Cách viết một yêu cầu đề xuất hoặc RFP

Yêu cầu đề xuất, đôi khi được gọi là RFP hoặc RFQ ("yêu cầu báo giá"), là một tài liệu mà công ty đưa ra khi họ muốn mua sản phẩm và họ muốn cung cấp cho công chúng thông số kỹ thuật. Đây thường là trường hợp khi một số công ty sẽ đấu thầu công việc và RFP mời giá cạnh tranh hơn. Nhưng, nếu bạn không chuẩn bị RFP một cách chính xác, nỗ lực của bạn có thể tạo ra các giá thầu gây lãng phí thời gian hoặc tệ hơn là không có giá thầu nào cả. Dưới đây là cách tạo RFP để đảm bảo kết quả tốt nhất.

Khó khăn: Trung bình cộng

Thời gian cần thiết: Vài ngày

12 bước

1. Làm bài tập về nhà đi:Chỉ ra những gì bạn cần, những gì bạn muốn và những gì có thể trước khi bạn bắt đầu viết RFP. Không phát hành RFP cho một máy có thể sản xuất 1.500 vật dụng mỗi giờ nếu bạn chưa bao giờ bán hơn 25 mỗi tháng. Không có điểm nào trong việc cấp RFP cho một chiếc xe công suất cao khi một người đưa tin có thể vượt qua giao thông nhanh như xe đạp.
2. Phân biệt giữa nhu cầu và mong muốn của bạn: Nếu bạn muốn mua một ứng dụng có thể truyền hình ảnh giữa trụ sở chính và xe tải của bạn tại trang web việc làm, bạn có thể chỉ định số lượng hình ảnh bạn cần mỗi giây, kích thước tối đa của hình ảnh bạn cần và độ phân giải cần thiết. Mặc dù có thể có những hình ảnh đó có màu sắc đẹp, hãy quyết định xem điều đó có thực sự cần thiết hay không. Nếu bạn thực sự yêu cầu một số cụ thể nhất định, hãy sử dụng các từ như "sẽ", "sẽ" và "phải". Điều này chỉ ra rằng đây là những yêu cầu. Thông số kỹ thuật chỉ đơn thuần là "muốn" nên được xác định bằng các từ như "có thể", "có thể" và "tùy chọn".

1. Quyết định người chiến thắng sẽ như thế nào: Các đề xuất bạn nhận được khi trả lời RFP của bạn sẽ khác nhau. Mỗi công ty trả lời sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Một số sẽ tập trung vào chi phí thấp nhất. Những người khác sẽ tập trung vào chất lượng tốt nhất. Và những người khác sẽ cung cấp một bộ tính năng hoàn chỉnh. Quyết định trước những gì bạn đang tìm kiếm với chi phí thấp nhất, giao hàng nhanh nhất hoặc kết hợp cả hai.
2. Tổ chức tài liệu: Bất cứ điều gì bạn viết cho doanh nghiệp nên được suy nghĩ rất nhiều và nên được tổ chức. Một phác thảo là một nơi tốt để bắt đầu. Tối thiểu, bạn sẽ cần các phần giới thiệu, yêu cầu, tiêu chí lựa chọn, mốc thời gian và quy trình. Nhiều phần trong số này sẽ có phần phụ.

1. Viết phần giới thiệu: Đây là nơi bạn sẽ giải thích cho các nhà thầu tiềm năng tại sao bạn xuất bản RFP và những gì bạn hy vọng sẽ đạt được bằng cách làm như vậy. Phần giới thiệu cũng có thể bao gồm một bản tóm tắt các điểm chính được loại bỏ từ các phần khác, bao gồm cả ngày đáo hạn. Việc giới thiệu RFP cho một hệ thống truyền hình ảnh có thể đọc một cái gì đó như thế này: "Công ty XYZ yêu cầu các đề xuất cho một hệ thống dễ sử dụng, có độ tin cậy cao, có khả năng truyền hình ảnh từ văn phòng chính tới các xe tải ở bất cứ đâu trong khu vực đô thị. phải được nhận trước Thứ Hai ngày 5 tháng 3 năm 2007 lúc 8 giờ sáng theo giờ PST. "

1. Giải thích các yêu cầu: Phần này là một trong những phần quan trọng nhất và nó thường mất nhiều thời gian nhất. Bạn sẽ phải chỉ định kích thước và độ rõ của hình ảnh được truyền và tốc độ cần thiết. Hãy cụ thể, nhưng đừng nói với các nhà thầu về cách bạn muốn công việc được hoàn thành trừ khi điều đó là thiết yếu. Bạn có thể muốn chia phần này thành các phần phụ. Ví dụ: (a) kích thước hình ảnh và chất lượng (b) truyền, có thể bao gồm cả tốc độ mong muốn và bất kỳ yêu cầu nào làm cho các tùy chọn mong muốn truyền (c) an toàn, trong đó bạn có thể liệt kê màu là một tùy chọn mong muốn.

