10 thói quen của người quản lý dự án thành công

Tại sao một số nhà quản lý dự án nhất định đưa dự án của họ đúng thời hạn, ngân sách và với khách hàng hài lòng trong khi những người khác gặp khó khăn? Hãy cùng xem xét mười thói quen mà các nhà quản lý dự án rất thành công chia sẻ để tìm hiểu.

Những thói quen này được đề cập nhiều lần trong các đánh giá hiệu suất và trong các đánh giá cuối dự án nơi khách hàng, nhóm hoặc nhà tài trợ đang cung cấp phản hồi cho người quản lý dự án.

Bạn không cần phải có mười năm kinh nghiệm để cung cấp thành công mọi lúc. Bằng cách thay đổi thói quen của bạn và cải thiện các kỹ năng của bạn, bạn có thể cải thiện đáng kể cơ hội để dự án của bạn thành công và cũng cho bản thân một thời gian ít căng thẳng hơn trong công việc.

Sử dụng đội ngũ phù hợp

Các nhà quản lý dự án hiệu quả và thành công nhất biết khả năng của các thành viên trong nhóm của họ. Nó có nghĩa là họ có thể phân bổ công việc phù hợp cho đúng người.

Sử dụng tài nguyên sai cho một nhiệm vụ có thể dẫn đến nó mất nhiều thời gian hơn hoặc được thực hiện kém. Nó giúp biết được điểm mạnh và điểm yếu của các cá nhân làm việc với bạn để bạn có thể phân bổ chúng tốt nhất cho các nhiệm vụ dự án.

Quản lý các vấn đề dự án

Tất cả các dự án gặp vấn đề theo thời gian. Các nhà quản lý dự án thành công don don hãy để nó làm họ lo lắng. Họ biết các quy trình để quản lý vấn đề và cũng là cách tốt nhất để xử lý các vấn đề khi chúng phát sinh.

Bạn cũng có thể làm điều đó mà. Khi bạn biết cách đánh giá một vấn đề của dự án, bạn sẽ thấy rằng quản lý vấn đề trở thành một thói quen dễ dàng để kết hợp với thói quen hàng tuần của bạn. Dành một chút thời gian để xem qua nhật ký vấn đề của bạn mỗi tuần và bạn sẽ sớm thấy rằng đó là một công việc dễ dàng để luôn đứng đầu trong việc quản lý các vấn đề.

Đối phó với những thay đổi

Các dự án được thiết kế để thay đổi mọi thứ, nhưng loại thay đổi đó đang xảy ra với người khác! Nó khó khăn hơn để quản lý thay đổi nhắm thẳng vào nhóm dự án, làm đảo lộn tiến độ dự án chi tiết và tạo ra công việc mới và cả đống cập nhật tài liệu.

Các nhà quản lý dự án thành công có một quy trình quản lý thay đổi mà họ tuân theo. Thực hiện theo các bước được xác định giúp dễ dàng biến bất kỳ hành động nào thành thói quen vì nó có cấu trúc và lặp đi lặp lại.

Quy trình quản lý thay đổi trông như thế này:

• Nhận thông tin về sự thay đổi.
• Đánh giá sự thay đổi.
• Thiết lập bao nhiêu công việc sẽ được thực hiện để thay đổi.
• Chuẩn bị một đề nghị về việc nó có đáng để đi trước.

Sau khi bạn đã chuẩn bị một đề xuất, hãy yêu cầu nhà tài trợ của bạn đưa ra quyết định về việc bạn có nên kết hợp thay đổi hay không. Bạn có thể tự phê duyệt một số thay đổi nhỏ miễn là chúng nằm trong cấp độ chuyển tiền và quyền hạn của bạn. Các nhà quản lý dự án thành công biết rằng đối phó với các thay đổi là một phần của công việc và họ có kế hoạch đối phó với chúng khi và khi chúng phát sinh.

