Kỹ năng công việc hàng đầu Quản lý văn phòng cần

Người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm đảm bảo toàn bộ văn phòng hoặc tổ hợp văn phòng vận hành trơn tru. Điều này có thể bao gồm các nhiệm vụ như quản lý và giám sát một hoặc một số trợ lý hành chính. Các nhà quản lý văn phòng thường không cần giáo dục chuyên ngành, nhưng họ cần nhiều kinh nghiệm liên quan và bộ kỹ năng được phát triển tốt trong cả hai vai trò quản trị và quản lý.

Nếu bạn mong muốn loại công việc này, bạn có thể cải thiện đáng kể cơ hội được tuyển dụng bằng cách biết những kỹ năng và kinh nghiệm của bạn để làm nổi bật trong quá trình nộp đơn và phỏng vấn.

Cách sử dụng danh sách kỹ năng

Nhìn qua danh sách các kỹ năng tìm kiếm sau đây. Bạn có thể thấy rằng bạn sở hữu chúng nhiều hơn bạn nghĩ. Sử dụng tên của các kỹ năng liên quan của bạn làm từ khóa trong sơ yếu lý lịch và thư xin việc, vì vậy người giám sát tuyển dụng có thể thấy rõ rằng bạn có những gì họ đã tìm kiếm.

Đọc mô tả công việc một cách cẩn thận, để bạn biết tỷ lệ kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn. Nghiên cứu công ty để bạn hiểu về doanh nghiệp và bất kỳ kinh nghiệm hoặc kiến ​​thức bổ sung nào có liên quan mà bạn cung cấp.

Khi bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của mình, hãy đưa ra ít nhất một ví dụ cụ thể về thời gian bạn thể hiện từng kỹ năng mà bạn muốn thảo luận. Don Tiết mong nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ nói một mình về kinh nghiệm của bạn.

Kỹ năng quan trọng

Không phải tất cả các vị trí quản lý văn phòng đều yêu cầu chính xác cùng một bộ kỹ năng. Phần lớn phụ thuộc vào số lượng trợ lý văn phòng bạn phải giám sát, số lượng người sử dụng văn phòng bạn sẽ quản lý và loại phần mềm và hệ thống nào khác mà chủ nhân của bạn sử dụng.

Một số kỹ năng tồn tại mà hầu như tất cả các nhà quản lý văn phòng hiệu quả đều có và không thể làm mà không có. Bạn cũng có thể xem lại danh sách các kỹ năng được liệt kê theo công việc và các loại kỹ năng.

Kỹ năng hành chính

Là người quản lý văn phòng, bạn sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành một số nhiệm vụ hành chính. Chúng bao gồm tuyển dụng và sa thải nhân viên, tiến hành đánh giá hiệu suất, đào tạo nhân viên mới và giám sát người khác. Phê duyệt các yêu cầu chính thức, tiến hành các hoạt động kinh doanh nói chung và duy trì hồ sơ giấy tờ và nhân sự cũng có thể thuộc thẩm quyền của bạn.

Bạn cũng sẽ phải lập kế hoạch, phụ trách xử lý thư, lên lịch và tham dự các cuộc họp. Bạn có thể được yêu cầu thực hành giải quyết xung đột, ủy thác công việc và là người đưa ra chính sách và quyết định.

Kỹ năng phân tích

Một phần công việc của bạn sẽ là tìm cách để thực hiện công việc của bạn tốt hơn. Nếu bạn có thể xác định sự thiếu hiệu quả trong cách văn phòng của bạn vận hành và cung cấp giải pháp, bạn có thể tiết kiệm cho chủ nhân của mình rất nhiều tiền và tiết kiệm cho đồng nghiệp của bạn rất nhiều tình tiết tăng nặng.

Một người quản lý văn phòng tuyệt vời sẽ liên tục tự hỏi mình, liên quan đến tất cả các quy trình, thực hành và quy trình, điều này có ý nghĩa gì không? Đây có phải là điều tốt nhất chúng ta có thể làm được không? Nên sử dụng danh sách các kỹ năng phân tích trong hồ sơ của bạn.

