Cách tổ chức giấy tờ của bạn

Thời gian duy nhất bạn dường như nghĩ về các tài liệu quan trọng của bạn là khi bạn cần chúng. Và, đôi khi, bạn không thể tìm thấy chúng khi bạn cần vì bạn không có một hệ thống tập trung và có tổ chức để lưu trữ các tài liệu quan trọng của bạn và / hoặc lần cuối bạn cần chúng, bạn chỉ cần ném nó trở lại biển giấy tờ trong văn phòng nhà của bạn thay vì đặt nó trở lại nơi nó thuộc về.

Bắt đầu

Với tất cả các giấy tờ quan trọng của bạn trải khắp nhà của bạn, bạn lãng phí rất nhiều thời gian và năng lượng để tìm kiếm chúng. Bạn cũng có nguy cơ mất một số trong số họ hoàn toàn. Nhưng với một vài bước đơn giản, bạn có thể sắp xếp các tài liệu giấy quan trọng của mình trong một giờ vào cuối tuần này!

Bạn sẽ cần một tủ hồ sơ hai ngăn kéo nhỏ hoặc hộp tệp treo di động, các tệp treo nhiều màu (6 màu khác nhau), các thư mục trên tab thứ ba được cắt bằng manila và két an toàn chống cháy (tùy chọn). Hoặc bạn có thể mua một chất kết dính lớn và chèn tab. Khi bạn đã nhận được hàng hóa ở đây là sáu bước bạn sẽ thực hiện để sắp xếp giấy tờ của mình.

Thu thập tài liệu của bạn

Trước khi bạn có thể sắp xếp tất cả các tài liệu quan trọng của mình, bạn phải định vị chúng. Đôi khi nói thì dễ hơn làm.

Kiểm tra văn phòng tại nhà của bạn trong các ngăn kéo và giấy tờ xếp trên bàn hoặc bàn của bạn. Kiểm tra đống giấy làm lộn xộn mặt bàn bếp cũng như ngăn kéo và giỏ bếp. Nhìn vào tủ quần áo phòng ngủ và đầu giường của bạn (bạn có thể đã để chúng ở đó vào buổi sáng và quên chúng). Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, hãy kiểm tra ví hoặc cặp của bạn để biết các tài liệu quan trọng mà bạn vô tình vẫn mang theo.

Phân loại

Các tài liệu quan trọng nhất thuộc một trong sáu loại sau đây. Sắp xếp tất cả các tài liệu thu thập của bạn như sau:

1. Hồ sơ nhà và tài sản - thế chấp, chứng thư tài sản, dự án và biên lai cải tạo nhà, hướng dẫn sử dụng và bảo hành thiết bị, thông tin thuế tài sản, chính sách bảo hiểm nhà và hướng dẫn sử dụng
2. Hồ sơ tự động - tiêu đề, hồ sơ bảo trì, chính sách và thông tin bảo hiểm, thông tin cho vay và hồ sơ thanh toán
3. Hồ sơ sức khỏe - chính sách bảo hiểm, hướng dẫn sử dụng bảo hiểm y tế, giải thích về quyền lợi y tế, hóa đơn bác sĩ, danh sách kê đơn, thông tin chi tiêu linh hoạt, biên lai y tế, chỉ thị y tế, chính sách bảo hiểm nhân thọ

1. Các báo cáo tài chính - báo cáo ngân hàng, báo cáo thuế, hồ sơ khấu trừ thuế, hồ sơ đầu tư, hồ sơ cho vay, sao kê thẻ tín dụng
2. Hồ sơ điện tử - hợp đồng điện thoại di động và hướng dẫn sử dụng; biên lai bán hàng và bảo hành cho máy tính, máy tính xách tay và iPad; kế hoạch cáp và Internet và hóa đơn; hướng dẫn bán hàng và bộ định tuyến không dây
3. Hồ sơ cá nhân - giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng nhận ly hôn, giấy tạm giữ, thông tin an sinh xã hội, hồ sơ tiêm chủng, hộ chiếu, hồ sơ nghĩa vụ quân sự, hồ sơ rửa tội và xác nhận, di chúc, kế hoạch mai táng và thông tin về nơi chôn cất. Nếu bạn có vật nuôi, bạn cũng có thể bao gồm các tài liệu quan trọng của họ như thông tin thú y và vắc-xin trong danh mục này.

