10 điều mỗi người quản lý chương trình mới nên biết

Quản lý chương trình là một lựa chọn nghề nghiệp bổ ích và được trả lương cao, nhưng nó cũng có thể là một vai trò đầy thách thức. Nếu bạn vừa có công việc quản lý chương trình đầu tiên hoặc muốn biết liệu bạn có nên chuyển sang nghề quản lý chương trình hay không, điều quan trọng là phải hiểu nghề nghiệp đòi hỏi gì. Hãy xem xét 10 điều mà mỗi người quản lý chương trình mới cần lưu ý trước khi bắt đầu vai trò quản lý chương trình.

Quản lý chương trình không giống như quản lý dự án

Quản lý dự án là về lập kế hoạch công việc, tổ chức các nhiệm vụ và tài nguyên, kiểm soát các quy trình và đưa ra một mục tiêu cụ thể. Cho dù mở văn phòng mới, ra mắt ứng dụng mới hay xây dựng sân vận động Olympic, các dự án đều có một khởi đầu, giữa và kết thúc xác định với một mục tiêu rõ ràng.

Quản lý chương trình là khác nhau và thường rộng hơn nhiều. Người quản lý chương trình có thể giám sát nhiều dự án cùng một lúc, mỗi dự án có thể có nhóm dự án và người quản lý dự án riêng. Các dự án đó cùng nhau có thể là một phần của một chương trình lớn hơn được thiết kế để cung cấp một cái gì đó có giá trị cho tổ chức theo thời gian.

Mong đợi sự không chắc chắn

Các chương trình vốn không chắc chắn. Mặc dù bạn có thể biết bức tranh lớn là gì, nhưng nó chỉ là một tuyên bố về tầm nhìn khi bạn bắt đầu. Con đường chính xác làm thế nào để đến đó, và những dự án nào sẽ được yêu cầu trong một khoảng thời gian dài, là điều bạn phải làm khi bạn đi.

Bạn sẽ bắt đầu với việc lập kế hoạch chi tiết cho những gì bạn biết và xây dựng một bức tranh về cách giải quyết phần còn lại của nó khi bạn đến gần hơn. Dần dần mở rộng kế hoạch và phân phối của bạn cho đến khi bạn có thể đi xa hơn nữa.

Chặn thời gian đều đặn để lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Bạn cũng có thể sử dụng cơ hội này để đảm bảo rằng bạn vẫn đang đi đúng hướng để mang lại giá trị kinh doanh.

Coi chừng bị kiệt sức

Mặc dù một dự án có thể kết thúc sau một năm hoặc lâu hơn, các chương trình có thể kéo dài trên đường dường như vô thời hạn.

Các nhà quản lý chương trình cần bảo vệ đội của họ trước sự kiệt sức. Bạn có thể làm việc với tốc độ tối đa vô tận, vì vậy hãy đảm bảo nhân viên của bạn có đủ thời gian chết. Điều này nên bao gồm các khoảng thời gian yên tĩnh hơn tại nơi làm việc với ít giao hàng hơn và thời gian thích hợp ra khỏi văn phòng cho các kỳ nghỉ.

Quản lý nghỉ ốm chặt chẽ, xem báo cáo làm thêm giờ của bạn và cảnh giác với thực tế rằng phúc lợi của nhóm của bạn là tối quan trọng nếu bạn muốn cắt giảm sự tiêu hao và giữ những người tài năng của bạn cho cuộc sống của chương trình.

Bạn cần quản lý tốc độ

Khi bạn đang cung cấp một chương trình có ngày hoàn thành ở xa, bạn cần quản lý tốc độ của công việc.Nó rất khó để duy trì động lực trong nhiều năm, vì vậy vai trò của bạn với tư cách là người quản lý chương trình là sắp xếp các ưu tiên và dự án để có đầu ra có thể đo lường được phân phối thường xuyên.

Kết hợp các chiến thắng nhanh chóng và tiến bộ ổn định hướng tới các mục tiêu hình ảnh lớn hơn. Điều này giúp nhóm thấy bạn đang tiến về phía trước và đảm bảo rằng có một số câu chuyện thành công ngắn hạn để chia sẻ để giữ động lực cao. Cuối cùng, nó giúp các nhà đầu tư và quản lý điều hành thấy rằng có những tiến bộ đang được thực hiện.

Huấn luyện nhóm của bạn để thành công

Các chương trình thường cung cấp một cái gì đó mới lạ, độc đáo hoặc biến đổi cho một tổ chức. Một trong những thách thức khi thực hiện các loại sáng kiến ​​đó là bạn có thể không có kỹ năng trong nhà để có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ và dự án cần thiết.

Đó là OK OK và được mong đợi. Công việc của bạn với tư cách là người quản lý chương trình mới là đảm bảo bạn có thể nâng cao, đào tạo lại và phát triển những người bạn có để cùng nhau bạn có thể giải quyết tất cả các yêu cầu tài nguyên.

Có thể có một số lĩnh vực mà bạn chỉ cần một tài nguyên nhất định trong một khoảng thời gian giới hạn. Ví dụ, bạn sẽ huấn luyện một trong những nhân viên của mình cách lái xe nâng nếu đó là một kỹ năng bạn cần chỉ trong một tuần. Tuy nhiên, nếu bạn đang thay đổi cách quản lý sự hiện diện trực tuyến của công ty bạn, có lẽ sẽ có giá trị khi có các kỹ năng phát triển trang web trong nhà cùng với một số chuyên môn về phương tiện truyền thông xã hội hoặc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm. Đây là những kỹ năng mà doanh nghiệp sẽ dựa vào trong dài hạn.

