Những gì người quản lý cần biết về kế hoạch kế nhiệm

Kế hoạch kế nhiệm là quá trình trong đó một tổ chức đảm bảo rằng nhân viên được tuyển dụng và phát triển để hoàn thành từng vai trò quan trọng trong công ty. Trong quá trình này, bạn đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ có một vai trò quan trọng mở mà nhân viên khác không được chuẩn bị. Điều này cũng có ý nghĩa khi bạn phát triển sức mạnh băng ghế dự bị trong tổ chức của mình.

Chắc chắn, bạn sẽ có một tình huống thỉnh thoảng phát sinh mà bạn không chuẩn bị, nhưng đối với phần lớn các phong trào nhân viên, kế hoạch kế nhiệm của bạn được thực hiện. Bạn sẽ có một quy trình có hệ thống để chuẩn bị nhân viên hoàn thành các vai trò chính khi họ trở nên trống rỗng.

Thông qua quá trình lập kế hoạch kế nhiệm, bạn tuyển dụng nhân viên cấp trên, phát triển kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng của họ và chuẩn bị cho họ thăng tiến hoặc thăng tiến thành những vai trò thách thức hơn bao giờ hết trong tổ chức của bạn.

Việc chuẩn bị cho vai trò tiếp theo của nhân viên cũng có thể bao gồm chuyển giao cho các công việc hoặc bộ phận khác nhau và theo dõi công việc, vì vậy nhân viên có cơ hội quan sát các công việc khác nhau trong hành động.

Tích cực theo đuổi kế hoạch kế nhiệm đảm bảo rằng nhân viên không ngừng phát triển để lấp đầy từng vai trò cần thiết trong tổ chức của bạn. Khi tổ chức của bạn mở rộng, mất nhân viên chủ chốt, cung cấp cơ hội việc làm khuyến mãi và tăng doanh số, kế hoạch kế nhiệm của bạn đảm bảo rằng bạn có nhân viên sẵn sàng và chờ đợi để hoàn thành vai trò mới.

Ai cần lập kế hoạch kế nhiệm?

Tất cả các tổ chức, bất kể quy mô của họ, cần lập kế hoạch kế nhiệm. Mặc dù ít có khả năng bạn sẽ có những người kế thừa tiềm năng cho mọi vai trò trong một công ty mười người, nhưng bạn có thể đào tạo chéo tối thiểu.

Việc đào tạo chéo đảm bảo rằng nhân viên được chuẩn bị để trông trẻ công việc chính khi nhân viên nghỉ việc. Điều này giữ cho trách nhiệm khỏi rơi qua các vết nứt. Điều này sẽ giữ nhiệm vụ theo dõi nếu một nhân viên chủ chốt rời đi. Nó không hiệu quả bằng việc có một nhân viên được đào tạo đầy đủ, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng có thể cho mọi vai trò.

Làm thế nào để các công ty hiện đang làm kế hoạch kế nhiệm?

Nhiều công ty đã không đưa ra khái niệm kế hoạch kế nhiệm trong các tổ chức của họ. Những người khác lên kế hoạch không chính thức và bằng lời nói để kế vị cho các vai trò chính. Ví dụ, theo loại quy trình này, Eric được xác định là người chơi mạnh nhất trong đội của Mary nên anh ta có khả năng thành công Mary khi cô được thăng chức hoặc rời đi.

Trong các cuộc trò chuyện khác, các nhóm lãnh đạo cấp cao đưa ra tên của các nhân viên mà họ tin là những người chơi mạnh mẽ có tiềm năng lớn trong các tổ chức của họ. Điều này giúp các nhà lãnh đạo cấp cao khác biết ai sẵn sàng thăng chức hoặc tái chỉ định tiềm năng khi họ đang tìm kiếm một nhân viên để hoàn thành vai trò chính.

Ưu điểm của một hệ thống chính thức hơn là tổ chức thể hiện nhiều cam kết cố vấn và phát triển nhân viên để họ sẵn sàng tiếp quản. Trong ví dụ trên về việc Eric đảm nhận vai trò của Mary nếu cô ấy rời đi hoặc được thăng chức, phát triển các kỹ năng của anh ấy là ưu tiên hàng đầu.

Về mặt tổ chức, nó cho phép tất cả các nhà quản lý biết ai là nhân viên chủ chốt trong tất cả các lĩnh vực của tổ chức. Điều này cho phép họ xem xét những người chơi mạnh mẽ khi bất kỳ vai trò quan trọng nào mở ra.

Thuận lợi cho chủ nhân và nhân viên

Kế hoạch kế nhiệm hiệu quả mang lại lợi thế cho cả chủ nhân và nhân viên và nó chắc chắn xứng đáng với thời gian của bạn.