1. Tiêu chí lựa chọn: Đây là nơi bạn nói với các nhà thầu về cách bạn sẽ chọn giá thầu chiến thắng. Bạn có thể tiết lộ nhiều hay ít tùy thích. Đó là một ý tưởng tốt để bao gồm một câu như, "Nhà thầu trúng thầu, nếu có, sẽ chỉ được chọn theo phán quyết của Công ty XYZ." Bạn có thể muốn tạo một bảng tính thưởng cho mỗi giá thầu một phạm vi điểm nhất định trong mỗi danh mục.Sau đó, có một nhóm chọn giá thầu tốt nhất từ ​​những người có ba điểm số cao nhất.
2. Dòng thời gian: Phần này cho các công ty biết họ phải hành động nhanh như thế nào và quá trình dự kiến ​​sẽ diễn ra trong bao lâu. Hãy hợp lý khi bạn đặt thời hạn. Đừng yêu cầu đề xuất cho các hệ thống phức tạp, sau đó cung cấp cho các nhà thầu chỉ một vài ngày để trả lời. Cho phép thêm thời gian để chuẩn bị giá thầu nếu RFP của bạn lớn, nếu giao dịch mua mong muốn của bạn phức tạp hoặc nếu bạn yêu cầu phản hồi rất chi tiết. Đây cũng là nơi bạn có thể nói với các nhà thầu về quá trình đánh giá sẽ mất bao lâu khi họ được thông báo nếu họ thành công và họ sẽ sớm cung cấp những gì họ đã hứa.

1. Quá trình: Sử dụng phần này để giải thích quy trình sẽ hoạt động như thế nào từ việc gửi RFP đến trao hợp đồng và khi nào công việc sẽ bắt đầu. Phần này có thể nói: "Các đấu giá đến hạn vào ngày được chỉ định trong Bước 8 ở trên. Tất cả các giá thầu sẽ được xem xét để đảm bảo chúng đáp ứng tất cả các yêu cầu và đáp ứng. bạn muốn) và ba giá thầu hàng đầu sẽ được nhóm đề xuất đánh giá để chọn nhà thầu trúng thầu và một người thay thế. Các cuộc đàm phán với nhà thầu trúng thầu dự kiến ​​sẽ mang lại giải thưởng hợp đồng trong vòng hai tuần. "

1. Quyết định cách gửi RFP: Hầu hết các RFP được gửi đi, nhưng chúng không phải như vậy. Bạn có thể gửi RFP qua email hoặc bạn có thể đăng nó trên trang web của công ty bạn. Chỉ cần đảm bảo chỉ định tên (hoặc số giá thầu) mà các nhà thầu nên sử dụng để xác định RFP mà họ đang phản hồi.
2. Quyết định ai sẽ nhận được RFP: Bạn có thể đã xác định được các nhà cung cấp mà bạn muốn mua. Công ty của bạn thậm chí có thể có một danh sách các nhà cung cấp chấp nhận được. Nếu không, bạn có thể tìm các nhà cung cấp có thể thông qua mạng chuyên nghiệp của mình, bằng cách tìm kiếm trực tuyến hoặc bằng cách hỏi các nhà cung cấp đáng tin cậy các tài liệu khác cho các đề xuất của họ. Đừng giới hạn danh sách những người nhận RFP của bạn chỉ cho các công ty lớn hoặc nhà cung cấp được thành lập. Bạn có thể tìm thấy những ý tưởng tốt hơn và thậm chí giá cả tốt hơn từ các nhà cung cấp nhỏ hơn, những người thường háo hức hơn trong việc giành được doanh nghiệp của bạn.

1. Thông báo cho người chiến thắng: Khi bạn đã hoàn thành tất cả các bước trên, đây là lúc để thực hiện bước nhảy vọt và thông báo cho RFP chiến thắng rằng đã đến lúc tiến lên với dự án.