Cách phát triển chính sách truyền thông xã hội

Tất cả các nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp tiềm năng, hiện tại và trước đây của bạn đều đi chơi trên các trang truyền thông xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube và Flickr. Bạn cần theo dõi phương tiện truyền thông xã hội để tìm hiểu những gì tất cả các bên liên quan đang chia sẻ và nói về công ty, nhân viên và nơi làm việc của bạn.

Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để lợi thế công ty của bạn. Shama (Pari) Kabani, tác giả của Zen của tiếp thị truyền thông xã hội và Chủ tịch của Click to Client, một công ty tiếp thị web đầy đủ dịch vụ, hỏi, họ đang nói gì về bạn, công ty của bạn và thực tiễn của bạn? Tốt hơn nữa - bạn phản ứng thế nào?

Có một chính sách truyền thông xã hội tại chỗ không có nghĩa là bạn phải ra lệnh cho hình ảnh của mình. Nhưng, bạn có thể tương tác có trách nhiệm trong cuộc trò chuyện hình thành nên hình ảnh của bạn. Và, bạn có thể giúp nhân viên của mình làm điều tương tự.

Tại sao cần có chính sách truyền thông xã hội và thực tiễn tốt nhất của công ty

Kabani nói, thế giới đang thay đổi nhanh chóng và cách chúng ta giao tiếp thậm chí còn thay đổi nhanh hơn. Đó không phải là Gen Y mà blog và twitters - đó là một hiện tượng đang phát triển được tất cả các thế hệ chấp nhận. Có những lợi ích to lớn đối với công nghệ hiện nay và việc sử dụng rộng rãi, nhưng cũng có một số rủi ro như Raj Malik đã chỉ ra Giải pháp mạng.”

Ông viết rằng bình luận trái phép hoặc không phù hợp hoặc bài viết trực tuyến có thể:

• Hãy nhận Công ty và bạn, khi gặp rắc rối pháp lý với Hoa Kỳ và các cơ quan chính phủ khác, các công ty khác, khách hàng hoặc công chúng nói chung.
• Tách làm giảm tên thương hiệu của Công ty bằng cách tạo ra sự công khai tiêu cực cho Công ty, chủ sở hữu và đối tác, cũng như chính bạn hoặc nhóm của bạn.
• Tổn thương gây ra thiệt hại cho Công ty bằng cách tiết lộ thông tin không công khai hoặc thông tin độc quyền.
• Chi phí cho chúng tôi khả năng để có được bằng sáng chế hoặc làm suy yếu lợi thế cạnh tranh của chúng tôi.
• Chi phí cho bạn công việc của bạn tại Công ty.

Ông đề nghị rằng hầu hết các công ty gặp rắc rối này nếu nhân viên sử dụng ý thức chung và phán đoán tốt trong tương tác trực tuyến của họ.

10 bước cho chính sách truyền thông xã hội

Kabani, người được mệnh danh là một trong 10 phụ nữ có ảnh hưởng và quyền lực nhất trên truyền thông xã hội, gợi ý mười bước này để tạo ra các hướng dẫn và chiến lược truyền thông xã hội của công ty bạn.

Thiết lập nơi công ty của bạn đứng trên phương tiện truyền thông xã hội

Quyết định nơi công ty của bạn đứng đối với mối quan hệ mong muốn của họ với phương tiện truyền thông xã hội. Bạn cũng cần quyết định nơi bạn đứng liên quan đến việc giám sát việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội của nhân viên. Bạn cần xác định công ty của bạn muốn đi xa đến mức nào trong việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng và nhân viên của bạn vào cuộc trò chuyện và để thúc đẩy doanh số.

Kabani hỏi, bạn sẽ chọn chỉ giao tiếp theo phản ứng với những gì người khác nói chứ? Bạn sẽ chủ động tham gia vào cộng đồng (người tiêu dùng và người viết blog) chứ?

Nếu không có cách nghĩ tổng thể về phương tiện truyền thông xã hội, có thể rất khó để tạo ra một chính sách.