Đưa ra quyết định về những điều bạn cần phải nhúng trong nhóm và nên thuê ngoài, sau đó đảm bảo chương trình của bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ đào tạo và tuyển dụng cần thiết để sẵn sàng quản lý đầu ra khi mỗi dự án phân phối.

Quản trị phức tạp hơn

Nếu bạn đến từ một nền tảng quản lý dự án, thì quản trị sẽ giành được một sự ngạc nhiên cho bạn. Nó hướng dẫn cách tổ chức và kiểm soát các cấu trúc chương trình và dự án để đảm bảo rằng việc ra quyết định được thực hiện đúng cách và đúng người có liên quan. Nó rất quan trọng để đảm bảo công việc đang được tiến triển theo cách phù hợp với trường hợp kinh doanh tổng thể, và nó giúp mọi người có trách nhiệm.

Quản trị cũng là cách mà văn phòng quản lý dự án và giám đốc điều hành cấp cao có thể đảm bảo rằng một chương trình đang đi đúng hướng để mang lại lợi ích. Nó cũng cung cấp một lộ trình chính thức để đóng cửa các dự án hoặc toàn bộ chương trình nếu có thể chứng minh rằng những lợi ích đó sẽ không còn đạt được.

Quản trị phức tạp hơn trong môi trường chương trình so với môi trường dự án. Ban dự án và các nhóm chỉ đạo thường có một thành viên cấp điều hành. Điều này được mong đợi vì kết quả cuối cùng từ một chương trình thường là chuyển đổi kinh doanh.

Lập kế hoạch khó khăn hơn

Các nhà quản lý dự án, những người tham gia vào một chương trình, thường sẽ kết hợp các kế hoạch dự án của họ với nhau, sau đó một nhóm quản lý chương trình, dưới sự chỉ đạo của bạn khi người quản lý chương trình gặp gỡ và các kế hoạch được tích hợp.

Nói thì dễ hơn là làm. Nó đòi hỏi xác định sự phụ thuộc giữa các dự án và nhiệm vụ dự án. Nó buộc bạn phải xem xét các yêu cầu tài nguyên cho toàn bộ chương trình và tung hứng các hoạt động cho phù hợp với sự sẵn có của những người chủ chốt.

Khi kế hoạch chương trình tích hợp của bạn được thiết lập, bạn có thể theo dõi nó trong biểu đồ Gantt hoặc công cụ phần mềm khác. Khi người quản lý dự án của bạn theo dõi các dự án của họ trong thời gian thực, bạn sẽ phải điều chỉnh kế hoạch chương trình, thông báo cho mọi người về những thay đổi và đánh vần điều này có ý nghĩa gì đối với lĩnh vực công việc của họ.

Bạn không cần phải lên kế hoạch cho mỗi dòng

Là người quản lý chương trình, bạn dựa vào người quản lý dự án của mình để lập kế hoạch chi tiết. Đó là thực tế hoặc mong muốn để bạn theo dõi một chương trình với hàng ngàn nhiệm vụ.

Bạn cần một cái nhìn tổng hợp, cấp cao về các dự án với đủ chi tiết để cho bạn biết liệu thứ gì đó sẽ có tác động ở cấp độ chương trình hay không.

Cách dễ nhất để làm điều này là với các ứng dụng phần mềm chuyên dụng. Cố gắng quản lý chương trình trị giá hàng triệu đô la của bạn trên một bảng tính cơ bản sẽ quá khó khăn.

Bạn cần phải ủy quyền

Tuy nhiên, bạn rất giỏi trong việc ủy ​​thác, trong vai trò quản lý chương trình có nghĩa là bạn cần phải làm tốt hơn nữa.

Tin tốt là bạn nên có một đội ngũ quản lý dự án và thậm chí bạn có thể có một văn phòng quản lý chương trình chuyên dụng để hỗ trợ thay đổi biến đổi của bạn.

Có rất nhiều việc phải làm trong một chương trình, và thiết lập nó để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận chuyển động di chuyển cùng nhau vào đúng thời điểm là một nỗ lực rất lớn. Bạn có thể làm một mình và bạn không nên thử. Hãy tính xem bạn cần bao nhiêu thời gian để bắt đầu chương trình và sau đó đảm bảo bạn có một đội ngũ sẵn sàng để hỗ trợ bạn.

Nếu bạn không có ai trong văn phòng quản lý chương trình của bạn, hãy yêu cầu ai đó được biệt phái vào nhóm quản lý chương trình. Có rất nhiều thứ để họ làm. Ví dụ, một người nào đó trong vai trò điều phối dự án sẽ được đặt hoàn hảo để cung cấp sự phối hợp cần thiết ở cấp chương trình, giải phóng bạn để tham gia vào các nhiệm vụ chiến lược.

Đừng yêu xung đột

Có rất nhiều chuỗi để chương trình. Từ các dự án với các bên liên quan khó khăn đến thời hạn dường như không thể thực hiện được, mỗi ngày sẽ mang đến cho bạn cơ hội cho xung đột. Cảnh giác với những điều làm gián đoạn hiệu suất dự án và sẵn sàng bước vào khi cần thiết để bắt đầu một tình huống xung đột trước khi nó bắt đầu.