Trả lời câu hỏi phỏng vấn về quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một kỹ năng thiết yếu trong bất kỳ nơi làm việc. Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng nhà tuyển dụng quan tâm đến việc bạn dành thời gian như thế nào và bạn mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhưng có nhiều thứ để quản lý thời gian hơn thế.

Sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan cũng có nghĩa là xác định những nhiệm vụ nào cần được thực hiện trước tiên, làm thế nào để tránh phiền nhiễu và làm thế nào để hoàn thành công việc khi các ưu tiên mới xuất hiện. Khi nhà tuyển dụng hỏi bạn câu hỏi trong một cuộc phỏng vấn về quản lý thời gian, họ đang cố gắng đánh giá cách bạn quản lý tài nguyên của mình và liệu bạn có thể linh hoạt và nhanh nhẹn trong khi vẫn tạo ra một sản phẩm chất lượng công việc.

Mẹo trả lời câu hỏi phỏng vấn quản lý thời gian

Được chuẩn bị với một câu trả lời kỹ lưỡng, chi tiết được suy luận cẩn thận sẽ gây ấn tượng với một người quản lý tương lai. Đề cập đến cách bạn xử lý các khía cạnh khác nhau của quản lý thời gian sẽ khiến bạn khác biệt với các ứng cử viên khác, đặc biệt nếu bạn cung cấp các ví dụ cụ thể.

Ưu tiên hàng ngày

Nhà tuyển dụng muốn biết bạn có thể xử lý các công việc của mình mỗi ngày mà không cần được nói trực tiếp từng bước về những việc cần làm. Họ cũng muốn biết bạn có thể quản lý để ưu tiên công việc phù hợp. Bạn có thể thực hiện điều này trong câu trả lời của mình bằng cách nói rằng bạn tạo một danh sách việc cần làm mới cho mình vào đầu mỗi ngày làm việc, được sắp xếp theo thời hạn và theo mức độ quan trọng. Vì bạn biết rằng những bất ngờ và gián đoạn có thể xảy ra, bạn tạo ra ba "chiến thắng bắt buộc" cho chính mình về những nhiệm vụ cần hoàn thành vào cuối ngày làm việc.

Bạn cũng có thể giải thích cách bạn sử dụng Quy tắc 80/20 Quy tắc (còn được gọi là Nguyên tắc Pareto của Nguyên tắc) để ưu tiên các công việc. Quy tắc 80/20 quy định rằng, trong bất kỳ dự án nào, 20% hoạt động mang lại 80% kết quả. Thông thường, 10% đầu tiên và 10% cuối cùng dành cho một dự án tiêu tốn nhiều tài nguyên nhất và tốn nhiều công sức nhất. Do đó, bạn có thể giải thích cách bạn sắp xếp thời gian để có thể tập trung hoàn toàn vào các giai đoạn quan trọng nhất của bất kỳ dự án cụ thể nào (thông thường, bắt đầu và kết thúc / triển khai).

Tránh đa nhiệm

Mặc dù đã có lúc nhân viên có thể làm nhiều việc cùng một lúc được coi trọng, nhưng các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng đa nhiệm nói chung, được đánh giá rất cao. Quá thường xuyên, những người cố gắng hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc kết thúc công việc cẩu thả, mất thời gian họ đã lưu lại khi họ bị buộc phải sửa lỗi.

Một yếu tố quan trọng của quản lý thời gian hiệu quả là khả năng sắp xếp thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm. Nếu bạn có thể chứng minh, với một hoặc hai ví dụ, khả năng của bạn để thực hiện các nhiệm vụ công việc đơn lẻ một cách hiệu quả, bạn sẽ mang đến cho người phỏng vấn ấn tượng thuận lợi rằng bạn dành riêng để cung cấp công việc chất lượng.

Thời hạn họp

Đáp ứng thời hạn quan trọng là một khía cạnh quan trọng trong công việc của bạn. Khi một nhà tuyển dụng tiềm năng hỏi cách bạn xử lý thời hạn, hãy nhấn mạnh sự hiểu biết của bạn về các quy trình và tầm quan trọng của việc làm việc phía trước. Ví dụ, câu trả lời của bạn có thể là bạn làm việc lạc hậu so với thời hạn khi lập kế hoạch tiếp cận dự án, chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và đặt thời hạn nhỏ cho mỗi nhiệm vụ dẫn đến ngày đáo hạn chung của dự án. Theo cách đó, bạn liên tục đạt được tiến bộ mỗi ngày và bạn đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.

Xử lý gián đoạn

Gián đoạn và phiền nhiễu là phổ biến ở nơi làm việc. Khả năng chặn chúng và xử lý chúng một cách thích hợp là mấu chốt cho hiệu suất tổng thể của bạn. Nhà tuyển dụng đang tìm kiếm những người lao động có thể thiết lập ranh giới vững chắc, giữ cho họ không bị phân tâm trong công việc bởi các đồng nghiệp hoặc các trang web vui vẻ. Các chiến lược đề cập bạn đưa ra, chẳng hạn như đeo tai nghe để chặn trò chuyện, đặt khối trên máy tính của bạn trong một số "thời gian làm việc" cốt lõi nhất định và hạn chế tin đồn làm mát bằng nước.

Cân bằng cuộc sống công việc

Đối với một người chủ tốt, việc đảm bảo nhân viên được cân bằng và không bị căng thẳng hay kiệt sức là điều quan trọng đối với tinh thần và năng suất của công ty. Khi nhà tuyển dụng hỏi về điều này, họ không tìm kiếm ai đó để nói "công việc là cuộc sống của tôi" hoặc họ không có sở thích hay nghĩa vụ bên ngoài nơi làm việc; các nhà quản lý biết rằng không lành mạnh. Thay vào đó, hãy tập trung câu trả lời của bạn vào cách bạn nỗ lực hết mình trong công việc và hoàn toàn có mặt trong khi bạn ở trên đồng hồ, và hiệu quả của bạn cho phép bạn ngắt kết nối khi bạn ở nhà.

Các câu hỏi quản lý thời gian có thể khó, vì các nhà quản lý đang tìm kiếm nhiều thông tin hơn là cách bạn sử dụng thời gian của mình. Tập trung câu trả lời của bạn vào những yếu tố quan trọng này để chứng minh hiệu quả và năng suất của bạn.