Tiêu đề và mô tả công việc hành chính

Bởi vì quản trị là một phạm trù rộng lớn, có nhiều chức danh công việc hành chính khác nhau. Một số trong những chức danh này, như trợ lý quản trị chương trình, và quản trị viên chương trình, và đề cập đến các công việc với nhiệm vụ rất giống nhau. Tuy nhiên, một số chức danh công việc mô tả các loại công việc rất khác nhau.

Công việc hành chính có thể bao gồm một loạt các nhiệm vụ. Nhân viên hành chính là những người cung cấp hỗ trợ cho một công ty. Hỗ trợ này có thể bao gồm quản lý văn phòng nói chung, trả lời điện thoại, nói chuyện với khách hàng, hỗ trợ chủ nhân, công việc văn thư (bao gồm duy trì hồ sơ và nhập dữ liệu) hoặc một loạt các nhiệm vụ khác.

Đọc dưới đây để biết danh sách rộng rãi các chức danh công việc hành chính, và ý nghĩa của từng chức danh. Sử dụng danh sách này khi tìm kiếm một công việc trong công việc hành chính.

Bạn cũng có thể sử dụng danh sách này để khuyến khích nhà tuyển dụng của bạn thay đổi tiêu đề của vị trí của bạn để phù hợp hơn với trách nhiệm của bạn.

Tiêu đề công việc hành chính chung

Dưới đây là danh sách các chức danh công việc hành chính phổ biến được sắp xếp theo loại công việc. Đọc dưới đây để mô tả của từng loại công việc. Để biết thêm thông tin về từng loại công việc, hãy xem Cẩm nang Outlook Nghề nghiệp của Cục Thống kê Lao động.

Trợ lý hành chính và Thư ký: Thư ký và trợ lý hành chính thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính và văn thư. Họ có thể trả lời điện thoại và hỗ trợ khách hàng, sắp xếp các tệp, chuẩn bị tài liệu và lên lịch các cuộc hẹn. Một số công ty sử dụng thuật ngữ "thư ký" và "trợ lý hành chính" thay thế cho nhau. Tuy nhiên, trợ lý hành chính thường có mức độ trách nhiệm cao hơn. Cùng với việc làm thư ký, họ cũng có thể tham gia vào việc tổ chức các cuộc họp và hội nghị, thực hiện các nhiệm vụ kế toán và thậm chí quản lý ngân sách văn phòng.

• Trợ lý hành chính
• Điều phối viên hành chính
• Giám đốc hành chính
• Quản lý hành chính
• Quản lý dịch vụ hành chính
• Cán bộ dịch vụ hành chính
• Chuyên viên hành chính
• Quản lý hỗ trợ hành chính
• Giám sát hỗ trợ hành chính
• Người quản lý
• Thư ký giám đốc
• Trợ lý điều hành
• Quản trị viên dịch vụ điều hành
• Quản trị nhân sự
• Thư ký pháp lý
• Bộ trưởng Y tế
• Quản trị viên chương trình
• Quản lý chương trình
• Thư ký
• Điều phối viên hành chính cao cấp
• Cán bộ dịch vụ hành chính cao cấp

• Trợ lý điều hành cao cấp
• Điều phối viên sự kiện đặc biệt cao cấp
• Trợ lý hỗ trợ cao cấp
• Chuyên gia hỗ trợ cao cấp
• Điều phối viên sự kiện đặc biệt
• Điều phối viên chương trình đặc biệt

Người thu thập hóa đơn và tài khoản: Người thu thập hóa đơn và tài khoản giúp quản lý và duy trì tài chính của một công ty. Họ nhận thanh toán, ghi lại thông tin tài chính và sắp xếp thanh toán hóa đơn quá hạn. Họ thường giúp con nợ tìm giải pháp thanh toán hóa đơn quá hạn. Họ cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ văn thư liên quan khác.

• Người thu thập tài khoản
• Người thu thập hóa đơn
• Điều phối viên thanh toán

Thư ký tài chính: Loại công việc này bao gồm kế toán, kế toán và nhân viên kiểm toán. Những nhân viên này sản xuất và duy trì hồ sơ tài chính cho các công ty. Cũng có những nhân viên tài chính thực hiện các nhiệm vụ ít được chỉ định hơn, chẳng hạn như thực hiện các giao dịch tài chính và giúp đỡ khách hàng. Những thư ký này thường yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học, trong khi kế toán, kế toán và thư ký kiểm toán yêu cầu một số giáo dục sau trung học. Họ thường cần ít nhất một số khóa học hoặc kinh nghiệm trong kế toán.

• Nhân viên kế toán
• Thư ký kiểm toán
• Kế toán
• Thư ký tín dụng
• Thư ký tài chính
• Quản lý văn phòng
• Quản lý hỗ trợ văn phòng
• Giám sát hỗ trợ văn phòng
• Chuyên viên phân tích hành chính cấp cao

Thư ký văn phòng tổng hợp: Thư ký văn phòng tổng hợp thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính. Họ có thể trả lời điện thoại, hồ sơ tập tin, nhập và duy trì tài liệu và hỗ trợ khách hàng. Họ cũng có thể thực hiện một số kế toán cơ bản và giao dịch tài chính.

• Nhân viên thanh toán
• Quản trị viên hợp đồng
• Thư ký hồ sơ
• Thư ký văn phòng
• Văn phòng thư ký
• Trợ lý nhân viên
• Máy đánh chữ
• Xử lý văn bản

Thư ký thông tin: Thư ký thông tin thực hiện một loạt các nhiệm vụ văn thư. Họ thường thu thập thông tin để giúp công ty. Điều này có thể liên quan đến việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu, truy xuất tệp hoặc duy trì hồ sơ. Họ thường cần ít nhất một số khóa học hoặc kinh nghiệm với các chương trình máy tính bảng tính.

• Nhập dư liệu
• Nhân viên cung cấp thông tin
• Quản lý hồ sơ phân tích
• Trợ lý hỗ trợ
• Chuyên viên hỗ trợ

Thư ký thư: Thư ký dịch vụ bưu chính nhận, sắp xếp và gửi thư. Cũng có thể hỗ trợ khách hàng trên điện thoại hoặc gặp trực tiếp.

• Thư ký thư
• Thư ký trưởng

Thư ký ghi chép tài liệu: Tài liệu ghi chép theo dõi thông tin sản phẩm. Họ đảm bảo vận chuyển đúng các mặt hàng, theo dõi lô hàng và duy trì hàng tồn kho. Họ có thể thực hiện một số ghi dữ liệu của họ trong văn phòng nhưng thường dành thời gian theo dõi hàng tồn kho trong kho của công ty.

• Quản lý cơ sở
• Thư ký ghi chép tài liệu
• Điều phối viên cao cấp

Nhân viên lễ tân: Nhân viên lễ tân thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính. Họ thường là điểm liên lạc đầu tiên cho khách hàng và khách hàng. Họ trả lời điện thoại, chào khách hàng và trả lời các câu hỏi về tổ chức.

• Quản lý quan hệ khách hàng
• Trợ lý văn phòng
• Lễ tân
• Trợ lý ảo
• Lễ tân ảo