Hồ sơ nhân viên Nhà tuyển dụng nên duy trì

Bạn muốn biết những gì nhân viên ghi lại để duy trì như một nhà tuyển dụng? Chủ lao động duy trì bốn tệp hồ sơ nhân viên cho mỗi nhân viên. Ngoài ra, chủ lao động duy trì các tệp hồ sơ nhân viên khác cho tất cả nhân viên.

Hồ sơ nhân sự của hồ sơ nhân viên

Một hồ sơ nhân sự được duy trì cho mỗi nhân viên. Các tệp nhân sự này chứa các tài liệu bí mật và được quản lý và duy trì bởi nhân viên phòng Nhân sự. Hồ sơ nhân sự là hồ sơ nhân viên chính được sử dụng bởi chủ nhân, nhân viên và người quản lý của nhân viên, trong một số công ty.

Ở những người khác - và đây là cách tiếp cận được đề xuất - quyền truy cập vào hồ sơ nhân sự của nhân viên bị hạn chế đối với HR và nhân viên dưới sự giám sát.

Các tài liệu điển hình trong hồ sơ nhân sự bao gồm đơn xin việc, mẫu liên hệ khẩn cấp gia đình, tài liệu lịch sử xử lý kỷ luật, sơ yếu lý lịch, sổ tay nhân viên ký tắt, nhân viên sẽ ký tắt, đánh giá định kỳ, đánh giá công việc hoặc hiệu suất kế hoạch phát triển, chứng chỉ đào tạo và bằng chứng tham dự, và thông tin liên lạc cá nhân hiện tại về mỗi nhân viên.

Không phải tất cả các tệp nhân sự đều chứa cùng một tài liệu nhưng mỗi tệp nhân sự có một số tài liệu giống nhau. Tài liệu về hiệu suất của nhân viên không thuộc về hồ sơ nhân sự trừ khi họ bảo đảm hành động kỷ luật, giải thưởng hoặc một số dấu hiệu thành tích nổi bật khác. Ghi chú hiệu suất hàng ngày như vậy thuộc về tệp mà người quản lý lưu giữ để theo dõi hiệu suất, mục tiêu và đóng góp của nhân viên của họ.

Hồ sơ biên chế hồ sơ nhân viên

Tập tin biên chế cũng duy trì hồ sơ nhân viên. Các tệp biên chế chứa lịch sử công việc, bộ phận của nhân viên, thay đổi lương thưởng, trang trí, cho vay và các thông tin cần thiết khác để trả lương cho nhân viên và giữ bản sao lịch sử bồi thường của nhân viên.

Tệp biên chế cũng sẽ chứa lịch sử của các biểu mẫu của chính phủ như W-2, W-4 và các tài liệu giữ lại an sinh xã hội do nhân viên điền vào. Tệp cũng sẽ chứa thông tin lợi ích nhân viên và cho phép rút tiền thanh toán từ tiền lương của nhân viên.

Hồ sơ bệnh án của hồ sơ nhân viên

Một hồ sơ y tế của nhân viên cũng được duy trì bởi người sử dụng lao động. Hồ sơ nhân viên trong hồ sơ y tế không có sẵn cho bất kỳ ai ngoại trừ nhân viên được chỉ định của Bộ phận Nhân sự và nhân viên có hồ sơ được lưu giữ trong hồ sơ. Các tệp y tế chứa các ghi chú của bác sĩ, giấy tờ ứng dụng FMLA, thông tin kiểm tra thuốc, thông tin thực tế bắt buộc và các tài liệu khác liên quan đến sức khỏe y tế của nhân viên hoặc gia đình anh ta.

Hồ sơ y tế, vì tính bảo mật của hồ sơ nhân viên, nhận được mức độ bảo mật và bảo mật cao nhất. Khuyến cáo rằng các tệp y tế nên được giữ trong các ngăn kéo tệp bị khóa bị khóa trong phòng mà nhân viên không phải là nhân viên được chỉ định.

I-9 Hồ sơ của nhân viên

I-9 Hồ sơ nhân viên nhà ở được duy trì cho tất cả nhân viên trong một tệp tách biệt với hồ sơ nhân viên khác. Chủ lao động giữ hồ sơ nhân viên này tách biệt với hồ sơ nhân viên khác để duy trì bảo mật của nhân viên khỏi các quan chức chính phủ và các thực thể khác được ủy quyền để xem xét I-9 của nhân viên.

Giữ I-9 ở một vị trí riêng biệt sẽ đảm bảo rằng nếu bạn được chọn để đánh giá tệp I-9 Liên bang, nhân viên chính phủ sẽ không có quyền truy cập vào bất kỳ hồ sơ nào khác về nhân viên hoặc việc làm của cô ấy với tổ chức của bạn ngoại trừ thực tế Mẫu I-9. Các cuộc điều tra này đang tăng lên mỗi năm, vì vậy hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn đã điền đúng các mẫu đơn I-9 hoặc bạn có thể bị phạt tiền và có khả năng phải ngồi tù.

Truy cập vào hồ sơ nhân viên của nhân viên

Nhân viên có thể xem hồ sơ nhân viên của mình bằng cách liên hệ với nhân viên phòng Nhân sự trong giờ làm việc bình thường. Không nhân viên nào có thể thay đổi hoặc xóa bất kỳ tài liệu nào trong hồ sơ của mình mà phải được xem với sự có mặt của nhân viên nhân sự.

Bạn cần có một chính sách xem hồ sơ nhân viên nhân viên trong sổ tay nhân viên của bạn và tuân theo nó một cách bừa bãi liên quan đến các yêu cầu của nhân viên để xem các tập tin của họ.

Nếu một nhân viên gửi yêu cầu bằng văn bản cho một bản sao hồ sơ nhân sự của họ sau khi họ rời khỏi công việc của bạn, bạn được yêu cầu gửi cho họ một bản sao.

Thỉnh thoảng, bạn sẽ bắt gặp một nhân viên nghi ngờ về loại hồ sơ nhân viên nào được bộ phận Nhân sự của họ giữ lại. Đây là những nhân viên có nhiều khả năng yêu cầu một bản sao hồ sơ nhân viên của họ. Một lần nữa, không phân biệt đối xử, tạo một bản sao của tập tin và gửi nó. (Bạn có thể sẽ nhận được thông tin phản hồi rằng nhân viên đã ngạc nhiên bởi số ít tài liệu mà nhân viên nhân sự giữ lại.)

Trong một số khu vực pháp lý, việc tính phí nhân viên cho chi phí sao chép và gửi hồ sơ là hợp pháp.