Làm thế nào để tạo một tin nhắn nghỉ sinh

Tạo ra câu trả lời ngoài văn phòng là rất quan trọng, đặc biệt là khi nghỉ sinh. Tin nhắn tạo ra một ranh giới cá nhân thông báo cho người gửi rằng bạn sẽ không có mặt trong thời gian nghỉ phép của bạn và thông báo cho họ về những người mà họ có thể liên lạc trong thời gian bạn vắng mặt. Thiết lập điều này sớm có thể cho phép bạn tạo một ghi chú có mục đích. Bằng cách này, bạn sẽ cảm thấy tự tin vào tin nhắn của mình, và đồng nghiệp và khách hàng của bạn sẽ cảm thấy được chăm sóc.

Đây là một lời giải thích để giúp bạn hiểu tầm quan trọng của thông điệp của bạn và lý do tại sao bạn nên sắp xếp thời gian để làm việc với nó.

Nó đặt kỳ vọng cho mọi người

Thời gian nghỉ thai sản bạn sinh sau khi em bé chào đời là riêng tư và rất đặc biệt. Những khoảnh khắc với trẻ sơ sinh của bạn không bao giờ có thể được lấy lại. Do đó, điều quan trọng là phải bảo vệ giai đoạn này trong cuộc sống của bạn.

Bạn biết cảm giác thế nào khi nhận được email công việc khi đi nghỉ phải không? Bạn cảm thấy bắt buộc phải gửi trả lời nhanh chóng. Nhưng trong khi nghỉ phép, bạn không thực sự có thời gian cho việc đó. Ngoài ra, trả lời nhanh có thể giải quyết vấn đề lớn hơn.

Bạn đang chào đón một thành viên mới vào gia đình của bạn. Thời gian gắn kết này sẽ được lấp đầy bằng những đêm mất ngủ, một lịch trình không thể đoán trước, hồi phục, các cuộc hẹn với bác sĩ, du khách, và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, sẽ có một lượng thay đổi tốt mà bạn muốn quản lý. Viết email trong những điều kiện này sẽ không tạo ra công việc tốt nhất của bạn.

Tin nhắn "ngoài văn phòng" của bạn sẽ bảo vệ bạn khỏi sự gián đoạn công việc cũng như các email được suy nghĩ kém.

Thiết lập ranh giới là quan trọng trong thời gian này. Để giúp cuộc sống công việc của bạn được giữ vững, hãy xác định rằng trẻ sơ sinh của bạn và mọi thứ đi kèm với niềm vui là ưu tiên hàng đầu. Khi bạn tạo đúng thông điệp ngoài văn phòng, mọi người sẽ hiểu mức độ ưu tiên hiện tại của bạn là gì và sẽ tôn trọng ranh giới mà nó đặt ra.

Vậy làm thế nào để bạn tạo ra một thông điệp tuyệt vời để giúp bảo vệ một thời gian đặc biệt như vậy?

Cung cấp cho bạn tin nhắn ngoài văn phòng

Khi có thai khoảng 26 tuần, hãy bắt đầu làm việc với tin nhắn ngoài văn phòng. Nếu được cung cấp tùy chọn để lưu tiêu đề cho việc này, hãy đặt tiêu đề là "Nghỉ thai sản - Ra khỏi văn phòng".

Chuẩn bị tin nhắn trước thời hạn cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn những gì tin nhắn của bạn sẽ nói.

Bạn là người biết cách thực hiện công việc của mình, người sẽ đảm nhận trách nhiệm của bạn và khi nào bạn có thể trở lại văn phòng. Quyết định xem bạn có muốn bao gồm một ngày hoặc tuần làm việc cụ thể không, hoặc xem xét không đề cập đến một ngày nếu bạn không chắc chắn. Nếu bạn không liệt kê một người cụ thể mà người gửi có thể liên hệ, hãy quyết định xem bạn có muốn cung cấp email và / hoặc số điện thoại của người quản lý không.

Tạo tin nhắn sớm giúp bạn tiết kiệm, sử dụng lao động và thời gian liên lạc của bạn. Bạn có thể cần phải rời khỏi văn phòng bất ngờ (để sinh em bé); kết quả là, có một thông điệp được chuẩn bị sẽ cung cấp cho quản trị viên CNTT hoặc người quản lý của bạn một thông điệp để sử dụng. Bạn có muốn IT hoặc người quản lý của bạn thiết lập âm báo của tin nhắn này không? Quái gì không! Hơn nữa, thông điệp được tạo bởi nhà tuyển dụng của bạn có thể không phản ánh ngôn ngữ hoặc thông điệp bạn muốn truyền tải đến các liên hệ của bạn. Nó cũng có thể gây nhầm lẫn hoặc hiểu lầm với khách hàng, đặc biệt là khi ra ngoài trong một khoảng thời gian dài.

Thông báo cho người quản lý của bạn khi tin nhắn của bạn hoàn tất. Họ sẽ rất thích nghe rằng bạn đã chuẩn bị cho lối ra của mình và có một điều ít hơn họ sẽ cần phải làm để hỗ trợ bạn.

Những điều cần bao gồm trong tin nhắn của bạn

Dưới đây là một tin nhắn ngoài văn phòng mẫu bạn có thể sử dụng. Khi bạn kích hoạt thư trong phần mềm email của mình, nó sẽ tự động trả lời mọi email được gửi cho bạn trong một thời gian được chỉ định.

Tùy thuộc vào bạn nếu bạn muốn thông báo cho người nhận biết bạn đang ở đâu. Bạn có thể chỉ cần nói rằng bạn ra khỏi văn phòng, hoặc bạn có thể thông báo rằng bạn đang trong thời gian nghỉ thai sản. Bạn cũng có thể sử dụng một biến thể của thông báo email này cho các kỳ nghỉ dài hoặc các chuyến công tác.

Nơi bạn nhìn thấy (dấu ngoặc đơn), chèn các từ hoặc cụm từ thích hợp cho trường hợp của bạn.

Tin nhắn cho bà mẹ nghỉ việc ngoài văn phòng (Phiên bản văn bản)

Cảm ơn vì lá thư của bạn! Tôi ra khỏi văn phòng nghỉ thai sản cho đến khi (ngày bạn dự kiến ​​sẽ trở lại).

Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ (tên của đồng nghiệp bao gồm cho bạn, với chi tiết liên lạc, email của người quản lý hoặc số điện thoại).

(Nếu bạn có một số dự án nhất định, bạn bao gồm danh sách tên dự án và người bảo vệ bạn).

Nếu vấn đề của bạn không khẩn cấp, tôi sẽ trả lời email của bạn khi tôi trở về.

Trân trọng, (Tên của bạn)