Xác định những gì cấu thành phương tiện truyền thông xã hội

Kabani nói rằng mỗi tổ chức cần xác định cho việc sử dụng riêng của họ những gì cấu thành phương tiện truyền thông xã hội. Trong khi một blog và LinkedIn có thể dễ dàng được phân loại là phương tiện truyền thông xã hội - còn video trực tuyến thì sao? Còn Twitter thì sao?

Điều gì thực sự cấu thành phương tiện truyền thông xã hội? Bạn phải có định nghĩa bằng văn bản (tốt nhất) của riêng bạn. Điều này đặc biệt đúng bởi vì các trang web và công cụ mới xuất hiện mọi lúc. Định nghĩa cá nhân của tôi về phương tiện truyền thông xã hội là bất kỳ trang web hoặc phương tiện nào (bao gồm cả video) cho phép giao tiếp ở chế độ mở.

Điện tử thuộc sở hữu công ty cung cấp cho nhân viên

Như với bất kỳ nội dung ngoại tuyến hoặc trực tuyến nào được viết, sử dụng, nhận, phát triển hoặc lưu trong thiết bị điện tử thuộc sở hữu của công ty cung cấp cho nhân viên, hãy làm rõ ai sở hữu những gì. Không có câu hỏi, như một ví dụ, về một blog cá nhân, được viết bởi một nhân viên, vào thời gian của anh ấy. Nếu anh ta rời khỏi công việc của bạn, blog và nội dung thuộc về anh ta.

Nhưng, nội dung của máy tính xách tay và điện thoại di động thuộc sở hữu của công ty anh ta, và nội dung anh ta viết cho trang web của công ty, có lẽ thuộc về chính sách bằng văn bản, cho công ty.

Trong phương tiện truyền thông xã hội, công ty của bạn có tài khoản Twitter hoặc trang Facebook, làm ví dụ không? Công ty cần đảm bảo rằng quyền sở hữu của các tài khoản truyền thông xã hội này thuộc về công ty, chứ không phải nhân viên có sự phân công công việc hiện tại bao gồm đăng lên và giám sát các tài khoản này. Chính sách của bạn phải bao gồm những người sở hữu những gì trong lĩnh vực truyền thông xã hội.

Tôn trọng quyền riêng tư

Giữ bí mật và thông tin độc quyền riêng tư. Tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên khác và khách hàng của bạn. Chính sách truyền thông xã hội phải giải quyết vấn đề giữ bí mật thông tin cá nhân và thông tin cá nhân.

Kabani cho biết, do tính chất thông thường của các trang web này, việc cung cấp thông tin chính mà không nhận ra nó sẽ dễ dàng hơn. Ngay cả tin nhắn riêng tư aren luôn luôn an toàn. Mỗi trang web có sai lầm riêng của mình. Điều tốt nhất là nhân viên không bao giờ chia sẻ bất kỳ thông tin bí mật hoặc độc quyền nào bằng phương tiện truyền thông xã hội - công khai hoặc riêng tư.

Ai chịu trách nhiệm

Quyết định ai chịu trách nhiệm quản lý và tham gia truyền thông xã hội. Điều quan trọng là tất cả nhân viên đều hiểu và tuân thủ chính sách truyền thông xã hội của công ty trong khi kết nối mạng xã hội trực tuyến. Nhưng, một nhân viên hoặc một nhóm phải đảm nhận công ty cá nhân công cộng và quản lý các nỗ lực truyền thông xã hội của công ty.

Cảnh giác để theo dõi và trả lời bình luận công khai, khen ngợi hoặc khiếu nại về công ty, nhân viên hoặc nhóm có trách nhiệm chính thức để trả lời phương tiện truyền thông xã hội. Mặc dù tất cả nhân viên nên được khuyến khích tương tác và đại diện cho thương hiệu công ty, nhưng trên phương tiện truyền thông xã hội, những nhân viên này cũng nên chủ động xử lý các truy vấn.

Kabani nói, cách tốt nhất để tìm một người ủng hộ phương tiện truyền thông xã hội trong công ty là tìm kiếm người hoặc nhóm người đam mê giao tiếp với khách hàng trên phương tiện truyền thông xã hội. Họ có thể đã làm như vậy mà bạn không biết điều đó. Tìm kiếm những người đó và đào tạo họ tốt để đại diện cho thương hiệu của bạn.

