Quy tắc về nghi thức email tại nơi làm việc

Mặc dù bạn có thể không sử dụng email để giao tiếp xã hội nhiều như bạn đã từng làm, nhưng có lẽ bạn vẫn sử dụng nó để trao đổi thư từ chuyên nghiệp. Nếu bạn tương tác theo cách này với đồng nghiệp, sếp, khách hàng và khách hàng và nhà tuyển dụng tiềm năng, hãy chắc chắn tuân theo sáu quy tắc này để có nghi thức email phù hợp.

1. Tâm trí cách cư xử của bạn

Ngay cả trong một thế giới nơi chúng ta đang gấp rút hoàn thành công việc nhanh nhất có thể để chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, hãy dành thời gian để sử dụng cách cư xử tốt trong email của bạn. Đừng lơ là nói "làm ơn" và "cảm ơn."

Khi nói chuyện với những người mà bạn không biết rõ hoặc hoàn toàn hoặc với người mà bạn chỉ có mối quan hệ chính thức, hãy giải quyết họ bằng tên và họ của họ, trừ khi họ yêu cầu bạn làm khác. Ví dụ: nói "Kính gửi ông White" hoặc "Kính gửi bà Grey". Nếu bạn đang trả lời email và người gửi thư gốc chỉ ký tên đó với tên của họ, thì bạn có thể cho rằng an toàn khi giải quyết chúng theo cách tương tự.

2. Xem giai điệu của bạn

Giai điệu là cách bạn, như một nhà văn, có thể thể hiện thái độ của bạn trong một thông điệp email. Nó ảnh hưởng đến cách nó được nhận. Bạn thường muốn đảm bảo gặp người nhận là tôn trọng, thân thiện và dễ gần. Bạn không muốn âm thanh cộc lốc hoặc đòi hỏi. Đọc lại tin nhắn của bạn nhiều lần trước khi nhấn gửi.

Khi viết thư cho ai đó mà bạn đã liên lạc trước đó, hãy bắt đầu bằng cách nói điều gì đó thân thiện như "Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe". Mặc dù biểu tượng cảm xúc có thể giúp bạn truyền đạt âm điệu dễ dàng hơn, nhưng không sử dụng chúng trong email chuyên nghiệp trừ khi bạn viết thư cho ai đó mà bạn có mối quan hệ rất thân mật. Không bao giờ sử dụng chúng khi viết cho một nhà tuyển dụng tiềm năng.

Nó luôn được coi là nghi thức email kém để viết một email hoặc một phần của một trong tất cả các chữ cái viết hoa. Nó sẽ làm cho bạn trông giống như bạn đang hét lên.

3. Hãy súc tích

Những người bận rộn không có thời gian hay thiên hướng dành hơn một phút để đọc một email riêng lẻ. Nếu bạn muốn cho phép người nhận của bạn đọc tin nhắn của bạn một cách nhanh chóng và vẫn hiểu nó thì bạn phải giữ nó ngắn gọn.

Đừng bỏ qua chi tiết thích hợp, tuy nhiên. Hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn truyền tải rõ ràng lý do của bạn để viết nó ở nơi đầu tiên. Không ai tiết kiệm thời gian nếu bạn kết thúc qua lại trong khi bạn cố gắng giải thích các chi tiết bạn đã bỏ qua.

4. Tránh sử dụng chữ viết tắt

Mặc dù bạn muốn tiết kiệm thời gian, bạn không nên sử dụng chữ viết tắt trong email chuyên nghiệp. Nếu bạn nhắn tin nhiều, như nhiều người làm, bạn có thể quen với việc sử dụng một loại tốc ký để nói chuyện với bạn bè của bạn.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng "u," "ur" và "plz" thay vì "bạn", "của bạn" và "xin vui lòng". Những chữ viết tắt này không có chỗ trong thư tín kinh doanh trừ khi người nhận là người mà bạn có mối quan hệ tình cờ.

5. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Đối với các thư liên quan đến công việc hiện tại của bạn, hãy luôn sử dụng địa chỉ email mà chủ nhân của bạn đã gán cho bạn. Tuy nhiên, bạn không bao giờ nên sử dụng nó để gửi tin nhắn không liên quan đến công việc của bạn, ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm một tin nhắn mới. Sử dụng tài khoản email cá nhân thay thế.

Ví dụ: nếu bạn không có tài khoản cá nhân, nhà cung cấp dịch vụ internet của bạn đã cung cấp khi bạn đăng ký dịch vụ, hãy lấy một tài khoản email miễn phí. Sử dụng Gmail hoặc dịch vụ khác để thiết lập một địa chỉ nghe có vẻ chuyên nghiệp. Đừng sử dụng bất cứ điều gì ngớ ngẩn hoặc gợi ý. Tên đầu tiên và họ hoặc tên đầy đủ của bạn là những lựa chọn phù hợp.

6. Đừng quên chính tả và ngữ pháp

Điều bắt buộc là bạn phải đọc email của bạn một cách cẩn thận. Không bao giờ bỏ qua bước quan trọng này, cho dù bạn bận rộn đến đâu. Những điều bạn muốn được chú ý là chính tả và ngữ pháp đúng. Ngoài việc đánh vần các từ phổ biến một cách chính xác, bạn cũng muốn đánh vần đúng tên của mọi người, bao gồm tên của người nhận và tên của công ty của họ.

Hãy cẩn thận về việc phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra chính tả. Họ có thể không nhận thấy lỗi chính tả của từ khi sử dụng không chính xác. Ví dụ: trình kiểm tra chính tả sẽ không gắn cờ từ "thành" trong câu "Tôi phải đặt câu hỏi cho bạn", mặc dù, trong ngữ cảnh này, nó phải là "hai". Kiểm tra chính tả hai lần mà bạn không chắc chắn bằng cách sử dụng một từ điển trực tuyến miễn phí như Merriam-Webster.