Trợ lý hành chính Câu hỏi và trả lời phỏng vấn

Khi bạn phỏng vấn cho một công việc trợ lý hành chính, người phỏng vấn sẽ muốn tìm hiểu về mức độ phù hợp của bạn đối với vị trí và cách bạn sẽ phù hợp với công ty và bộ phận.

Bởi vì công việc đòi hỏi cả kỹ năng quản trị và giao tiếp, người quản lý tuyển dụng thường sẽ hỏi về các thuộc tính cụ thể mà bạn có đủ điều kiện cho vị trí này, cũng như các kỹ năng về con người ít định lượng của bạn.

Mẹo xử lý cuộc phỏng vấn

Điều quan trọng cần biết là cuộc thảo luận có thể sẽ vượt xa các kỹ năng mềm, chẳng hạn như khả năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức hoặc tính kịp thời của bạn. Bạn cũng nên sẵn sàng nói về các kỹ năng cứng.

1:14

Xem ngay: Cách trả lời 4 câu hỏi thường gặp cho công việc hành chính

Chuẩn bị thảo luận về các chương trình phần mềm

Vì nhiều vị trí trợ lý hành chính yêu cầu sử dụng thường xuyên phần mềm cụ thể, bạn có thể phải thảo luận về các chương trình khác nhau mà bạn đã làm việc cùng, cách bạn đã sử dụng các chương trình này và trình độ chuyên môn của bạn.

• Trả lời mẫu:Tôi thích sử dụng công nghệ và tìm hiểu về các chương trình mới. Tôi cũng có một sở trường cho việc dạy các đồng nghiệp, những người có thể không rành về việc sử dụng các hệ thống. Trong công việc cuối cùng của tôi tại Kent Associates, tôi tình nguyện xem xét các hệ thống quản lý dự án cho đội ngũ chuyên gia mà tôi hỗ trợ. Sếp của tôi đã chấp thuận đề xuất của tôi và chúng tôi đã đưa vào một hệ thống dựa trên web, Asana, giúp chúng tôi theo dõi các dự án và chia sẻ thông tin trên nền tảng web.
• Trả lời mẫu: Tôi là người trực tiếp trong văn phòng cho các slide PowerPoint và thích giúp nhân viên bán hàng của chúng tôi làm hài lòng khách hàng bằng các bài thuyết trình của họ. Tôi cũng là người dùng Excel nâng cao và tạo các macro phức tạp để chuẩn bị dự báo ngân sách cho các đề xuất dự án.

Hãy sẵn sàng để thảo luận về quy trình hành chính

Bạn nên chuẩn bị để thảo luận về quy trình làm việc và quy trình quản trị của bạn ở các vị trí trước đó. Là một chuyên viên hành chính, không nên có nghi ngờ rằng bạn có tổ chức và định hướng chi tiết. Người phỏng vấn của bạn sẽ muốn biết làm sao bạn biểu lộ những phẩm chất này trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn.

• Trả lời mẫu:Khả năng tổ chức và chú ý đến chi tiết là một trong những tài sản mạnh nhất của tôi. Tôi đã phát triển mạnh trong những tình huống mà tôi có thể mang lại trật tự cho các dự án phức tạp. Ví dụ: trước đây tôi đã hỗ trợ tám chuyên gia đang lên kế hoạch cho các sự kiện quảng cáo cho khách hàng. Tôi đã phát triển một mẫu để theo dõi các mục tiêu và tiến độ cho từng dự án và thiết lập nó trên một ổ đĩa chung để tất cả các thành viên của đội ngũ nhân viên tham gia có thể theo dõi tiến trình của họ về các dự án và sự kiện của nhóm.
• Trả lời mẫu:Khi làm việc cho Tập đoàn Alfred, tôi đã tạo ra một hướng dẫn thủ tục nêu ra các bước cần thiết để xử lý các đơn xin vay tiền, sau đó tải nó lên mạng để tất cả các nhân viên cho vay có thể làm theo các quy trình tương tự.

Luôn phản hồi tích cực

Hãy chú ý đến thái độ của bạn trong suốt cuộc phỏng vấn.

Vì các trợ lý hành chính thường giao tiếp rất chặt chẽ với các cá nhân mà họ làm việc, điều cần thiết là phải tích cực, chuyên nghiệp và lịch sự mọi lúc.

Bạn sẽ muốn người phỏng vấn không nghi ngờ gì khi làm việc với bạn sẽ là một trải nghiệm thú vị.

• Trả lời mẫu:Tôi đã làm việc tại quầy lễ tân trong cơ quan của chúng tôi và điều quan trọng là tôi đã tạo ấn tượng đầu tiên tích cực cho cả khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Tôi là một người "có thể làm" tự nhiên và các đánh giá của tôi thường xuyên tán thành định hướng dịch vụ khách hàng của tôi.
• Trả lời mẫu:Công ty khảo sát khách hàng sau khi tương tác, và tên của tôi luôn nổi lên như một nhân viên hữu ích, dễ chịu và chuyên nghiệp. Sếp của tôi đã nhận xét về tần suất khách hàng yêu cầu tôi khi gọi văn phòng để được hỗ trợ.

Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn

Một trong những cách để chuẩn bị là phân tích mô tả công việc để cố gắng hiểu liệu có một kỹ năng cụ thể nào mà vị trí tập trung vào đó không. Ví dụ, có sự nhấn mạnh vào kế hoạch du lịch, điều phối dự án, lên lịch họp hàng ngày, hỗ trợ cá nhân, hoặc bất cứ điều gì khác không? Nếu vậy, hãy chắc chắn nhấn mạnh kinh nghiệm phù hợp nhất của bạn khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn cụ thể về công việc.

