Cách thiết kế tài liệu bán hàng của bạn

Internet đã có rất nhiều tác động đáng kể đến cách thức bán hàng hoạt động, nhưng có một hiệu ứng mà bạn có thể chưa xem xét mặc dù nó khá cơ bản: chuyển các hoạt động bán hàng của bạn sang Internet có nghĩa là bạn bán nhiều hơn ở dạng văn bản trái ngược để hình thức bằng lời nói. Điều đó có nghĩa là khả năng viết hiệu quả là quan trọng hơn bao giờ hết đối với nhân viên bán hàng.

Bố trí

Giọng điệu, âm lượng và cao độ của bạn có ảnh hưởng rất lớn đến cách mọi người cảm nhận về cách bạn nói. Theo cách tương tự, cách bạn chọn để định dạng các phần viết của mình có thể còn quan trọng hơn nhiều so với các từ bạn viết. Rốt cuộc, nếu tài liệu được định dạng rất tệ, khách hàng tiềm năng của bạn có thể ném nó ra mà không cần đọc nó. Khi điều đó xảy ra, việc có doanh số thuyết phục nhất trên thế giới không giúp ích được chút nào.

Cách bạn bố trí và định dạng những thứ bạn viết có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng đọc của họ. Khi bạn chọn một cuốn sách kỹ thuật cao, khó đọc và mở nó ra một trang ngẫu nhiên, có thể bạn sẽ thấy rất nhiều đoạn văn dài được xếp sát nhau, trong loại nhỏ. Thay vào đó, hãy chọn một cuốn sách dành cho việc đọc nhẹ và có thể bạn sẽ thấy các đoạn ngắn hơn với nhiều khoảng trống ở giữa. Về cơ bản, các câu và đoạn văn của bạn càng ngắn, chúng sẽ càng dễ đọc hơn. Các đoạn văn ngắn cung cấp cho người đọc nhiều khoảng nghỉ giữa các khái niệm bạn đang trình bày.

Họ giữ cho mỗi đối số ngắn gọn và đơn giản nhất có thể. Các đoạn văn dài trình bày rất nhiều thông tin trong một đoạn lớn có thể khiến người đọc khó tiêu hóa hơn nhiều. Đoạn văn của bạn càng dài, bạn càng đòi hỏi nhiều độc giả của mình.

Với bất kỳ loại tài liệu bán hàng nào, bạn muốn làm cho nó dễ dàng và dễ chịu nhất có thể cho độc giả của bạn. Điều đó có nghĩa là bám vào các đoạn văn ngắn hơn, sử dụng một phông chữ đủ lớn để dễ đọc. Cũng tốt hơn khi sử dụng phông chữ serif, mắt dễ xử lý hơn phông chữ sans serif. Bao gồm nhiều khoảng trắng, vì nó dễ chịu hơn cho mắt. Điều đó bao gồm việc tránh sử dụng lề phải hợp lý trên tài liệu của bạn - nó cắt giảm khoảng trắng và làm cho đoạn văn của bạn trông dày đặc hơn.

Vì vậy, đoạn văn của bạn nên ngắn như thế nào? Điều đó phụ thuộc vào bản chất của tài liệu bán hàng của bạn. Phương tiện truyền thông xã hội và các bài đăng trên blog "trêu ghẹo" thực sự nên sử dụng các đoạn rất ngắn - 2 đến 3 câu cho mỗi đoạn, ngọn. Bản tin email và thư bán hàng có thể có các đoạn dài hơn một chút, nhưng hãy giữ chúng ở phía ngắn. Một đề xuất bán hàng có thể có các đoạn dài hơn một chút vì điều quan trọng đối với các tài liệu này là trông chuyên nghiệp; các đoạn dài hơn, dày đặc hơn mang lại cảm giác chuyên nghiệp hơn cho một tài liệu.

Sách trắng và bài viết chuyên sâu trên blog nên nằm ở đâu đó giữa email và đề xuất bán hàng theo chiều dài đoạn văn.

Phông chữ

Khi chọn phông chữ, hãy giới hạn hai phông chữ khác nhau cho mỗi tài liệu – một phông chữ cho các tiêu đề và một phông chữ khác cho văn bản cơ thể. Vì các tiêu đề có xu hướng ở kích thước phông chữ lớn hơn, nên sử dụng phông chữ sans serif cho chúng; văn bản loại lớn hơn làm cho chúng có thể đọc đủ. Tránh xa các phông chữ thực sự khác thường hoặc kỳ quặc, như kiểu chữ thảo hoặc phông chữ Gothic, khó đọc hơn và có thể trông ngớ ngẩn, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Sử dụng văn bản in đậm và in nghiêng để nhấn mạnh là một lựa chọn tốt hơn so với tất cả các chữ hoa hoặc gạch chân, cũng có thể khó đọc hơn.

Ôn tập

Khi bạn đã viết xong một tài liệu, hãy đặt nó sang một bên trong vài giờ và làm việc khác. Khi bạn quay lại tài liệu, hãy nhặt nó lên và chỉ lướt qua toàn bộ thay vì đọc nó qua. Nó trông như thế nào với bạn? Thoạt nhìn, bản năng của bạn có nói với bạn rằng tài liệu này sẽ dễ đọc không? Là phông chữ đủ lớn và đủ đơn giản để nhận một số từ thậm chí chỉ cần liếc qua nó? Là các tiêu đề rõ ràng và đủ khác với văn bản cơ thể để nhảy ra khỏi bạn?

Đây là tất cả những phẩm chất mà bạn muốn xây dựng trong các tài liệu bán hàng của mình. Rốt cuộc, để khách hàng tiềm năng và khách hàng đọc những tài liệu như vậy là đủ khó khăn mà không cần thêm vào thách thức.