9 điều cần thiết trong biểu đồ Gantt của bạn

Mặc dù một danh sách việc cần làm đơn giản có thể đủ để hoàn thành các dự án nhỏ xung quanh nhà khi quản lý dự án, một kế hoạch hành động chi tiết hơn thường là cần thiết. Một trong những cách phổ biến và thiết thực nhất để quản lý thời gian của tất cả các nhiệm vụ của dự án là sử dụng biểu đồ Gantt.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là biểu đồ hiển thị tất cả các nhiệm vụ phụ khác nhau của dự án và cách chúng liên quan với nhau về thời gian. Đó là một cách hiển thị lịch trình dự án của bạn và nó giúp hoàn thành công việc đúng hạn. Nó cho thấy tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện, lượng thời gian mà mỗi nhiệm vụ dự kiến ​​sẽ thực hiện, các khung thời gian trong đó các nhiệm vụ riêng lẻ sẽ được hoàn thành và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ khác nhau. Bằng cách này, mọi thứ sẽ được thực hiện đúng tiến độ và bạn không bao giờ lãng phí thời gian chờ đợi một nhiệm vụ được hoàn thành mà đáng lẽ phải hoàn thành.

Dưới đây là chín thành phần chính của biểu đồ Gantt.

Ngày được hiển thị dọc theo đầu

Một trong những thành phần chính của biểu đồ Gantt, ngày cho phép người quản lý dự án nhìn thấy không chỉ khi toàn bộ dự án sẽ bắt đầu và kết thúc, mà cả khi mỗi nhiệm vụ sẽ diễn ra.

Nhiệm vụ được liệt kê xuống phía bên trái

Các dự án lớn luôn bao gồm một số lượng lớn các nhiệm vụ phụ. Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án theo dõi tất cả các nhiệm vụ phụ trong dự án, do đó không có gì bị lãng quên hoặc trì hoãn.

Các thanh được sử dụng để thể hiện khung thời gian Mỗi tác vụ dự kiến ​​sẽ thực hiện

Khi các tác vụ phụ đã được liệt kê, các thanh được sử dụng để hiển thị chính xác khi nào mỗi tác vụ phụ sẽ diễn ra. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ phụ được thực hiện đúng tiến độ để toàn bộ dự án sẽ được hoàn thành đúng hạn.

Khi biểu đồ Gantt ban đầu được phát triển, chúng được viết bằng tay, khiến việc thay đổi hoặc cập nhật biểu đồ trở nên khó khăn. Rất may, với phần mềm quản lý dự án hiện tại, người quản lý dự án có thể dễ dàng thêm, trừ và sửa đổi các tác vụ mà không cần điều chỉnh toàn bộ biểu đồ bằng tay.

Các cột mốc được hiển thị dưới dạng Kim cương

Các mốc quan trọng là những nhiệm vụ là công cụ để hoàn thành và thành công của dự án. Không giống như các chi tiết nhỏ, cũng phải được thực hiện, hoàn thành một cột mốc mang lại cảm giác hài lòng và chuyển động về phía trước. Trên biểu đồ Gantt, các cột mốc được hiển thị dưới dạng kim cương (hoặc, đôi khi, một hình dạng khác) ở cuối thanh tác vụ cụ thể.

Sự phụ thuộc được chỉ định bởi các mũi tên nhỏ

Mặc dù một số nhiệm vụ của bạn có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, những nhiệm vụ khác phải được hoàn thành trước hoặc sau khi một nhiệm vụ phụ khác có thể bắt đầu hoặc kết thúc. Các phụ thuộc này được biểu thị bằng các mũi tên nhỏ giữa các thanh tác vụ trên biểu đồ Gantt.

Tiến trình được thể hiện bằng cách tô bóng trên thanh tác vụ

Mặc dù nhiều nhiệm vụ phụ có thể được hoàn thành khá nhanh chóng, nhưng sẽ có nhiều lúc bạn muốn xem nhanh chính xác dự án của bạn sẽ diễn ra như thế nào. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tô các thanh tác vụ để thể hiện phần của từng nhiệm vụ đã hoàn thành.

Điểm đánh dấu đường dọc hiển thị ngày hiện tại

Một cách khác để xem nhanh quá trình dự án của bạn, một điểm đánh dấu đường dọc cho biết ngày hiện tại trên biểu đồ. Nó giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả vì bạn có thể thấy trong nháy mắt bạn còn bao nhiêu việc phải làm và xem bạn có đang đi đúng hướng để hoàn thành dự án đúng hạn hay không.

ID nhiệm vụ xác định

Trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh ngày nay, bạn có thể có một số nhiệm vụ đang diễn ra cùng một lúc. Bao gồm ID nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt giúp mọi người tham gia nhanh chóng xác định nhiệm vụ bạn đang nói.

Tài nguyên được phân công và xác định

Mặc dù không phải mọi biểu đồ Gantt đều liệt kê tên của những người sẽ làm việc với nó, nếu dự án của bạn sẽ được hoàn thành bởi một số cá nhân, việc liệt kê tên và các nhiệm vụ được giao cho họ có thể cực kỳ hữu ích.

Khi quản lý một dự án, bạn cần đảm bảo tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ được hoàn thành một cách kịp thời và hiệu quả. Một biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn làm điều đó.