Danh sách kiểm tra cho một cuộc họp chấm dứt việc làm

Nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn vì lý do tốt và lý do xấu. Về mặt tích cực, họ tìm thấy những cơ hội mới, trở lại trường học, nghỉ hưu hoặc tìm được công việc mơ ước.

Ít tích cực hơn, họ bị sa thải vì hiệu suất kém hoặc tham dự kém hoặc trải qua sự sa thải vì suy thoái kinh doanh. Trong mỗi trường hợp, bạn cần một danh sách kiểm tra chấm dứt việc làm để giúp quá trình thoát nhân viên diễn ra suôn sẻ. Đây là một danh sách kiểm tra chấm dứt việc làm mẫu.

Danh sách kiểm tra chấm dứt việc làm

Tên nhân viên:

Ngày:

Thông báo cho nhân sự

_____ Thông báo cho nhân sự: Ngay khi bạn biết và / hoặc nhận được thư từ một nhân viên thông báo cho bạn về ý định chấm dứt việc làm của nhân viên, hãy thông báo cho văn phòng Nhân sự của bạn.

_____ Thông báo chính thức: Nếu một nhân viên nói với bạn về ý định rời bỏ việc làm của bạn, hãy yêu cầu họ viết một lá thư từ chức cho biết họ sẽ nghỉ việc và ngày chấm dứt. (Các công ty yêu cầu thông báo tối thiểu hai tuần, khi có thể và mong muốn.)

Quyền / chấm dứt truy cập

_____ Thông báo cho quản trị viên mạng của bạn: Ngay khi bạn biết rằng một nhân viên sẽ rời đi, hãy thông báo cho quản trị viên mạng của bạn hoặc một nhân viên thích hợp khác về ngày và thời gian chấm dứt quyền truy cập của nhân viên vào hệ thống máy tính và điện thoại. Hãy sắp xếp cách thức các tài khoản này sẽ được định tuyến để xác định rằng tổ chức của bạn sẽ không mất liên lạc với khách hàng và khách hàng. Ngoài ra, vô hiệu hóa mã báo động nhập cảnh tòa nhà của nhân viên, nếu có.

_____ Có thể xây dựng nhân viên hoặc quyền truy cập tài sản: Có hiệu lực vào ngày chấm dứt, cho dù ngay lập tức trong tình huống nổ súng, hoặc vào ngày kết thúc được thỏa thuận chung, bạn cần chấm dứt quyền truy cập vào tòa nhà của nhân viên. Tùy thuộc vào phương thức truy cập của bạn, bạn sẽ cần phải vô hiệu hóa mã nhập cảnh của nhân viên, vô hiệu hóa thẻ quẹt nhập hoặc thu thập các khóa của nhân viên. Vì lợi ích tốt nhất của bạn và nhân viên cũ là anh ấy hoặc cô ấy không thể truy cập bất kỳ tài sản nào của công ty.

Trả lại tài sản

_____ Trả lại tài sản của công ty: Nhân viên xuất cảnh được yêu cầu bật tất cả sách và tài liệu của công ty, chìa khóa, huy hiệu ID, máy tính, điện thoại di động và bất kỳ vật phẩm nào thuộc sở hữu của công ty.

_____ Mật khẩu: Nhân viên nên cung cấp cho người giám sát của họ mật khẩu và thông tin khác liên quan đến việc truy cập các tập tin máy tính và tin nhắn điện thoại. (Bạn có thể muốn giữ tài khoản email và điện thoại hoạt động trong một thời gian để liên lạc với khách hàng hiện trường.)

Tình trạng lợi ích

_____ Tiền nghỉ phép và thời gian ốm không sử dụng: Nhân viên chấm dứt được trả tối đa 30 ngày cho thời gian nghỉ không sử dụng, tích lũy. Nếu nhân viên đã sử dụng thời gian chưa tích lũy, thanh toán cho công ty trong thời gian này sẽ được trừ vào tiền lương cuối cùng. (Nếu công ty của bạn chỉ định một số ngày bệnh nhất định và chúng được tích lũy, bạn cũng cần phải trả cho nhân viên thời gian tích lũy.)

