Quản lý thay đổi: Khởi đầu là bước đầu tiên

Trong sự khởi đầu, hoặc nhận thức, giai đoạn thay đổi, nhu cầu thay đổi được công nhận bởi một cá nhân hoặc một nhóm. Có thể có một vấn đề cụ thể hoặc một khoảng cách hiệu suất, hoặc đơn giản có thể có cảm giác dai dẳng rằng một cái gì đó không hoàn toàn đúng.

Bất kể nhu cầu thay đổi bắt nguồn như thế nào, một sự thừa nhận chung rằng hệ thống hiện tại không hoạt động hoặc có thể được cải thiện phát triển trong nhóm làm việc. Một người đam mê nhận thấy nhu cầu thay đổi có thể ảnh hưởng và giáo dục toàn bộ nhóm làm việc.

Trên thực tế, trong giai đoạn khởi xướng, những người khởi xướng thay đổi phải xây dựng liên minh với đồng nghiệp và có được sự hỗ trợ của các nhà quản lý cấp cao nếu những thay đổi mà họ mong muốn có bất kỳ cơ hội thành công nào.

Thường thì một số lượng người hạn chế có liên quan vào thời điểm này. Những người này có thể đến từ bất kỳ cấp nào của tổ chức. Các nhà quản lý cấp cao hơn thường tham gia vào các vấn đề như các quyết định về vốn lớn. Những người khác có thể đề nghị thay đổi thông qua các con đường như các chương trình gợi ý, các cuộc họp của bộ phận và thảo luận với các đồng nghiệp, giám sát viên hoặc nhân viên báo cáo.

Giai đoạn khởi đầu / nhận thức

Nhận thức về nhu cầu thay đổi có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau. Đôi khi mọi người chỉ nhận ra rằng phải có một cách tốt hơn để hoàn thành công việc. Những lần khác, mọi người bị ảnh hưởng bởi các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như những người trong các tổ chức khác, sách, video hoặc một bài báo họ đọc. Sự cạnh tranh cũng thúc đẩy sự thay đổi bắt đầu.

Các ví dụ cụ thể về nguồn thông tin khởi đầu / nhận thức về nhu cầu thay đổi bao gồm:

• Hiểu nhu cầu và yêu cầu cơ bản và thay đổi của khách hàng
• Tham dự hội thảo, hội nghị, cuộc họp và triển lãm thương mại để khám phá các giải pháp tiềm năng
• Nói chuyện với các nhà cung cấp hoặc đồng nghiệp trong các tổ chức khác và gửi đi để biết thông tin sản phẩm
• Đọc đánh giá tạp chí, tạp chí, bài báo trực tuyến hoặc tạp chí công nghiệp
• Thực hiện các chuyến đi thực địa đến thăm các công ty và tổ chức khác
• Nhận thấy rằng một hệ thống hiện tại không hoạt động
• Quan sát những thay đổi trong môi trường mà bạn tạo ra sản phẩm, bán cho khách hàng hoặc phản ứng với các đối thủ cạnh tranh

Tạo văn hóa tổ chức khuyến khích thay đổi cần thiết

Các tổ chức có thể khuyến khích nhân viên nhận ra sự cần thiết phải thay đổi theo nhiều cách. Văn hóa của tổ chức hỗ trợ các nỗ lực của nhân viên để giới thiệu và bắt đầu thay đổi theo cả hai cách tinh tế và đơn giản.

Các hoạt động sau đây thúc đẩy nhận thức về sự cần thiết phải thay đổi.

• Khen thưởng và khuyến khích tạo ra ý tưởng và thử nghiệm để giảm sức đề kháng để thay đổi được tiêu biểu hóa bởi các thái độ như, "đừng khuấy thuyền" và "chúng tôi đã thử điều đó rồi và nó không hoạt động."
• Khuyến khích chấp nhận rủi ro và thử nghiệm bằng cách giảm bớt các quy tắc tổ chức tiêu cực, tiêu cực như, "thất bại sẽ bị trừng phạt."
• Cung cấp quyền truy cập nhất quán cho nhân viên cho khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh.
• Khuyến khích tham dự các hội thảo, hội nghị và triển lãm thương mại, bằng cách cung cấp hỗ trợ và hỗ trợ tài chính.

• Khuyến khích tham gia vào các nhóm ngành và hiệp hội nghề nghiệp bằng cách trả phí và cung cấp thời gian để tham dự.
• Thực hiện các chương trình gợi ý và các hệ thống tương tự khác khuyến khích ý tưởng của nhân viên.
• Theo dõi các tạp chí công nghiệp và tạp chí thương mại trực tuyến và ngoại tuyến. Đảm bảo phân phối rộng thông qua thư viện công ty.
• Thực hiện đánh giá hiệu suất tích cực, tăng lương, thăng chức, phản hồi và công nhận phụ thuộc vào tăng trưởng và đóng góp bất cứ khi nào có thể.
• Tập trung tổ chức vào một nhiệm vụ được chia sẻ, được hiểu rõ ràng, chẳng hạn như chất lượng hoặc khách hàng, để tập trung vào và khuyến khích thay đổi tích cực.

• Xây dựng phát triển quản lý, tuyển dụng và lựa chọn nhân viên và kế hoạch cải thiện hiệu suất của nhân viên để hỗ trợ các đặc điểm mong muốn mà bạn tìm kiếm ở nhân viên.

Trong giai đoạn bắt đầu thay đổi, giáo dục, chia sẻ thông tin và những gì được khen thưởng và công nhận trong văn hóa của một tổ chức đóng một vai trò rất lớn trong việc thay đổi sẽ được thực hiện hiệu quả. Sự sẵn sàng thay đổi của tổ chức và các kỹ năng quản lý thay đổi của những người khởi xướng cũng sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của thay đổi.