5 yếu tố chính của một dự án thành công

01 Nhà tài trợ dự án cam kết

Nhà tài trợ dự án là người cấp cao trong tổ chức có quyền sở hữu dự án. Một nhà tài trợ dự án cam kết hy vọng dự án sẽ thành công và làm bất cứ điều gì anh ta có thể làm để đảm bảo rằng thành công sẽ thành hiện thực.

Một nhà tài trợ dự án có bốn trách nhiệm chính liên quan đến dự án. Đầu tiên, nhà tài trợ vô địch dự án. Anh ấy hoặc cô ấy cổ vũ cho nhóm dự án một cách công khai và riêng tư. Thứ hai, nhà tài trợ hỗ trợ người quản lý dự án. Khi người quản lý dự án cần gỡ bỏ chướng ngại vật, anh ta hoặc cô ta gọi cho nhà tài trợ để được hỗ trợ vì nhà tài trợ có tổ chức để làm cho mọi thứ xảy ra. Thứ ba, nhà tài trợ sắp xếp các nguồn lực bằng cách cung cấp trực tiếp hoặc làm việc với những người cấp cao khác để có được tài nguyên. Khi nhà tài trợ là một nhà vô địch mạnh mẽ cho một dự án, các đồng nghiệp của nhà tài trợ có nhiều khả năng đóng góp các nguồn lực quan trọng. Thứ tư, nhà tài trợ tạo điều kiện cho việc ra quyết định. Khi nhóm dự án sa lầy, nhà tài trợ có thể môi giới quyết định hoặc thẳng thừng đưa ra quyết định.

Các nhà tài trợ được thông báo thông qua liên lạc liên tục với người quản lý dự án. Cả hai làm việc cùng nhau để xác định khi nào nhà tài trợ cần phải bước vào và thực hiện mạnh mẽ hơn các trách nhiệm của nhà tài trợ để hỗ trợ cho người quản lý dự án. Ví dụ, người quản lý dự án có thể gặp khó khăn khi lấy thông tin từ bộ phận tài chính của tổ chức. Nhà tài trợ dự án có thể tiếp cận giám đốc tài chính về tình huống này và yêu cầu nhiệm vụ lấy thông tin được ưu tiên hơn các nhiệm vụ cạnh tranh.

02 mục tiêu và phạm vi rõ ràng

Trước khi thực hiện một dự án được thực hiện hoặc thậm chí được lên kế hoạch, nhà tài trợ dự án phải nêu rõ các mục tiêu và phạm vi của dự án. Các mục tiêu là những điều lớn mà dự án cần phải hoàn thành. Lấy một dự án tăng cường phần mềm, ví dụ. Một bộ phận nhân sự sử dụng một phần mềm kinh doanh tùy biến nổi tiếng để quản lý bảng lương. Tổ chức muốn thêm một mô-đun để quản lý học tập. Mục tiêu của dự án là tùy chỉnh phần mềm quản lý học tập theo nhu cầu kinh doanh của tổ chức và tích hợp nó với hệ thống bảng lương hiện có.

Phạm vi xác định các tham số của dự án. Tiếp tục với ví dụ dự án phần mềm; phạm vi dự án này được giới hạn trong việc đưa vào hệ thống quản lý học tập và tích hợp nó với hệ thống bảng lương. Nhiều lần, rất hữu ích để xác định những thứ nằm ngoài phạm vi để hiểu những gì trong phạm vi. Đối với dự án này, việc thêm các mô-đun khác là ngoài phạm vi. Bộ phận kế toán không thể đến gặp người quản lý dự án và yêu cầu thanh toán, các khoản phải thu hoặc các tài khoản phải trả.

Thêm một mô-đun một khi dự án đã được xác định cho phép phạm vi leo. Các nhà tài trợ dự án tốt và các nhà quản lý dự án bảo vệ chống lại creep scope và rất miễn cưỡng khi thêm phạm vi giữa dự án. Việc tăng phạm vi của dự án làm tăng nhu cầu của dự án về các tài nguyên như thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, làm việc trên phạm vi bổ sung khiến chất lượng sản phẩm công việc gặp rủi ro.

03 Một người quản lý dự án tốt

Một người quản lý dự án có kế hoạch làm việc và tổ chức các nguồn lực để hoàn thành một dự án. Người này là mối liên kết giữa nhà tài trợ dự án, người đặt ra tầm nhìn và nhóm dự án thực hiện nó. Khi thích hợp và kịp thời, người quản lý dự án mang đến các bên liên quan để cung cấp đầu vào.

