Làm thế nào để có được điểm của bạn trên khắp rõ ràng

Khi chúng ta cố gắng nói chuyện với người khác, chúng ta thường suy nghĩ rất lâu về những gì chúng ta muốn nói. Đó là cách sai lầm để đi về nó. Thay vì tập trung vào những gì bạn muốn nói để đưa ra quan điểm của mình, bạn nên tập trung vào những gì bạn muốn người khác nghe.

Tôi muốn nói gì?

Cho dù bạn đang hướng dẫn cho nhân viên, yêu cầu thực phẩm khi lái xe qua hoặc viết một bản ghi nhớ giải thích về quy định trang phục mới mà bạn muốn chắc chắn để có được quan điểm của mình. Bạn muốn nói chỉ là điều đúng, để người khác hiểu quan điểm của bạn. Đôi khi bạn thực hành những gì bạn sẽ nói. Thông thường chúng tôi viết bản nháp ghi nhớ và bài phát biểu của mình để đảm bảo chúng tôi sử dụng đúng từ. Tất cả điều này được thực hiện để đảm bảo chúng tôi gửi đúng thông điệp.

Vô số sách và bài báo đã được viết để giải thích tại sao việc gửi đúng thông điệp lại quan trọng đến vậy và dạy bạn cách gửi chính xác thư bạn muốn gửi. Các tác giả của họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc súc tích, chính xác và cụ thể trong việc lựa chọn từ ngữ của bạn, bất kể bạn viết chúng hay nói chúng. Họ nói với bạn rằng đây là cách tốt nhất để đưa quan điểm của bạn đến với khán giả của bạn.

Khán giả của tôi là ai?

Chúng ta đều biết khán giả của mình quan trọng như thế nào trong việc quyết định những gì chúng ta sẽ nói và chúng ta sẽ nói như thế nào. Giải thích giá trị của một hệ thống điện thoại mới là khác nhau nếu bạn đang nói chuyện với bộ phận tài chính so với việc bạn đang giải quyết các nhân viên telesales. Bạn càng hiểu rõ đối tượng của mình, bạn càng dễ dàng điều chỉnh thông điệp của mình đến họ. Thông điệp của bạn càng phù hợp với đối tượng của bạn thì càng có nhiều khả năng bạn sẽ nhận được điểm của mình.

Làm thế nào để tôi tiếp cận họ?

Mặc dù tin nhắn bạn gửi là quan trọng, nhưng tin nhắn người nhận nghe lại thậm chí còn quan trọng hơn. Nếu bạn biết đối tượng của mình, bạn thường có ý tưởng về cách họ sẽ diễn giải hoặc lọc những gì bạn nói. Bạn có thể sử dụng điều này để lợi thế của bạn để đảm bảo họ nhận được tin nhắn bạn đang cố gắng gửi.

Ví dụ, tất cả chúng ta đều biết rằng nếu chúng ta giải quyết một nhóm học sinh lớp một, chúng ta không thể sử dụng "những từ lớn" bởi vì họ sẽ không hiểu được. Họ sẽ không hiểu thông điệp của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi chọn từ họ sẽ hiểu. Thay vì sử dụng "những từ lớn" truyền tải thông điệp mà chúng tôi muốn gửi, chúng tôi sử dụng những từ mà chúng tôi nghĩ rằng họ sẽ hiểu. Bằng cách đó họ sẽ nghe tin nhắn của chúng tôi và hiểu nó.

Đừng cố gắng giải thích các khái niệm kỹ thuật cho kế toán bằng các thuật ngữ kỹ thuật. Không sử dụng một sự tương tự tài chính để có được một điểm cho Bộ phận Sáng tạo. Nếu bạn muốn bộ phận dịch vụ của bạn xử lý nhiều cuộc gọi hơn mỗi ngày, hãy nói với họ điều đó. Đừng nói với họ rằng họ cần "giảm khoảng thời gian giữa các cơ hội giao diện khách hàng."

Quản lý vấn đề này

Để tăng cơ hội nhận được điểm của bạn, hãy tập trung vào người nhận hơn là người gửi. Điều chỉnh thông điệp của bạn đến khán giả của bạn để cải thiện sự hiểu biết của họ. Đừng lo lắng quá nhiều về những gì bạn muốn nói như về những gì bạn muốn họ nghe và hiểu.