Mẹo để tăng cường cuộc họp công ty của bạn

Bạn có phải là người lập kế hoạch của cuộc họp hàng tháng hoặc công ty hàng tháng hoặc định kỳ? Chúng có thể rất buồn tẻ nếu bạn không cẩn thận. Bạn biết khoan. Một loạt các đầu nói chuyện xếp hàng để cung cấp cho mọi người thông tin công ty. Vâng, đó chắc chắn là danh tiếng cho bạn để tổ chức cuộc họp định kỳ này.

Nhân viên cần thông tin để phù hợp với định hướng chiến lược của công ty. Họ muốn biết những gì đang xảy ra trên toàn công ty, đặc biệt là khi thông tin chạm đến công việc của họ hoặc thành công chung của công ty. Họ thực sự quan tâm đến những gì đang diễn ra trong các phòng ban khác nhau.

Vì vậy, nhân viên của bạn quan tâm, nhưng hãy cho họ nghỉ ngơi từ những cái đầu biết nói và những điểm mạnh không ngừng. Các cuộc họp hiệu quả nhất thu hút sự chú ý của họ bằng các câu hỏi và câu trả lời kích thích tư duy, nghe nhìn và tham gia. Những lời khuyên này sẽ mang lại cho bạn thành công.

Những gì bạn cần cho một cuộc họp thành công

• Loa hoặc bàn
• Micro
• Chương trình nghị sự
• Đồ dùng trực quan
• Máy quay video
• Giá ba chân
• Thiết bị mã hóa
• Công nghệ phát trực tiếp

10 lời khuyên cho các cuộc họp tốt hơn

1. Bắt đầu các cuộc họp, thuyết trình và các buổi đào tạo của bạn với một tàu phá băng hoặc hoạt động khởi động. Trong một cuộc họp lớn hoặc một cuộc họp ngắn, tàu phá băng có thể là một câu hỏi duy nhất khiến mọi người suy nghĩ và nói chuyện với hàng xóm của họ. Ví dụ, đặt một câu hỏi khiến mọi người giơ tay. Độ dài của máy phá băng phụ thuộc vào độ dài cuộc họp của bạn, vì vậy hãy lên kế hoạch một cách khôn ngoan.
2. Đa dạng hóa phương pháp trình bày của bạn. Nếu mọi diễn giả nói chuyện với khán giả, trong định dạng bài giảng, ngay cả những người quan tâm cũng sớm gật đầu. Yêu cầu mọi người nói chuyện trong các nhóm nhỏ. Sử dụng các tài liệu nghe nhìn như video, slide và thuyết trình và hình ảnh PowerPoint. Nếu bạn đang nói về một quy trình sơn mới, hãy cho nhân viên của bạn xem trước và sau khi sơn. Vượt qua khảo sát khách hàng tích cực và thẻ nhận xét.

1. Mời các diễn giả khách mời tham gia và phấn khích. Khách hàng của bạn có rất nhiều điều để nói với lực lượng lao động của bạn về nhu cầu và yêu cầu chất lượng của họ. Một tổ chức khách hàng hợp tác với các hiệp hội từ thiện, phi lợi nhuận có các diễn giả khách từ các tổ chức nhận được đóng góp của họ. Các diễn giả từ các tổ chức mà nhân viên của bạn hỗ trợ về tài chính rất năng động.
2. Khuyến khích các câu hỏi để có được một cuộc đối thoại đi. Yêu cầu mọi người viết ra câu hỏi của họ trước cuộc họp và trong cuộc họp. Dành thời gian cho các câu hỏi hướng đến từng người nói khi bạn đi. Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi ngay lập tức và chính xác, hãy nói với những người bạn sẽ quay lại với họ khi bạn có câu trả lời đúng. Nếu câu hỏi vượt quá thời gian, hãy lên lịch một cuộc họp về chủ đề này.