Người quản lý dự án thường có những đặc điểm sau giúp họ di chuyển dự án theo:

• Quản lý dự án là các nhà quy hoạch. Họ nghĩ về chuỗi công việc và biết những gì cần phải xảy ra sau khi nhóm hoàn thành nhiệm vụ trong tay. Họ lập kế hoạch tốt nhưng cũng biết khi nào nên linh hoạt và chuyển hướng khỏi kế hoạch.
• Quản lý dự án là đáng tin cậy. Với thành công của họ phụ thuộc vào công việc của người khác, người quản lý dự án cần mọi người tin tưởng vào mục đích và năng lực tốt của họ. Sự tin tưởng đặc biệt quan trọng trong mối quan hệ giữa người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án.
• Các nhà quản lý dự án có xu hướng hướng ngoại vì phần lớn công việc của họ liên quan đến giao tiếp.

Họ giữ mọi người có trách nhiệm với các cam kết của họ. Đây là một ví dụ. Một giám sát viên của nhóm dự án đã nói với người quản lý dự án rằng thành viên của nhóm có thể dành bốn giờ một tuần cho dự án. Thành viên nhóm này đã bỏ lỡ hai cuộc họp hàng tuần liên tiếp và không đạt được tiến bộ nào trong các nhiệm vụ được giao trong cấu trúc phân chia công việc. Sau cuộc họp bị bỏ lỡ đầu tiên, người quản lý dự án đã gặp thành viên trong nhóm để thảo luận về sự vắng mặt và thời hạn bỏ lỡ. Các thành viên trong nhóm cho biết ông có nhiều ưu tiên cấp bách hơn. Người quản lý dự án nghi ngờ điều này là không đúng sự thật, vì vậy sau cuộc họp bị bỏ lỡ lần thứ hai, người quản lý dự án đã gặp giám sát viên của nhóm. Người giám sát nói với người quản lý dự án rằng cô sẽ đảm bảo hành vi của thành viên nhóm sẽ quay lại.

04 bên tham gia

Các bên liên quan trong một dự án là những người có quyền lợi trong thành công của dự án, nhưng không phải là thành viên của nhóm dự án. Họ không nghĩ về dự án hàng ngày như người quản lý dự án hoặc thành viên nhóm dự án làm, nhưng họ muốn tham gia vào các quyết định quan trọng và tiến bộ tổng thể đối với các mục tiêu của dự án.

Các bên liên quan có động lực để bám sát các hoạt động của dự án, nhưng người quản lý dự án có trách nhiệm đưa họ vào thế giới theo cách tiến tới công việc hướng tới các mục tiêu của dự án. Trong nhiều trường hợp, làm điều này liên quan đến sự cân bằng tinh tế giữa việc nhận quá nhiều đầu vào và nhận quá ít đầu vào. Các bên liên quan không thể cân nhắc trong mọi quyết định. Điều đó sẽ làm hỏng dự án và khiến mọi quyết định trở thành một cuộc chiến. Ngược lại, các bên liên quan không thể ngừng hoạt động vì một khía cạnh quan trọng của hầu hết mọi dự án đều làm hài lòng các bên liên quan.

05 thành viên nhóm dự án chuyên dụng

Các thành viên trong nhóm dự án hoàn thành công việc của dự án. Nhiều lần, các thành viên trong nhóm dự án được giao cho một dự án ngoài nhiệm vụ thường xuyên của họ, nghĩa là không có sự giảm bớt nào trong công việc khác để bù đắp cho công việc bổ sung do dự án mang lại. Người quản lý dự án có thể giúp các thành viên trong nhóm đàm phán với người giám sát của họ về vấn đề này, nhưng người quản lý dự án không kiểm soát được trách nhiệm mà các thành viên trong nhóm dự án có bên ngoài dự án.

Các thành viên trong nhóm cống hiến cho dự án là rất có giá trị. Không có sự cống hiến, thời hạn trượt, và các sản phẩm làm việc không có chất lượng tốt. Các thành viên trong nhóm tận tâm được thúc đẩy để hoàn thành các mục tiêu của dự án, đúng thời hạn, trong ngân sách và đạt được kỳ vọng chất lượng.