Bao lâu nhân sự phải giữ tập tin nhân viên

Một trong những điều quan trọng về Nhân sự là chúng tôi có hàng tấn giấy tờ. Tấn và tấn và tấn. Cấp, rất nhiều trong số đó là điện tử những ngày này, nhưng nguyên tắc vẫn còn. Nhân sự làm hồ sơ lưu trữ. Và, chúng ta cần giữ những hồ sơ đó, nhưng trong bao lâu?

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để lưu trữ hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng luật pháp tiểu bang có thể thay đổi từ các hướng dẫn này. Nếu luật tiểu bang và luật Liên bang mâu thuẫn, luôn giữ hồ sơ dựa trên yêu cầu nào dài hơn. Tốt hơn là giữ một cái gì đó quá lâu chứ không đủ dài.

Tuyển dụng hồ sơ

Bạn cần lưu tất cả các sơ yếu lý lịch, ghi chú phỏng vấn, đơn xin việc và thông báo tuyển dụng, và thậm chí một hồ sơ tìm kiếm của bạn thông qua hệ thống theo dõi ứng viên của bạn trong một năm sau khi quyết định đưa ra lời mời làm việc. Vì vậy, nếu bạn phỏng vấn một ứng viên, và toàn bộ quá trình kéo dài trong ba tháng, phải đến khi quyết định tuyển dụng cuối cùng được đưa ra thì đồng hồ mới bắt đầu tích tắc.

Tại sao bạn phải làm điều này? Nếu bất cứ ai từng đặt câu hỏi về quyết định tuyển dụng của bạn, bạn sẽ cần chứng minh rằng bạn không phân biệt đối xử bất hợp pháp dưới bất kỳ hình thức, hình dạng hoặc hình thức nào. Các luật như Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ, Tiêu đề VII và nhiều luật khác yêu cầu bạn phải chứng minh bạn tuân thủ. Duy trì những hồ sơ này giúp bạn làm điều này.

Hồ sơ kiểm tra ma túy

Nếu bạn yêu cầu xét nghiệm ma túy cho việc làm trước, đó là một phần của hồ sơ tuyển dụng và bạn nên giữ một bản sao kết quả trong một năm. Nếu bạn làm xét nghiệm ma túy bổ sung, cho dù do sự cố tại nơi làm việc hoặc là một phần của kiểm tra ngẫu nhiên, bạn cũng cần duy trì các hồ sơ này trong một năm. Tuy nhiên, nếu bạn phải tuân theo các quy định của Bộ Giao thông vận tải, thì khung thời gian tối thiểu cho hồ sơ kiểm tra ma túy là năm năm.

Bảng lương / Timecards, v.v.

Luật pháp yêu cầu bạn duy trì các hồ sơ này trong ba năm, nhưng các vụ kiện gần đây có nghĩa là bạn sẽ thông minh hơn nếu giữ chúng lâu hơn. Bạn muốn duy trì một hồ sơ về mỗi nhân viên được trả bao nhiêu và họ đã làm việc bao nhiêu giờ cho toàn bộ nhiệm kỳ của họ tại công ty bạn. Giữ hồ sơ của bạn trong ít nhất năm năm sau khi nhân viên rời đi, bất kể lý do.

Tất nhiên, đối với nhân viên được miễn thuế, bạn không cần phải duy trì hồ sơ thời gian, vì lương của họ là như nhau bất kể số giờ làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn từng phân loại sai một nhân viên là được miễn khi cô ấy không được miễn, thì những hồ sơ làm việc trong giờ này có thể hướng dẫn bạn trả nợ ngoài giờ. Hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm cách công ty tính lương. Chẳng hạn, bạn cần theo dõi xem đó là mức lương thẳng, tiền lương cộng với hoa hồng, làm thêm giờ, làm việc hay trả lương theo giờ.

Bạn cần phải làm điều này không chỉ cho các câu hỏi về lương và thuế mà nhiều quyết định khác dựa vào số giờ làm việc. Chẳng hạn, tính đủ điều kiện cho FMLA phụ thuộc vào số giờ làm việc trong một năm. Nếu bạn có một nhân viên được miễn bán thời gian, bạn có thể muốn xem xét yêu cầu ghi lại thời gian để xác định đủ điều kiện FMLA. Bạn cũng cần phải có khả năng chứng minh rằng bạn đã trả lương cho nhân viên của mình cho tất cả số giờ họ làm việc.

Mẫu I-9

Duy trì Mẫu I-9 của nhân viên, được lưu trữ riêng biệt khỏi hồ sơ nhân sự của bạn, trong ba năm sau khi bạn thuê nhân viên và trong một năm sau khi chấm dứt việc làm, tùy theo ngày nào muộn hơn.

Thông tin về quyền lợi sức khỏe / lương hưu

Bạn cần lưu giữ hồ sơ về các kế hoạch của mình cho tất cả các lợi ích của bạn trong tối thiểu sáu năm. Tòa án đã tuyên bố rằng nếu một nhân viên kiện bạn, nói rằng anh ta hoặc cô ta xứng đáng được hưởng lương hưu cao hơn, thì đó là trách nhiệm của người sử dụng lao động để chứng minh rằng họ không nợ nhiều hơn, không phải là trách nhiệm của nhân viên để chứng minh rằng họ làm. Giữ tất cả những mô tả kế hoạch tóm tắt.

Nếu bạn có nhân viên cũ đủ điều kiện tham gia COBRA, mở rộng lợi ích sức khỏe của họ, bạn cũng nên giữ những hồ sơ đó trong sáu năm để đảm bảo an toàn. Luật không quy định việc giữ lại, nhưng vì điều này có thể áp dụng theo Đạo luật An ninh Thu nhập Nghỉ hưu của Nhân viên (ERISA), luật này yêu cầu giữ lại trong sáu năm. Để an toàn, đừng ném những hồ sơ đó ra.

Hồ sơ FMLA

Khi một nhân viên yêu cầu FMLA, bạn cần giữ dấu vết giấy đó, ngay cả khi bạn từ chối nghỉ phép trong ba năm. Hãy chắc chắn rằng bạn theo dõi thời gian nghỉ phép của mỗi nhân viên - khi nào nó bắt đầu và thời gian được sử dụng. Nếu nhân viên có FMLA không liên tục, hãy đảm bảo bạn theo dõi mỗi lần nghỉ phép và ghi lại số giờ được sử dụng. Ngày và số giờ nên được ghi lại. Hãy nhớ rằng, nghỉ phép không liên tục có thể được sử dụng trong một vài giờ trong một ngày, hoặc một vài ngày trong một tuần. Tài liệu tất cả và giữ những hồ sơ.

Hãy nhớ rằng, đây không phải là một danh sách toàn diện và chỉ áp dụng cho các đạo luật Liên bang. Bạn có thể phải tuân theo luật lưu giữ hồ sơ bổ sung nếu, ví dụ, bạn là nhà thầu Liên bang hoặc tiểu bang của bạn có các tiêu chuẩn khác nhau. Khi nghi ngờ, đừng vứt nó đi.

Bạn có thể truy cập các tài nguyên bổ sung về lưu trữ hồ sơ và báo cáo bắt buộc tại Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực (SHRM).

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi khán giả trên toàn thế giới, và luật và quy định về việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo rằng các giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.