Những thuận lợi cho nhân viên của kế hoạch kế nhiệm bao gồm:

• Những nhân viên biết rằng một vai trò tiếp theo đang chờ họ nhận được sự thúc đẩy lòng tự trọng và lòng tự trọng. Điều này nâng cao hiệu quả và giá trị của họ như là một nhân viên.
• Biết được các kế hoạch của tổ chức cho cơ hội tiềm năng tiếp theo của bạn và có một cơ hội củng cố mong muốn phát triển nghề nghiệp và cơ hội nghề nghiệp của bạn. Sự phát triển này là một trong những lĩnh vực mà nhân viên muốn nhất từ ​​chủ nhân của họ.
• Bạn có thể xác định các kỹ năng, kinh nghiệm và cơ hội phát triển cần thiết để giúp nhân viên chuẩn bị tiến bộ khi cơ hội việc làm tiếp theo xuất hiện.

• Khả năng làm việc với người quản lý hoặc người giám sát của họ để đảm bảo rằng nhân viên có kế hoạch nghề nghiệp giúp anh ta hoặc cô ta đi theo hướng cơ hội tiếp theo của họ. Người này là chìa khóa cho khả năng của nhân viên để có được kinh nghiệm và giáo dục cần thiết cho sự phát triển nghề nghiệp.
• Giá trị của nhân viên được chia sẻ với phần còn lại của tổ chức để nếu có cơ hội, các nhà quản lý có thể xem xét nhân viên để hoàn thành vai trò. Trong một hệ thống không chính thức, các nhà quản lý trên toàn tổ chức có thể không biết giá trị của nhân viên và kỹ năng của anh ta hoặc cô ta. (Ngay cả khi người quản lý hiện tại đã chia sẻ thông tin này, trong thế giới bận rộn, thật khó để nhớ.)

Những thuận lợi cho người sử dụng kế hoạch kế nhiệm bao gồm:

• Bạn dựa vào nhân viên để thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn và để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Việc mất một nhân viên chủ chốt có thể làm suy yếu khả năng của bạn để hoàn thành các mục tiêu quan trọng này.
• Bạn cần nhân viên chuẩn bị để bước vào vai trò khi công ty của bạn phát triển và mở rộng các dịch vụ và dịch vụ của công ty. Hoặc, việc thiếu nhân viên phát triển của bạn sẽ cản trở các kế hoạch phát triển của bạn.
• Nhu cầu có nhân viên thay thế sẵn sàng nếu bạn quyết định thăng chức nhân viên hoặc thiết kế lại tổ chức của bạn cho phép bạn thực hiện các thay đổi cần thiết mà không bị cản trở bởi việc thiếu thay thế.

• Kiến thức về nhân viên chủ chốt, có kỹ năng, đóng góp được chia sẻ với các nhà quản lý trên toàn tổ chức. Thông tin này cho phép các nhà quản lý xem xét số lượng ứng viên rộng nhất cho bất kỳ công việc mở nào. Nó cũng nhấn mạnh với nhân viên của bạn rằng tổ chức của bạn cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp mà họ tìm kiếm.
• Thế hệ Baby Boomer đang trong quá trình nghỉ hưu. Họ đang mang theo 30 - 30 năm kiến ​​thức, kinh nghiệm, mối quan hệ công việc và thông tin. Bạn muốn nắm bắt kiến ​​thức đó trước khi nó bước ra khỏi cửa của bạn.

Kế hoạch kế nhiệm hiệu quả, chủ động giúp tổ chức của bạn chuẩn bị tốt cho mọi tình huống. Kế hoạch thành công xây dựng sức mạnh băng ghế dự bị.

Phát triển nhân viên để lập kế hoạch

Để phát triển nhân viên bạn cần cho kế hoạch kế nhiệm, bạn có thể sử dụng các thực hành như di chuyển bên, giao cho các dự án đặc biệt, vai trò lãnh đạo nhóm, và cả cơ hội đào tạo và phát triển bên trong và bên ngoài.

Thông qua quá trình lập kế hoạch kế nhiệm, bạn cũng giữ được những nhân viên ưu tú vì họ đánh giá cao thời gian, sự chú ý và sự phát triển mà bạn đang đầu tư vào họ. Nhân viên được thúc đẩy và tham gia khi họ có thể nhìn thấy một con đường sự nghiệp cho sự tăng trưởng và phát triển liên tục của họ.

Để thực hiện kế hoạch kế nhiệm một cách hiệu quả trong tổ chức của bạn, bạn phải xác định các mục tiêu dài hạn của tổ chức. Bạn phải thuê nhân viên cấp trên.

Bạn cần xác định và hiểu nhu cầu phát triển của nhân viên. Bạn phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên chủ chốt hiểu được con đường sự nghiệp của họ và vai trò mà họ đang được phát triển để lấp đầy. Bạn cần tập trung nguồn lực vào việc giữ chân nhân viên chính. Bạn cần nhận thức được xu hướng việc làm trong khu vực của bạn để biết các vai trò bạn sẽ gặp khó khăn khi điền vào bên ngoài.