Lời khuyên về nghi thức email cho người tìm việc

Khi bạn đang tìm kiếm công việc, bạn có thể sẽ sử dụng email vì một số lý do. Bạn có thể gửi email hỏi về cơ hội việc làm, hoặc thư xin việc qua email kèm theo sơ yếu lý lịch. Bạn có thể gửi email kết nối yêu cầu liên hệ để được giúp đỡ tìm kiếm công việc của bạn. Bạn cũng có thể sẽ gửi email tin nhắn cảm ơn sau khi phỏng vấn.

Khi bạn sử dụng email để tìm kiếm việc làm, điều quan trọng là tất cả các thông tin liên lạc của bạn đều chuyên nghiệp như nếu bạn đang viết một lá thư giấy kiểu cũ.

Đây là thông tin về tất cả những gì bạn cần biết về nghi thức email tìm kiếm việc làm, bao gồm những gì cần đưa vào email tìm kiếm công việc của bạn, cách định dạng email của bạn và cách đảm bảo email của bạn được đọc.

Lời khuyên về nghi thức email cho người tìm việc

Thiết lập một tài khoản email tìm kiếm việc làm.Khi bạn đang tìm kiếm một công việc, bạn nên thiết lập một tài khoản email chỉ để tìm kiếm việc làm. Bằng cách đó, email chuyên nghiệp của bạn sẽ không bị lẫn với thư cá nhân của bạn.

Có nhiều dịch vụ email miễn phí dựa trên web, như Gmail và Yahoo, mà bạn có thể sử dụng. Bạn sẽ có thể kiểm tra email trực tuyến từ bất kỳ máy tính nào, vì vậy sử dụng webmail là một cách tốt để luôn đi đầu trong tìm kiếm việc làm của bạn.

Hãy chắc chắn rằng bạn có một tên tài khoản email phù hợp cho việc sử dụng kinh doanh, ví dụ: [email protected] chứ không phải [email protected]. Khi bạn đã thiết lập tài khoản, hãy gửi cho mình một vài tin nhắn kiểm tra để đảm bảo bạn có thể gửi và nhận thư.

Sử dụng tài khoản email này cho tất cả các thông tin liên lạc tìm kiếm công việc của bạn: để xin việc, đăng hồ sơ của bạn và kết nối với các liên hệ của bạn. Hãy chắc chắn kiểm tra tài khoản của bạn thường xuyên để bạn có thể trả lời ngay lập tức cho các nhà tuyển dụng quan tâm đến việc thuê bạn. Đồng thời thiết lập email tìm kiếm công việc của bạn trên điện thoại thông minh để bạn có thể nhận thông báo ngay lập tức.

Đừng sử dụng tài khoản email công việc của bạn. Nhiều công ty giám sát liên lạc qua email và bạn không muốn bị bắt khi tìm việc. Đừng sử dụng địa chỉ email công việc của bạn để tìm kiếm việc làm hoặc kết nối mạng. Không gửi sơ yếu lý lịch và thư xin việc từ tài khoản email công việc của bạn hoặc sử dụng địa chỉ email đó khi bạn nộp đơn xin việc trực tuyến.

Gửi email của bạn cho một người cụ thể.Khi có thể, hãy gửi email của bạn cho một người liên lạc, thay vì một hộp email chung. Gửi một bản sao cho chính bạn, để bạn có một bản ghi các email bạn đã gửi và các công việc bạn đã áp dụng.

Sử dụng một dòng chủ đề rõ ràng.Thông điệp email của bạn cần một dòng chủ đề. Nếu bạn để trống chủ đề, email có thể sẽ kết thúc trong hộp thư rác hoặc bị xóa. Hãy chắc chắn rằng bạn liệt kê vị trí bạn đang ứng tuyển trong dòng chủ đề của thông điệp email của bạn, để nhà tuyển dụng biết bạn đang ứng tuyển vào công việc nào.

Bạn có thể muốn bao gồm tên của bạn trong chủ đề là tốt. Dưới đây là hai ví dụ về dòng chủ đề phù hợp:

• Dòng tiêu đề: Vị trí giám đốc truyền thông
• Dòng tiêu đề: Vị trí liên kết tiếp thị / Tên của bạn

Chọn một phông chữ đơn giản.Tránh các phông chữ trang trí công phu, khó đọc. Sử dụng một phông chữ cơ bản như Times New Roman, Arial hoặc Cambria. Bạn cũng nên sử dụng màu sắc trong văn bản của mình. Sử dụng kích thước 10 hoặc 12 điểm, để email dễ đọc, không quá lớn.

Viết như đó là một lá thư kinh doanh.Nói chung, thông điệp email của bạn sẽ trông rất giống như thư kinh doanh. Chúng nên bao gồm các từ, không phải từ viết tắt, tiếng lóng hoặc biểu tượng cảm xúc. Các thư email nên được viết đầy đủ trong câu và đoạn văn. Bắt đầu bằng một lời chào và kết thúc bằng một lần gửi và chữ ký của bạn.

Sự khác biệt duy nhất giữa email và thư kinh doanh là trong email bạn không cần bao gồm thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng, ngày tháng và thông tin của bạn ở góc trên cùng bên trái.

Giữ cho nó ngắn gọn.Mọi người có xu hướng đọc lướt, hoặc thậm chí bỏ qua, các email rất dài. Giữ email của bạn ngắn gọn và đến điểm.

Bao gồm một chữ ký.Bao gồm chữ ký email với thông tin liên hệ của bạn, để người quản lý tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn. Bao gồm một liên kết đến hồ sơ LinkedIn của bạn là một cách tốt để cung cấp cho người quản lý tuyển dụng thêm thông tin về các kỹ năng và khả năng của bạn.

Dưới đây là một chữ ký email mẫu:

Tên họ

Địa chỉ email

Điện thoại

URL hồ sơ LinkedIn (Tùy chọn)

Chỉnh sửa, chỉnh sửa, chỉnh sửa.Hãy chắc chắn rằng bạn đã đọc email của bạn cho các lỗi ngữ pháp và chính tả. Viết rõ ràng cũng quan trọng trong một email như trong thư kinh doanh.

Gửi tin nhắn kiểm tra.Trước khi bạn gửi email, hãy gửi tin nhắn cho chính mình để kiểm tra xem định dạng có hoạt động không. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng mọi tệp bạn đính kèm đều dễ mở. Nếu mọi thứ có vẻ tốt, hãy gửi lại email cho nhà tuyển dụng.

Nội dung tin nhắn email

Nếu bạn có một người liên hệ, hãy gửi email của bạn tới Mr./Ms thân mến. Họ. Nếu bạn không, hãy gửi email đến Người quản lý tuyển dụng thân mến hoặc chỉ cần bắt đầu với đoạn đầu tiên của tin nhắn.

Khi bạn nộp đơn xin việc qua email, hãy sao chép và dán thư xin việc của bạn vào email hoặc viết thư xin việc vào phần thân của email. Nếu bài đăng công việc yêu cầu bạn gửi sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng tệp đính kèm, hãy gửi sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng PDF hoặc tài liệu Word.

Bất kể mục đích gửi email của bạn là gì, hãy rõ ràng về lý do tại sao bạn viết và mục đích của email. Bao gồm thông tin này sớm trong email. Người đọc có nhiều khả năng phản hồi nếu họ biết, trong nháy mắt, tại sao bạn lại tiếp cận với họ.