_____ Thư tình trạng lợi ích: Sau khi chấm dứt, các nhân viên cũ nhận được một lá thư từ văn phòng Nhân sự, trong đó nêu rõ tình trạng lợi ích của họ khi chấm dứt. Điều này bao gồm bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và kế hoạch tài khoản chi phí. (Tại Hoa Kỳ, các tổ chức tuân thủ Đạo luật Hòa giải Ngân sách Omnibus Hợp nhất năm 1980 (COBRA), và mở rộng cho nhân viên đủ điều kiện và người phụ thuộc đã đăng ký của họ quyền tiếp tục bảo hiểm chương trình chăm sóc sức khỏe trong một khoảng thời gian nhất định và tại toàn bộ chi phí.)

_____ Hoàn trả các khoản tạm ứng: Bất kỳ khoản tạm ứng tiền lương nào sẽ được trừ vào séc cuối cùng của nhân viên.

_____ Thanh toán tiền nợ nhân viên: Bất kỳ chi phí chưa thanh toán nào cho mục đích kinh doanh của công ty (được bật trong báo cáo chi phí), hoa hồng và tiền thưởng chưa thanh toán sẽ được thanh toán trong bảng lương cuối cùng.

Thỏa thuận bảo mật và không cạnh tranh

_____ Đánh giá về thỏa thuận bảo mật hoặc thỏa thuận không cạnh tranh: Bất kỳ thỏa thuận bảo mật hoặc thỏa thuận không cạnh tranh nào mà nhân viên xuất cảnh đã ký khi bắt đầu việc làm nên được xem xét để đảm bảo nhân viên hiểu được những gì được mong đợi.

Ngay cả khi nhân viên không bao giờ ký một tài liệu như vậy, hầu hết các sổ tay nhân viên đều có một điều khoản hoặc quy tắc ứng xử về việc không chia sẻ thông tin bí mật của công ty hoặc bí mật thương mại. Xem lại điều này và nhắc nhở nhân viên rằng mọi vi phạm về tính bảo mật này sẽ được giải quyết.

Thoát khỏi cuộc phỏng vấn

_____ Phỏng vấn lối ra bí mật: Nhân viên xuất cảnh được khuyến khích tham gia vào một cuộc phỏng vấn xuất cảnh bí mật với bộ phận Nhân sự. (Phỏng vấn xuất cảnh là một quy trình quan trọng bạn có thể sử dụng để thu thập thông tin liên quan đến môi trường làm việc trong tổ chức của mình. Khi được thông báo rằng nhân viên đang chấm dứt việc làm, văn phòng nhân sự của bạn sẽ lên lịch phỏng vấn thoát. Tất cả thông tin được thu thập được bảo mật và được báo cáo định kỳ tóm tắt hình thức.

_____ Giấy phép kiểm tra tham chiếu: Nhân viên xuất cảnh, người có kế hoạch tìm kiếm việc làm, phải ký vào một biểu mẫu cho phép công ty cung cấp thông tin tham khảo khi nhà tuyển dụng tiềm năng gọi.

_____ Cung cấp cho nhân viên một mẫu cập nhật địa chỉ để điền vào nếu họ di chuyển. Đặc biệt đối với các công ty lớn, hoặc những công ty có doanh thu cao, W-2 sẽ quay trở lại không thể giao được nếu địa chỉ đã thay đổi. Không có thông tin liên hệ mới, rất khó để cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên cũ. Để sao lưu, hãy xác minh rằng thông tin liên hệ khẩn cấp của nhân viên được cập nhật và bạn có thể liên hệ với người đó để xác định vị trí của họ nếu bạn gặp khó khăn khi nhận W2 của họ cho họ.