Tìm tài liệu quan trọng của bạn

Hầu hết các tài liệu quan trọng của bạn có thể được lưu trữ trong một tủ hồ sơ thông thường hoặc hộp tập tin treo di động. Có vài. Tuy nhiên, điều đó thực sự nên được lưu trữ trong một tùy chọn lưu trữ an toàn chống cháy hoặc bên ngoài như hộp ký gửi an toàn.

Tài liệu quan trọng là tài liệu sẽ rất khó khăn hoặc rất tốn thời gian để thay thế. Chúng có thể chứa thông tin cá nhân nhạy cảm có thể bị xâm phạm trong trường hợp đột nhập hoặc cướp. Trong trường hợp, nhà của bạn đã bị phá hủy bởi hỏa hoạn hoặc lũ lụt, bạn muốn những tài liệu quan trọng này vẫn còn nguyên vẹn.

Đối với hầu hết mọi người, các tài liệu sau đây sẽ được coi là quan trọng: thông tin an sinh xã hội, giấy khai sinh, chính sách bảo hiểm cùng với thông tin liên lạc của đại lý, di chúc, tài sản, quyền sở hữu xe, hộ chiếu của bạn và bất kỳ hợp đồng hoặc thỏa thuận nào cần chữ ký gốc của bạn.

Tạo một danh sách tổng thể của tất cả các tài liệu quan trọng bạn đặt trong két an toàn chống cháy của bạn hoặc trong tùy chọn lưu trữ ngoại vi.

Sao y Ví của bạn

Hầu hết chúng ta mang thông tin quan trọng trong ví mỗi ngày. Bạn có biết mọi thứ trong ví của mình không? Bạn sẽ làm gì nếu ví của bạn bị mất hoặc bị đánh cắp?

Tạo bản sao giấy phép lái xe, thẻ nhà tài trợ, thẻ bảo hiểm y tế, thẻ thành viên như thẻ khách hàng thân thiết của cửa hàng tạp hóa, câu lạc bộ kho, và quan trọng nhất là tất cả thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ (sao chép trước và sau). Giữ các bản sao này với các tài liệu giấy quan trọng khác của bạn:

Bước năm: Tạo một hệ thống nộp đơn giản

Hệ thống nộp đơn càng đơn giản, bạn càng có nhiều khả năng sử dụng nó trên cơ sở nhất quán. Lấy từng loại tài liệu quan trọng và gán cho nó một màu tệp treo:

• Hồ sơ nhà và tài sản
• Hồ sơ tự động
• Hồ sơ sức khỏe
• Các báo cáo tài chính
• Hồ sơ điện tử
• Hồ sơ cá nhân

Thêm số lượng tệp treo thích hợp vào hệ thống lưu trữ của bạn cho số lượng tài liệu bạn có trong mỗi danh mục.

Sử dụng các thư mục manila và tạo một thư mục cho từng tài liệu riêng lẻ trong mỗi danh mục. Đặt các thư mục trong phần tập tin treo màu thích hợp.

Nếu bạn đã mua một chất kết dính ba vòng lớn và chèn tab, hãy gắn nhãn các tab có tên bản ghi ở trên, lỗ giấy đục lỗ tất cả các tài liệu và sắp xếp chúng. Nếu giấy không nên đục lỗ giấy, lỗ giấy sẽ đục một thư mục và đặt tài liệu vào thư mục.

Bây giờ, nếu giấy tờ không phải là thứ của bạn thì đây có thể là một khoảnh khắc giải phóng cho bạn. Bạn có thể quét tất cả các tài liệu này, lưu chúng vào ổ cứng và sau đó hủy tất cả. Nhưng sử dụng theo ý riêng của bạn vì một số giấy tờ tốt hơn là lưu lại. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn.

Đang duy trì

Bây giờ các giấy tờ quan trọng của bạn được tổ chức giữ cho chúng có tổ chức. Mỗi tháng khi bạn thanh toán hóa đơn, hãy gửi bất kỳ tài liệu mới nào trong phần thích hợp của hệ thống nộp đơn của bạn. Đồng thời, tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào bạn đã xóa khỏi hệ thống trong tháng vẫn có thể nằm ngoài hệ thống lưu trữ. Nộp lại chúng. Ít nhất hai lần một năm, xem xét các tài liệu trong hệ thống nộp đơn của bạn để xem liệu có thể bị thanh trừng không. Một lịch trình tốt để làm theo là vào đầu năm và cuối mỗi năm học.

Với một chút nỗ lực, bạn có thể gặt hái những lợi ích lâu dài bằng cách tổ chức các tài liệu giấy quan trọng của bạn.

Do Elizabeth McGrory biên soạn.