Tìm hiểu cách tận dụng tối đa cuộc họp kinh doanh

Có phải ông chủ của bạn đã yêu cầu bạn tham dự một cuộc họp kinh doanh lớn? Ngồi trong các cuộc họp với đồng nghiệp của bạn có thể là một phần thường xuyên của công việc của bạn, nhưng đôi khi bạn có thể phải tham dự một cuộc họp mặt toàn công ty hoặc toàn ngành rất lớn. Tham dự các sự kiện này có thể từ hàng trăm đến thậm chí hàng ngàn người. Nó có thể hơi căng thẳng, đặc biệt nếu bạn là một người hướng nội, không thích ở trong những tình huống đó. Dưới đây là những gì bạn có thể làm trước, trong và sau để giúp bạn tận dụng tối đa cuộc họp kinh doanh và giải tỏa một số lo lắng mà bạn có thể cảm thấy.

Trước khi bạn đi

• Gặp gỡ những người tham dự khác trước: Bạn có biết ai đang tham dự cuộc họp? Nếu không, hãy cố gắng để có được thông tin này. Kết nối với những người đang tham dự cuộc họp trên trang Facebook hoặc LinkedIn của tổ chức. Hãy liên lạc với mạng của bạn để tìm ra liên hệ nào của bạn đang tham dự hoặc nếu bất kỳ ai trong số họ biết ai đó là ai. Sau đó lên kế hoạch gặp gỡ một vài người dân địa phương trước cuộc họp. Nhìn thấy một hoặc hai khuôn mặt quen thuộc sẽ giúp giảm bớt một số khó chịu của bạn.
• Làm bài tập về nhà đi: Làm quen với nội dung của cuộc họp. Tìm hiểu những chủ đề sẽ được thảo luận và đọc về chúng. Mặc dù bạn sẽ học được rất nhiều trong cuộc họp, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn biết điều gì đó về vấn đề đang diễn ra.

• Ăn mặc phù hợp: Tìm hiểu những gì bạn sẽ mặc một vài tuần trước cuộc họp. Hãy thử tìm hiểu xem phong cách ăn mặc là kinh doanh chính thức hay giản dị. Hãy nhớ rằng trang phục giản dị không có nghĩa là quần jean cũ và áo phông. Bạn có thể phải ăn mặc cho cuộc họp ngay cả khi bạn thường có thể mặc trang phục giản dị. Nếu bạn phải mặc một bộ đồ và bạn đã không làm điều đó trong một thời gian, hãy chắc chắn rằng bộ đồ bạn có có hình dáng đẹp và vừa vặn. Hãy quan tâm đến bất kỳ sự thay đổi nào trước cuộc họp. Kiểm tra xem đôi giày của bạn có ở trong tình trạng tốt không và nếu không phải là một lọ đánh bóng hoặc một chuyến đi đến thợ đóng giày có thể theo thứ tự.

• Mang theo quần áo đi du lịch tốt: Nếu bạn phải đi đến cuộc họp, hãy chắc chắn rằng bạn đóng gói quần áo đi du lịch tốt. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn chọn trang phục phù hợp nếu những gì bạn mặc vào bị nhăn. Bạn không muốn trông giống như bạn lăn ra khỏi một chiếc quần áo cản trở. Mang theo bàn ủi hoặc nồi hấp để loại bỏ nếp nhăn.
• Nhìn tốt nhất của bạn: Nếu bạn trông ổn, bạn có nhiều khả năng mang theo mình một cách tự tin. Lấy tóc tỉa một tuần hoặc lâu hơn trước cuộc họp. Đàn ông nên cạo râu hoặc chải chuốt râu và ria mép. Móng tay phải gọn gàng và sạch sẽ. Cắt tóc nhưng đây không phải là thời điểm tốt nhất để thử kiểu tóc mới!

• Gói giày thoải mái: Bạn muốn mang giày phù hợp với trang phục của bạn, ví dụ, mặc giày nếu bạn phải mặc một bộ đồ, nhưng bạn không muốn mất cả ngày để bị phân tâm bởi đôi chân của bạn bị tổn thương như thế nào. Tìm một cái gì đó bạn sẽ thấy thoải mái trong cả ngày dài.

Trong suốt cuộc họp

• Giới thiệu bản thân với những người tham dự khác: Có vài điều khó chịu hơn là đứng xung quanh trong khi bạn chờ đợi mọi người đến với mình. Làm giảm một số khó xử đó bằng cách thực hiện bước đầu tiên. Giới thiệu bản thân với người khác. Hãy nhớ rằng, họ có thể đang cảm thấy như vậy và có thể cảm thấy nhẹ nhõm vì bạn đã thực hiện lần đầu tiên nhiều hơn.
• Đừng quên mỉm cười: Mỉm cười sẽ khiến bạn trông thân thiện và dễ gần. Mọi người sẽ cảm thấy thoải mái khi giới thiệu bản thân họ sẽ chịu một số áp lực để thực hiện bước đầu tiên ra khỏi bạn.

• Tăng cường bản ngã của bạn: Hãy suy nghĩ về tất cả những phẩm chất mà người khác thích về bạn. Họ có coi bạn là người hiểu biết, đáng tin cậy, tốt bụng khi ở bên hay quan tâm không? Nếu bạn có thái độ tích cực về bản thân, bạn sẽ truyền đạt sự tự tin đó cho người khác.
• Khiến mọi người nói về bản thân: Hầu hết mọi người thích nói về bản thân họ, vì vậy hãy chắc chắn hỏi những người bạn gặp về công việc, cuộc sống của họ (mà không quá cá nhân) và sở thích của họ.
• Cẩn thận với rượu: Mặc dù rượu có thể sẽ không được phục vụ trong cuộc họp, nhưng nó có thể được phục vụ tại các sự kiện xã hội đi kèm. Uống rượu có thể giúp bạn thư giãn, nhưng nó cũng có thể làm giảm sự ức chế của bạn. Bạn có thể nói những điều mà bạn không nên. Mặc dù bạn có thể muốn có một thức uống, bạn chỉ nên làm như vậy nếu bạn biết rằng nó sẽ không ảnh hưởng đến bạn, nhưng bạn không nên uống nhiều hơn thế.

Sau khi nó kết thúc

• Mang về nhà một cái gì đó có giá trị: Takeaways là sản phẩm phụ quan trọng nhất của các cuộc họp kinh doanh. Chúng có thể bao gồm các ý tưởng mới để thực hiện trong công việc của bạn hoặc những người mới để thêm vào mạng của bạn.
• Giữ liên lạc: Tạo kết nối mới tại một cuộc họp kinh doanh là vô nghĩa nếu bạn sẽ không duy trì các liên hệ đó khi bạn đi làm trở lại. Giữ liên lạc với những người bạn gặp sẽ giúp việc tham dự cuộc họp kinh doanh tiếp theo của bạn dễ dàng hơn.