, các hệ thống báo cáo quản lý thường, theo nghĩa chặt chẽ hơn, xử lý nhiều hơn các hệ thống thông tin vì cụm từ đó thường được hiểu.

Ứng dụng của báo cáo quản lý

Hệ thống báo cáo quản lý thường xuyên là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu suất của các tổ chức và người quản lý, và đôi khi cũng là của các nhân viên cấp thấp hơn. Các kết quả có thể là yếu tố chính quyết định mức bồi thường, chẳng hạn như cài đặt nhóm tiền thưởng. Ví dụ: người đứng đầu và nhân viên của một đơn vị kinh doanh có thể có các khoản thưởng của họ làm giảm lợi nhuận mà hệ thống báo cáo quản lý quy định cho đơn vị đó. Tương tự như vậy đối với người quản lý sản phẩm, nếu công ty có hệ thống đo lường lợi nhuận sản phẩm được phát triển tốt.

Ngoài ra đối với một người quản lý tiếp thị cho sự phát triển và lợi nhuận của một phân khúc khách hàng nhất định, nếu hiệu suất của phân khúc đó được đo lường.

Trở ngại để phát triển hệ thống báo cáo quản lý

Một vấn đề phổ biến với việc phát triển các kế hoạch báo cáo quản lý là dữ liệu cần thiết để hoàn thành báo cáo thường niên của Công ty, Mẫu 10-K, Mẫu 10-Q, báo cáo thuế doanh nghiệp và báo cáo cho các cơ quan quản lý (trong số các khu vực bầu cử bên ngoài khác), có thể không đủ chi tiết hoặc trong một định dạng thích hợp để tiến hành các loại phân tích (một số trong số chúng được đề cập ở trên) mà ban quản lý có thể cần đánh giá công ty và các ngành kinh doanh cấu thành của nó, và để điều chỉnh hướng chiến lược của nó. Báo cáo quản lý là một thuật ngữ chung cho các loại phân tích này được sử dụng trong quản lý, thay vì báo cáo cho các đơn vị bên ngoài (như công chúng đầu tư, cơ quan thuế và cơ quan quản lý).

Các vấn đề phân tích chính

Sự phát triển của các hệ thống báo cáo quản lý thường gặp phải những rào cản liên quan đến các vấn đề phân tích quan trọng, chẳng hạn như:

• Phương pháp định giá chuyển nhượng nội bộ
• Việc quy kết chi phí chung cho các sản phẩm hoặc khách hàng cá nhân
• Phân chia các thay đổi trong tài sản của khách hàng thành các tác động riêng biệt của thay đổi giá thị trường (nghĩa là hiệu suất đầu tư) và tiền gửi và rút tiền ròng

Trong hầu hết các trường hợp, những thách thức phân tích này có thể tuân theo nhiều phương pháp, mỗi phương pháp đều có nhược điểm riêng và không vượt trội trong mọi tình huống.