Quản lý chi phí dự án

Rất có khả năng dự án của bạn sẽ phải chịu chi phí, ngay cả khi bạn không có quyền kiểm soát toàn bộ chuỗi ví. Có thể quản lý các yếu tố tài chính trong sự kiểm soát của bạn phải là một thói quen. Nếu bạn không tiếp cận nó thường xuyên và thường xuyên, bạn sẽ thấy công việc trở nên rất lớn, nó không thể làm tốt.

Các nhà quản lý dự án tuyệt vời luôn đứng đầu về chi phí với các hệ thống nộp đơn làm việc cho hóa đơn, báo giá và ước tính. Tập thói quen sử dụng phần mềm ngân sách của bạn (ngay cả khi đó chỉ là một bảng tính).

Bạn có thể quản lý chi phí dự án của bạn cho đến khi bạn có kế hoạch về những gì bạn sẽ chi tiêu. Đọc điều này về cách tạo ngân sách dự án để bạn có thể bắt đầu.

Làm việc theo nhóm

Nhóm dự án có thể không làm việc trực tiếp cho bạn. Vậy, tại sao teambuilding là một phần trong thói quen của những người quản lý dự án thành công? Nó vì bạn cần nhóm của mình hợp tác hiệu quả và bạn cần các cá nhân tham gia dự án để nhanh chóng đi đến điểm mà họ tin tưởng lẫn nhau. Bạn có được điều đó thông qua việc xây dựng đội ngũ. Xem ra cho các tình huống mà đội của bạn đang sụp đổ. Hành vi bắt nạt, đặc biệt, là không thể chấp nhận.

Hiểu quy trình

Thói quen thứ sáu của các nhà quản lý dự án rất thành công là họ hiểu các quy trình tồn tại trong phạm vi kiểm soát của họ. Điều đó có nghĩa là họ biết những thủ tục làm việc cần phải được tuân theo. Họ không lãng phí thời gian cố gắng tìm cách viết một vụ án kinh doanh vì họ biết rằng có một quy trình cho việc đó và họ có thể làm theo các bước.

Các nhà quản lý dự án thành công nhất không phải là nô lệ để xử lý. Họ biết khi nào điều đúng nên làm là tuân theo quy trình. Họ biết khi nào nó tốt hơn để tinh chỉnh nó một chút để làm cho mọi nhiệm vụ dễ dàng hơn cho mọi người. Một ví dụ về điều đó sẽ là loại bỏ bộ máy quan liêu khỏi một dự án nhỏ bằng cách điều chỉnh các quy trình phù hợp.

Cập nhật lịch trình

Lịch trình dự án không nên để lại cơ hội. Các nhà quản lý dự án thành công nhất sẽ tạo thói quen thường xuyên kiểm tra lịch trình của họ để biết chính xác và cập nhật chúng.

Có rất nhiều cách để theo dõi tiến độ dự án của bạn. Điều quan trọng nhất là bạn làm điều đó. Nếu bạn đang vật lộn để biến thói quen này thành của riêng bạn, thì hãy đặt một cuộc họp ngắn trong nhật ký của bạn với chính bạn và lịch trình của bạn mỗi tuần một lần. Sử dụng cùng một thời gian mỗi tuần và dành 30 phút để xem lại bạn đang ở đâu và bạn cần ở đâu. Thực hiện các sửa đổi cần thiết, nói với nhóm và tiếp tục với dự án.

Nếu thay đổi lịch trình của bạn có tác động đến ngày kết thúc của dự án hoặc vào ngày giao hàng cho các mốc quan trọng, thì hãy nói chuyện với nhà tài trợ của bạn. Bạn không nên thay đổi các nguyên tắc cơ bản của kế hoạch cơ bản mà không trải qua quá trình phê duyệt chính thức.