1. Một chiến thuật cuộc họp thường bị bỏ qua, nhưng rất quan trọng, là yêu cầu mỗi người nói lặp lại thành tiếng mỗi câu hỏi mà người đó được hỏi. Người đặt câu hỏi sau đó biết người nói đã hiểu câu hỏi. Những người khác tham dự cuộc họp cũng có thể nghe và biết câu hỏi, không chỉ phỏng đoán câu hỏi mà có lẽ không chính xác là từ câu trả lời của người nói.
2. Đặt mục tiêu cho cuộc họp định kỳ của bạn. Bạn không thể trình bày mọi khía cạnh trong kinh doanh của công ty tại một cuộc họp kéo dài một giờ. Vì vậy, quyết định các vấn đề quan trọng, kịp thời và dành thời gian họp cho chúng. Hãy xem xét lợi ích của phần lớn những người tham dự là tốt. Hãy nhớ rằng, bạn có các phương pháp khác để truyền đạt thông tin công ty bao gồm các chương trình như Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, email và IM. Việc truyền thông tất cả các thông tin của công ty chiến lược không phải diễn ra tại một cuộc họp.

1. Xây dựng chương trình nghị sự của bạn một cách cẩn thận. Xác định nhu cầu và lợi ích của đa số những người tham gia. Bắt đầu với những tin tốt sẽ làm cho những người tham dự cảm thấy tốt.
2. Thay đổi thứ tự của các diễn giả trong chương trình nghị sự mỗi tháng. Bạn không muốn mọi người nhàm chán với sự giống nhau. Phân phối các mặt hàng kinh doanh cần thiết trong suốt chương trình nghị sự để mọi người không điều chỉnh kết thúc cuộc họp hoặc nghĩ rằng các mặt hàng cuối cùng ít quan trọng hơn. Một bài báo trên "Tạp chí Phố Wall", vài năm trước, đã tuyên bố rằng các nhà quản lý Hoa Kỳ sẽ tiết kiệm 80% thời gian họ lãng phí trong các cuộc họp nếu họ làm đúng hai việc. Việc đầu tiên là luôn luôn có một chương trình nghị sự. Thứ hai là bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ. Tôi sẽ thêm rằng bạn cần cho phép mỗi người nói lượng thời gian cần thiết để đề cập đến chủ đề của họ. Giữ họ đến giới hạn thời gian của họ độc đáo.

1. Tổ chức môi trường vật lý để mọi người chú ý đến nội dung cuộc họp.Không ai nên ngồi phía sau hoặc bên cạnh loa của bạn. Hãy chắc chắn rằng có chỗ ngồi cho tất cả những người tham dự, và nếu cần ghi chú, một bề mặt để viết cũng vậy. Hãy chắc chắn rằng hình ảnh có thể nhìn thấy, và mọi người có thể nghe thấy. Bạn có thể cần phải sử dụng micro. Bạn có thể truyền đạo cụ hoặc mẫu xung quanh phòng để xem. Nếu kích thước cuộc họp của bạn trở nên quá lớn đối với môi trường vật lý trong phòng họp của bạn, hãy sử dụng công nghệ để truyền phát cuộc họp ở một số địa điểm phòng hội nghị bổ sung. Mặc dù bạn chắc chắn có thể truyền trực tiếp cuộc họp đến máy tính xách tay của các cá nhân, nhưng điều này phủ nhận tác động tích cực của việc xây dựng đội ngũ với sự tham dự của các nhân viên khác trong một số địa điểm trong phòng hội thảo.

1. Đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của thực phẩm tại một cuộc họp. Thực phẩm giúp thư giãn bầu không khí, giúp mọi người cảm thấy thoải mái, giúp mọi người duy trì mức năng lượng tích cực và xây dựng tình bạn của đội. Đảm bảo bạn đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhóm bạn với thực phẩm bạn phục vụ. Ví dụ, cung cấp trái cây và sữa chua ngoài bánh rán. Cung cấp những con chó nóng chay và kosher với franks thường xuyên.