Lập danh sách các kỹ năng được đề cập trong bài đăng công việc và thoải mái thêm một số kỹ năng khác mà bạn nghĩ cũng sẽ được áp dụng. Sau đó hãy xem các kỹ năng hành chính và văn phòng của riêng bạn, và phù hợp với trình độ của bạn với công việc.

Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh câu trả lời của bạn theo cách phù hợp nhất với vị trí cụ thể.

Trợ lý hành chính Câu hỏi và trả lời phỏng vấn

Trong khi chuẩn bị, có thể hữu ích để xem xét các câu hỏi bạn có thể được hỏi và suy nghĩ về cách đóng khung câu trả lời, nêu bật những kinh nghiệm cụ thể và thành công từ các công việc trước đây.

• Bạn có kỹ năng máy tính nào, và bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng chương trình nào? - Câu trả lời hay nhất
• Bạn có thoải mái khi sử dụng điện thoại có nhiều đường dây và xử lý một khối lượng lớn các cuộc gọi điện thoại không? - Câu trả lời hay nhất
• Tại công ty này, chúng tôi muốn nghĩ mình là một nhóm làm việc cùng nhau hướng tới cùng một mục tiêu. Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc trong môi trường nhóm? - Câu trả lời hay nhất
• Làm thế nào bạn sẽ cảm thấy giám sát hai hoặc ba nhân viên khác? - Câu trả lời hay nhất
• Sức mạnh lớn nhất của bạn là gì, và nó sẽ giúp hiệu suất của bạn ở vị trí này như thế nào? - Câu trả lời hay nhất

• Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì? - Câu trả lời hay nhất
• Làm thế nào để bạn xử lý căng thẳng và áp lực? - Câu trả lời hay nhất
• Nó giống như làm việc cho người giám sát của bạn như thế nào? - Câu trả lời hay nhất
• Bạn mong đợi gì từ một giám sát viên? - Câu trả lời hay nhất
• Bạn thích làm việc độc lập hay trong một nhóm? - Câu trả lời hay nhất
• Bạn có làm việc tốt với mọi người không? - Câu trả lời hay nhất
• Cho một số ví dụ cá nhân về làm việc nhóm. - Câu trả lời hay nhất
• Câu hỏi phỏng vấn lễ tân: - Danh sách câu hỏi

Câu hỏi để hỏi người phỏng vấn

Bạn cũng nên làm một số nghiên cứu về công ty, và sẵn sàng đặt câu hỏi thích hợp khi có cơ hội. Có thể hữu ích khi đưa ra một vài câu hỏi trước thời hạn mà bạn có thể hỏi hoặc thảo luận thêm, nếu bạn không có cơ hội sớm hơn trong cuộc phỏng vấn.

Thông thường, điều này sẽ gần cuối cuộc phỏng vấn, vì vậy điều quan trọng là để lại (các) người phỏng vấn có ấn tượng tốt. Một cách tuyệt vời để làm điều đó là thể hiện sự quan tâm và chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn xin việc bằng cách buộc vào những câu hỏi bạn được hỏi với một số câu hỏi của riêng bạn.

• Trách nhiệm của vị trí này là gì?
• Bạn có thể mô tả một ngày (tuần) điển hình trong bộ phận này?
• Điểm mạnh trong bộ phận này là gì? Những điểm yếu là gì?
• Các trợ lý trước đây của bạn sẽ nói gì là phần tốt nhất để làm việc cho bạn? Họ sẽ nói gì là tồi tệ nhất?
• Bạn thấy công ty sẽ đi theo hướng nào trong năm năm tới? Bạn có cảm thấy rằng có bất kỳ mối đe dọa cho sự thành công của nó?
• Tại sao trợ lý cuối cùng của bạn rời khỏi vị trí? Điểm mạnh của anh ấy / cô ấy là gì? Điểm yếu của anh ấy / cô ấy là gì? Anh ấy / cô ấy đang làm gì bây giờ?
• Những thuộc tính nào đã làm trợ lý tốt nhất của bạn có? Điều gì về trợ lý tồi tệ nhất của bạn?
• Làm thế nào thường được đánh giá hiệu suất thực hiện? Ai tiến hành chúng?
• Những kỹ năng quan trọng nhất đối với bạn trong một trợ lý hành chính?
• Làm thế nào để bạn khen thưởng và khuyến khích những người làm việc trong bộ phận của bạn?
• Có bất kỳ vấn đề sản xuất đang diễn ra trong bộ phận này?
• Làm thế nào bạn đã xử lý các vấn đề nhân sự trong quá khứ?
• Một số thách thức lớn nhất đối với một người ở vị trí này là gì?
• Theo bạn, khía cạnh bổ ích nhất của vị trí này là gì?
• Bạn (công ty / bộ phận) có hỗ trợ thành viên của các hiệp hội chuyên nghiệp và tiếp tục phát triển chuyên môn không?
• Bạn sẽ mô tả vai trò của nhân viên hành chính trong văn phòng này là gì?
• Là giờ làm thêm hoặc giờ cuối tuần dự kiến?
• Bạn thích gì nhất khi làm việc cho công ty này? Có bất kỳ thay đổi bạn sẽ làm?
• Bạn thích gì nhất khi làm việc ở đây?
• Bạn có khuyến khích bộ phận làm việc theo nhóm, hoặc tập trung nhiều hơn vào các đóng góp cá nhân?

Chuẩn bị cho câu hỏi phỏng vấn việc làm thêm

Ngoài các câu hỏi phỏng vấn dành riêng cho công việc, bạn cũng sẽ được hỏi nhiều câu hỏi chung hơn về lịch sử việc làm, giáo dục, điểm mạnh, điểm yếu, thành tích, mục tiêu và kế hoạch của bạn. Dưới đây là danh sách các câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất và câu trả lời mẫu.