Sự chú ý đến chi tiết

Là người quản lý văn phòng, buck dừng lại với bạn. Bạn sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng vật tư văn phòng chính xác một cách kịp thời, để duy trì hồ sơ chính xác và có tổ chức, và để theo dõi các nhu cầu và vấn đề của mọi người khác trong văn phòng. Nếu bạn làm tốt công việc của mình, văn phòng dường như sẽ tự vận hành. Nếu bạn nhận được một số chi tiết sai, những người khác có thể không thể hoàn thành công việc của họ.

Kĩ năng giao tiếp

Giống như trợ lý văn phòng, bạn thường sẽ là một trong những người đầu tiên mà khách truy cập nhìn thấy và đôi khi bạn có thể là người duy nhất họ thấy nếu một trong những chuyên gia làm việc trong văn phòng của bạn bị loại. Bạn phải hành động như một nhân viên tiếp tân hiệu quả trong khi đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác của bạn.

Bạn cũng có thể là điểm liên lạc chính giữa những người khác nhau sử dụng văn phòng và có thể giữa văn phòng của bạn và những người khác trong cùng một tổ chức. Bạn có thể phải thực hành giải quyết xung đột và ủy thác công việc. Tất cả điều đó cho biết thêm rất nhiều giao tiếp, cả bằng văn bản và bằng lời nói, tất cả đều phải chính xác, hiệu quả, thân thiện và chuyên nghiệp mọi lúc.

Kỹ năng tin học

Điều quan trọng là các nhà quản lý văn phòng có một loạt các kỹ năng máy tính. Các chi tiết cụ thể sẽ phụ thuộc vào chủ nhân của bạn nhưng thường liên quan đến nhập dữ liệu, bảng tính và các tác vụ CNTT chung.

Quản lý văn phòng có thể liên quan đến một số lượng lớn trách nhiệm. Các nhà quản lý văn phòng thường làm việc ở đỉnh cao của một tổ chức, với bàn tay của họ trong mọi khía cạnh của công ty. Nếu vai trò trung tâm này hấp dẫn bạn, hãy tiếp tục xem xét danh sách kỹ năng để xem liệu đây có phải là một nghề nghiệp cho bạn không.

Những vấn đề tài chính

Trách nhiệm của bạn có thể bao gồm kế toán, lập hóa đơn, lập ngân sách và kế toán. Bạn cũng có thể được yêu cầu xử lý bảng lương, tiền lẻ và các mục QuickBooks. Báo cáo hàng quý và nửa năm cũng có thể rơi vào phạm vi nhiệm vụ của bạn. Ít nhất, nếu văn phòng của bạn xử lý tiền, bạn sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng về việc đảm bảo rằng nó được xử lý tốt.

Kỹ năng lãnh đạo

Là người giám sát của những gì có thể là một nhóm lớn các trợ lý văn phòng, bạn sẽ cần phải giữ cho mọi người có động lực và phối hợp. Bạn sẽ phải làm việc theo nhóm. Công việc của bạn sẽ bao gồm thiết lập một tiêu chuẩn cho mọi người khác. Công việc và đảm bảo các tiêu chuẩn đó được đáp ứng. Dẫn đầu thường có nghĩa là giúp người khác phát triển sự nghiệp và giúp mọi người tự khởi nghiệp và giao tiếp tốt với nhau.

Kỹ năng xã hội

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò lớn trong việc trở thành người quản lý văn phòng. Bạn sẽ được yêu cầu phải có thái độ tích cực, chào hỏi du khách và tham gia làm việc nhóm.

Điểm mạnh khác

Các nhà quản lý văn phòng có xu hướng có một bộ kỹ năng đa dạng giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này bao gồm chú ý đến chi tiết, nói chung là linh hoạt về hỗ trợ bạn cung cấp và đáng tin cậy. Người quản lý văn phòng cũng cần phải là nhà mạng, người suy nghĩ logic, đa tác vụ và người giải quyết vấn đề. Quản lý thời gian và tổ chức nên là bản chất thứ hai cho những người phục vụ trong vai trò này.