Email chúc mừng đã đọc

Theo BusinessInsider.com, một nhân viên trung bình phân bổ khoảng 25 phần trăm thời gian trong ngày của anh ta để viết lách qua hàng trăm email. Trong khi một số người cần cải thiện nghi thức email cơ bản, những người khác lại mắc lỗi đơn giản vì họ bị choáng ngợp với khối lượng truyền thông tuyệt đối.

Trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn, bạn có thể sẽ gửi nhiều, rất nhiều email, bao gồm thư xin việc, ghi chú cảm ơn và tin nhắn đến các kết nối liên quan đến tìm kiếm việc làm.

Dành thời gian để tránh mắc lỗi đáng xấu hổ, chẳng hạn như viết sai tên của ai đó và đảm bảo viết ghi chú nhận được phản hồi.

Bắt đầu với một lời chào chuyên nghiệp

Phấn đấu cho sự rõ ràng trong dòng chủ đề của bạn. Chọn một cái gì đó trực tiếp xác định mục đích của email của bạn, như "thời gian họp đã thay đổi" hoặc "truy vấn nhanh về đề xuất của bạn".

Tránh treo cà rốt bằng một lời trêu ghẹo như "Tôi cần thông báo cho bạn …" cố gắng lôi kéo việc đọc vào mở email để có được ý định của bạn. Mọi người thường quyết định có nên mở email dựa trên dòng chủ đề hay không, vì vậy hãy chọn một email nêu rõ mục đích của bạn.

Sử dụng một lời chào chuyên nghiệp. Bao gồm một lời chào thích hợp cho hoàn cảnh và người nhận. Một số lời chào nhất định hoạt động trong một email nhưng không được sử dụng trong một lá thư thông thường trong khi một số lời chào làm việc cho cả hai.

Chọn một lời chào dựa trên mức độ bạn biết người mà bạn đang viết và loại tin nhắn bạn đang gửi. Ví dụ: nếu bạn viết thư cho ai đó bạn biết, "Hi Jim" là phù hợp. "Kính gửi ông / bà. Smith" sẽ phù hợp khi đi xin việc hoặc viết thư kinh doanh.

Tránh mở một email với "hey" nghe có vẻ không chính thức và thường không được sử dụng tại nơi làm việc. Cũng né tránh "Hi folks" hoặc "Hi guys", ngay cả khi bản chất của email của bạn được thư giãn.

Ví dụ chào

• Tên thân yêu Họ (điều này hoạt động tốt nếu bạn không biết giới tính của người bạn viết thư)
• Tên thân yêu (khi gửi email cho ai đó bạn biết)
• Xin chào tên (Khi gửi email cho ai đó bạn biết)
• Kính gửi ông / bà. Họ
• Kính gửi ông / bà. Tên họ
• Kính gửi bác sĩ
• Mà nó có thể quan tâm
• Kính gửi Giám đốc nhân sự
• Kính gửi người quản lý tuyển dụng

Sử dụng dấu câu thích hợp sau lời chào của bạn. Đối với các email chính thức hơn, sử dụng dấu chấm phẩy sau tên. Đối với những người bạn biết hoặc nhiều thư từ thông thường hơn, hãy sử dụng dấu phẩy sau tên chào.

Tránh các lỗi thường gặp

Khi viết email, đôi khi xảy ra lỗi sau khi mọi người vội vã tắt tin nhắn nhanh chóng. Dành thời gian để xem lại tin nhắn của bạn và thực hiện các bước sau.

• Thêm địa chỉ email cuối cùng.Nếu bạn không có tùy chọn để hủy email, hãy thêm địa chỉ cuối cùng nếu bạn có xu hướng có ngón tay kích hoạt nhanh. Chỉ nhập tên người nhận khi bạn chắc chắn rằng email của bạn đã sẵn sàng.
• Tránh lỗi "trả lời tất cả" cũ.Xem ngón tay kích hoạt của bạn khi nhấn "Trả lời tất cả." Xem xét liệu tất cả mọi người trong danh sách có thực sự cần phải đọc những gì bạn nói. Ngoài ra, hãy chú ý đến các email cũ hơn trong chuỗi mà bạn có thể không muốn ai đó trong danh sách Trả lời Tất cả nhìn thấy.
• Đi dễ về sự hài hước. Sự hài hước có thể khó nhận ra trong một email vì giọng điệu của bạn sẽ không nhất thiết phải tỏa sáng. Nếu không có ngôn ngữ cơ thể, nét mặt hay nhịp điệu, sự hài hước có thể làm bạn thất vọng hoặc thậm chí vô tình xúc phạm người đọc. Chơi nó an toàn và để nó ra ngoài.

• Hiệu đính.Đừng phạm sai lầm khi nghĩ rằng mọi người sẽ tha thứ cho lỗi chính tả trong các email không chính thức hoặc những sai lầm đó sẽ được chấp nhận nếu bạn gõ trên điện thoại. Bạn có thể bị đánh giá khắc nghiệt bởi những sai lầm trong email của mình, đặc biệt nếu chúng tràn lan. Đừng dựa vào trình kiểm tra chính tả thường có thể chọn từ sai cho bạn. Đọc lại email của bạn giống như bất kỳ tài liệu quan trọng nào. Cụ thể, luôn luôn kiểm tra và kiểm tra kỹ xem bạn đã viết đúng tên của mọi người chưa.
• Đừng sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc biểu tượng cảm xúc. Ngày càng nhiều, tin nhắn email đã bắt đầu giống với tin nhắn văn bản. Tin nhắn tại nơi làm việc bây giờ đôi khi bao gồm biểu tượng cảm xúc "ngón tay cái" hoặc khuôn mặt cười. Mặc dù chúng trở nên phổ biến hơn, hãy tránh biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc trong thư từ chính thức. Nếu lời chào email của bạn bao gồm họ của một người, đó là dấu hiệu chắc chắn bạn nên bỏ biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc.

• Hãy nhớ rằng email tồn tại mãi mãi.Hãy suy nghĩ hai lần trước khi gửi email một cái gì đó cá nhân hoặc bí mật, sa thải ai đó qua email, chê bai ai đó hoặc trả lời với sự tức giận. Ngay cả các email đã xóa có thể được phục hồi từ bản sao lưu dữ liệu.

Những loại tương tác có thể được thực hiện tốt hơn trong người. Áp dụng quy tắc 24 giờ. Nếu bạn không chắc chắn liệu mình có nên gửi tin nhắn hay không, hãy đợi đến ngày hôm sau để quyết định. Một quy tắc tốt khác: Đừng viết bất cứ điều gì trong email mà bạn sẽ không muốn chia sẻ công khai, chẳng hạn như trong một lắng đọng, hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội, chẳng hạn.