Quản lý rủi ro dự án

Biết những gì cần bao gồm trong sổ đăng ký rủi ro của bạn là một chuyện, nhưng thường xuyên xem xét nó và hành động đối với các rủi ro nêu ra là một điều khác biệt. Nó không đủ để sử dụng phần đầu của dự án để xác định rủi ro và sau đó không nghĩ về chúng nữa. Quản lý rủi ro cần phải là một phần trong thói quen dự án của bạn bởi vì không có nó, bạn sẽ thấy rằng rủi ro biến thành vấn đề và tạo ra vấn đề cho bạn.

Đây là một lĩnh vực khác, nơi các quy trình tiêu chuẩn và đặt một vị trí thường xuyên để thực hiện đánh giá rủi ro có thể giúp ích. Bạn có thể bao gồm nó như là một phần của các cuộc họp nhóm của bạn. Tạo thói quen để xem xét rủi ro của bạn với nhóm, đóng bất kỳ mối đe dọa nào không còn là mối đe dọa và lên kế hoạch cho những hành động mà bạn muốn giảm thiểu.

Thời gian theo dõi

Các nhà quản lý dự án biết rất nhiều về quản lý thời gian dự án, nhưng điều đó có xu hướng nằm trong lĩnh vực lập kế hoạch và lập kế hoạch. Những gì chúng tôi nói về việc theo dõi thời gian một cách thường xuyên hơn, hàng ngày. Chúng tôi nói về timesheets.

Các nhóm dự án thường không thích sử dụng bảng chấm công nếu họ đã thực hiện trước đó. Nhiều công cụ phần mềm quản lý dự án có thời gian theo dõi vốn có trong sản phẩm. Điều đó có thể giúp việc giới thiệu chuyển đổi theo dõi thời gian thành một nhóm dễ dàng hơn.

Cho dù bạn có theo dõi nhóm của mình hay không (điều này được khuyến nghị), điều quan trọng là bạn phải biết thời gian của mình đi đâu trong một ngày. Bạn nên tạo thói quen để ghi chú lại cách bạn dành thời gian. Nó sẽ giúp bạn hiểu liệu bạn có dành thời gian cho các nhiệm vụ dự án ưu tiên hàng đầu hay không. Bạn có thể nghĩ rằng bạn là, nhưng bạn? Bảng chấm công hoặc ghi thời gian của một số hình thức sẽ giúp ích, ngay cả khi đó chỉ là một bản ghi hàng giờ trên một sổ ghi chép.

Cung cấp thay đổi kinh doanh

Cuối cùng, thói quen làm cho các nhà quản lý dự án thành công nhất là khả năng đánh đồng kết quả đầu ra của dự án với kết quả kinh doanh. Nếu người dùng don lồng sử dụng sản phẩm của bạn hoặc phần mềm nhanh chóng bị lỗi thời hoặc khách hàng sẽ không ngạc nhiên như bạn thì dự án của bạn đã lãng phí thời gian.

Các nhóm dự án thành công nhất đảm bảo rằng họ biết kết quả kinh doanh mà họ đang hướng tới. Họ xây dựng một giải pháp mang lại sự thay đổi kinh doanh đó một cách bền vững. Những gì họ cung cấp khi dự án kết thúc được sử dụng đầy đủ và hoàn toàn được khách hàng chấp nhận. Nó thành công vì nó đã được xây dựng để thành công ngay từ đầu.

Hiểu mục tiêu kinh doanh là một tiêu chí quan trọng đối với bất kỳ người quản lý dự án nào muốn tạo ảnh hưởng đến khách hàng và các bên liên quan. Nếu bạn có thể cho thấy rằng bạn đã cung cấp một cái gì đó có giá trị, thì nó dễ dàng chứng minh tác động mà bạn có và giá trị mà bạn mang lại cho công ty.

Tạo thói quen hỏi các bên liên quan của bạn về giá trị kinh doanh mà họ đang mong đợi và cách họ muốn sử dụng bất cứ thứ gì mà dự án của bạn đang cung cấp cho họ. Nói chuyện với họ về cách họ xác định thành công. Bạn có thể xây dựng điều này thành một quy trình lặp lại khi bắt đầu mọi dự án.