Tầm quan trọng của việc giữ một tạp chí trong kế toán

Một mục nhật ký là hồ sơ của một giao dịch tài chính được nhập vào một tạp chí. Tạp chí chi tiết tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp và nó lưu ý tài khoản nào các giao dịch này bị ảnh hưởng. Tất cả các mục nhật ký được thực hiện bằng cách sử dụng mục nhập kép hoặc phương pháp ghi sổ đơn.

Các mục nhật ký thường được nhập theo thứ tự thời gian và các khoản ghi nợ được nhập trước khi các khoản tín dụng - các khoản ghi nợ được nhập vào một cột ở bên trái và các khoản tín dụng được nhập vào bên phải. Các mục nhật ký được gán cho các tài khoản cụ thể bằng biểu đồ tài khoản và mục nhật ký sau đó được ghi vào sổ cái. Sổ cái theo dõi nhiều tài khoản.

Mục đích của tạp chí

Các mục nhật ký cung cấp thông tin cơ bản cho tất cả các báo cáo tài chính khác của doanh nghiệp. Chúng được sử dụng bởi các kiểm toán viên để phân tích các giao dịch tài chính ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào.

Mỗi mục nên bao gồm ngày giao dịch, các bên liên quan, ghi nợ từ ít nhất một tài khoản, tín dụng cho ít nhất một tài khoản khác, số biên nhận hoặc kiểm tra và một bản ghi nhớ mô tả các chi tiết khác liên quan đến giao dịch - bất cứ điều gì bạn có có thể không có khả năng nhớ tháng hoặc năm sau.

Nếu bạn mua và sử dụng phần mềm hệ thống kế toán, rất có thể nó sẽ chăm sóc tất cả các chi tiết này cho bạn. Nhưng bạn sẽ có thể tự xử lý các mục nhật ký và sổ cái của mình với một số hiểu biết cơ bản về quy trình nếu bạn không nghĩ rằng loại chi phí đó là cần thiết khá vì bạn mới bắt đầu.

Kế toán đơn

Như tên cho thấy, mỗi mục nhật ký được thực hiện trên một dòng riêng của nó khi bạn sử dụng phương pháp ghi sổ duy nhất. Bạn có thể trừ đi những gì bạn chi cho một hệ thống máy tính mới dưới dạng ghi nợ, sau đó, trên dòng tiếp theo và như một mục khác, bạn có thể thu nhập nhận được từ khách hàng hoặc khách hàng dưới dạng tín dụng. Bạn sẽ có hai giao dịch hoặc mục nhật ký riêng biệt, mỗi mục có một dòng riêng. Thật đơn giản, không khác nhiều so với cách bạn theo dõi các giao dịch bạn thực hiện từ tài khoản kiểm tra của mình.

Kế toán đơn có thể phù hợp nếu bạn điều hành doanh nghiệp nhỏ của mình với tư cách là chủ sở hữu duy nhất và sổ sách và giao dịch của bạn không phức tạp. Bất cứ ai cũng có thể xử lý nó. Bạn không cần bất kỳ đào tạo cụ thể.

Kế toán kép

Một mục nhật ký sử dụng phương pháp kế toán kép bao gồm nhiều thông tin trong các cột khác nhau trên cùng một dòng. Trong hệ thống nhập kép, bạn có thể có một khoản ghi nợ cho việc mua máy tính, sau đó tín dụng hoặc tăng cho chi phí thiết bị văn phòng tổng thể của bạn sẽ xuất hiện trên cùng một dòng nhưng trong một cột khác để bù vào khoản ghi nợ. Các cột này phải bằng nhau, chẳng hạn như - $ 2.000 dưới dạng ghi nợ và + $ 2.000 cho tín dụng.

Bạn có thể phải sử dụng nhiều cột hơn tùy thuộc vào tính chất của mục nhập của bạn, nhưng tối thiểu, nên có hai, mỗi cột cho các khoản ghi nợ và tín dụng. Kế toán kép thường làm một mục nhật ký, không phải cho chính giao dịch, nhưng đối với tài khoản, nó ảnh hưởng đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Các khoản nợ và tín dụng cho từng được ghi nhận trên cùng một dòng.

Vào cuối năm hoặc bất kỳ kỳ kế toán nào khác mà bạn chọn, tất cả các mục nhật ký của bạn cho các khoản ghi nợ phải tương ứng với một mục nhật ký của bạn cho tổng số tín dụng. Điều này có nghĩa là tài khoản của bạn "cân bằng".