Thiết lập quy tắc nền tảng

Thiết lập các quy tắc nền tảng cho nhân viên tham gia vào phương tiện truyền thông xã hội. Bạn đi một đường tốt với nhân viên. Bạn cần cho phép nhân viên tự do tham gia vào các phương tiện truyền thông xã hội, đồng thời bảo vệ công ty. Kabani đề nghị xem xét chính sách truyền thông xã hội của Intel, một cách toàn diện. Cục Công nghệ mới nổi tại Không quân đã tạo ra biểu đồ dòng chảy này theo hướng dẫn phương tiện truyền thông xã hội của riêng họ và David Meerman Scott nhấn mạnh chiến lược truyền thông xã hội của họ trong bài đăng trên blog của mình. Vì vậy, các ví dụ tồn tại trực tuyến.

Địa chỉ của chủ đề cấm kỵ

Mặc dù nhân viên của bạn có thể đã thực hiện ý thức chung tốt khi tham gia trực tuyến, chính sách truyền thông xã hội của bạn phải giải quyết cụ thể các ví dụ về các chủ đề cấm kỵ. Thông tin công ty bí mật, độc quyền, không được phát hành phải đứng ngoài phương tiện truyền thông xã hội. Thông tin cá nhân và thông tin cá nhân về công việc của bạn và đồng nghiệp và khách hàng của bạn không bao giờ được xuất hiện trực tuyến.

Hình ảnh công khai của nhân viên của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội, nếu họ có thể được liên kết với công ty của bạn, có vấn đề. Khó chịu, xúc phạm, bình luận chê bai, tuyên bố không trung thực, hành vi hạ thấp và sử dụng chất bất hợp pháp, là tất cả các ví dụ về hành vi chính sách truyền thông xã hội của bạn phải giải quyết.

Giám sát lĩnh vực truyền thông xã hội

Tạo một hệ thống để giám sát lĩnh vực truyền thông xã hội. Kabani nói, một chính sách truyền thông xã hội không làm được gì nhiều nếu bạn thực sự giám sát không gian nơi cuộc trò chuyện đang diễn ra. Có rất nhiều công cụ miễn phí và trả phí để giám sát phương tiện truyền thông xã hội.

Đào tạo nhân viên của bạn

Làm cho đào tạo dễ dàng có sẵn cho nhân viên của bạn muốn tham gia vào phương tiện truyền thông xã hội. Kabani gợi ý, hãy nghĩ rằng win-win. Không ai thích bị sếp vây quanh - đặc biệt là khi nói đến mạng xã hội của riêng họ. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều sẵn sàng tìm hiểu về cách tận dụng tốt hơn các trang web truyền thông xã hội này để phát triển hơn nữa sự nghiệp và thương hiệu của chính họ. Hầu hết những người mắc lỗi trực tuyến chỉ cần don biết rõ hơn.

Nếu bạn mong đợi nhân viên của mình sử dụng các công cụ mạng xã hội đúng cách, bạn phải cung cấp đào tạo. Những gì họ đưa ra là không chỉ là sự phản ánh của công ty; nó cũng là một sự phản ánh của họ. Làm cho nó trở thành một chiến thắng cùng có lợi cho mọi người.

Phương tiện truyền thông xã hội đang mở rộng với hàng triệu người trên toàn thế giới tương tác theo cách mà ít ai mơ ước chỉ trong một thời gian ngắn trước đây. Nhân viên của bạn đang tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội. Công ty của bạn cũng nên tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội.

Và, các chính sách và chiến lược truyền thông xã hội của bạn cần phát triển ngay bây giờ. Tận dụng cơ hội để tác động đến cuộc trò chuyện đang diễn ra xung quanh công ty và thương hiệu của bạn.

Don Patrick tin tưởng trong một phút rằng cuộc trò chuyện không xảy ra. Nhảy vào cơ hội để tác động đến hướng - ngay bây giờ.