Tài liệu hỗ trợ cho đơn xin việc

Khi bạn đang xin việc, một nhà tuyển dụng có thể muốn có nhiều thông tin hơn chỉ là một bản sao sơ ​​yếu lý lịch và thư xin việc của bạn. Công ty có thể yêu cầu "tài liệu hỗ trợ" để hoàn thành đơn đăng ký của bạn. Biết những gì cần bao gồm và làm thế nào để bao gồm nó sẽ giúp bạn duy trì vai trò.

Tài liệu hỗ trợ là gì?

Tài liệu hỗ trợ cho đơn xin việc có thể bao gồm sơ yếu lý lịch, thư xin việc, bảng điểm giáo dục, mẫu văn bản, tài liệu Ưu tiên của cựu chiến binh, danh mục đầu tư, chứng nhận, danh sách tham khảo, thư giới thiệu và các tài liệu khác như được nêu trong thông báo đăng việc. Thông tin được yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào công việc và yêu cầu tuyển dụng của người sử dụng lao động.

Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ chỉ định tài liệu nào họ muốn xem có trong đơn đăng ký của bạn. Nếu không, vui lòng hỏi người quản lý tuyển dụng hoặc đại diện nhân sự loại tài liệu hỗ trợ nào để gửi. Hãy chắc chắn làm theo tất cả các hướng dẫn của họ về những gì cần gửi và làm thế nào để gửi nó. (Ví dụ: bảng điểm chính thức thường phải được gửi trực tiếp từ trường hoặc tổ chức.)

Tại sao nhà tuyển dụng yêu cầu tài liệu hỗ trợ?

Nhận tài liệu hỗ trợ từ các ứng cử viên giúp các công ty đánh giá các ứng dụng. Đối với nhiều nhà tuyển dụng, sơ yếu lý lịch (hoặc sơ yếu lý lịch và thư xin việc) cung cấp tất cả các thông tin cần thiết. Các nhà tuyển dụng khác cần thêm thông tin để xác định ứng viên nào họ sẽ phỏng vấn và cuối cùng tuyển dụng.

Lý do yêu cầu thông tin là để có được một bức tranh đầy đủ về bạn với tư cách là một ứng cử viên, hoặc để cung cấp xác nhận về các chi tiết được liệt kê trong sơ yếu lý lịch hoặc đơn xin việc của bạn. Chẳng hạn, yêu cầu bảng điểm là tài liệu hỗ trợ cho phép nhà tuyển dụng xác nhận rằng bạn đã tốt nghiệp, cũng như điểm trung bình của bạn.

Yêu cầu tài liệu cũng có thể là một bài kiểm tra xem người nộp đơn có thể làm theo hướng dẫn hay không. Nếu một bài đăng công việc đề cập rằng các ứng viên phải gửi một danh sách các tài liệu tham khảo cùng với ứng dụng của họ, người quản lý tuyển dụng có thể sắp xếp tất cả các ứng viên không gửi tài liệu tham khảo vào đống "không".

Danh sách tài liệu hỗ trợ

Sau đây là danh sách các tài liệu hỗ trợ có thể được yêu cầu nộp cùng với đơn xin việc.

• Tiếp tục
• Thư xin việc
• Danh sách tham khảo
• Thư giới thiệu
• Bảng điểm
• Danh mục đầu tư
• Mẫu văn bản (bài luận, bài báo hoặc các mẫu viết khác)
• Chứng chỉ nghề nghiệp
• Giấy chứng nhận (ví dụ như giảng dạy hoặc chứng chỉ máy tính)

Cách gửi tài liệu hỗ trợ

Đối với các nhà tuyển dụng, việc thu thập tất cả thông tin này cùng một lúc, cho dù đó là trong quá trình nộp đơn hay sau một cuộc phỏng vấn ban đầu, là một sự tiện lợi rất lớn. Nó cho phép người quản lý tuyển dụng có sẵn tất cả các thông tin thích hợp về các ứng viên và cắt giảm các email theo dõi và các cuộc gọi điện thoại để yêu cầu thêm tài liệu.

Người nộp đơn có thể thấy việc thu thập và gửi tài liệu ít thuận tiện hơn và rắc rối hơn. Một số tài liệu có thể yêu cầu một chút đào để xác định vị trí. Ví dụ: Chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Dự án của bạn ở đâu và bạn có thể gọi ai để nhận bản sao nếu bạn không thể tìm thấy bản sao của mình?

Tài liệu khác có thể yêu cầu một chút công việc để lắp ráp. Ví dụ: nếu bạn đang gửi danh sách tài liệu tham khảo, bạn sẽ cần xin phép sử dụng chúng làm tài liệu tham khảo và thông báo cho họ rằng ai đó từ công ty có thể liên lạc sớm. Bạn cũng nên tóm tắt chúng trên bản mô tả công việc và nhắc nhở họ về các kỹ năng và trình độ liên quan của bạn cho vai trò, để họ có thể tạo ra một trường hợp vững chắc cho bạn.

Dán nhãn tài liệu của bạn với tên của bạn

Dán nhãn cẩn thận và đặt tên cho tất cả các tệp, bao gồm tên và chi tiết của bạn về những gì có trong tài liệu. Các tài liệu tham khảo của bạn, ví dụ, có thể được đặt tên là "Sarah-Wong - Tài liệu tham khảo" hoặc "Tài liệu tham khảo của Sarah Wong." Tránh chỉ đặt tên cho chúng là "tài liệu tham khảo" vì người quản lý tuyển dụng có xu hướng có nhiều tệp và sẽ không thể dễ dàng xác định tài liệu của bạn.

Thực hiện theo một mẫu đặt tên nhất quán trên tất cả các tài liệu. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng dễ dàng hơn và tạo ấn tượng đầu tiên chuyên nghiệp hơn.

Thực hiện theo các hướng dẫn trong bài viết công việc

Khi bạn đã thu thập tất cả các tài liệu hỗ trợ, hãy làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng để biết cách gửi. Nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn tải lên các tệp hoặc đính kèm chúng trong email. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu các định dạng tệp cụ thể (ví dụ: PDF), hãy đảm bảo làm theo các hướng dẫn đó.

Gửi tất cả các tài liệu của bạn cùng một lúc, với sơ yếu lý lịch hoặc ứng dụng của bạn. Nếu bạn thiếu một cái gì đó, hãy thử lấy một bản sao trước khi nộp đơn. Hãy tiết kiệm cho mình một bước và có các bản sao của mọi thứ bạn có thể cần để tìm kiếm việc làm trên máy tính của bạn, sẵn sàng biên dịch và gửi.

Đưa Tài liệu đến Phỏng vấn xin việc

Nếu công ty yêu cầu tài liệu hỗ trợ được mang đến cuộc phỏng vấn, hãy mang theo một bản sao của từng tài liệu được yêu cầu để lại với người quản lý tuyển dụng. Ngoài ra hãy chắc chắn rằng bạn có mọi thứ khác bạn cần để mang theo bên mình.

Chủ lao động có thể yêu cầu bản gốc của một số tài liệu, như bảng điểm. Nếu đó là trường hợp, yêu cầu họ trước thời hạn từ tổ chức nơi bạn nhận được chúng.

Để yêu cầu một bản sao bảng điểm từ một tổ chức giáo dục, hãy gửi một yêu cầu bằng văn bản đến cơ quan đăng ký hoặc văn phòng hướng dẫn, và yêu cầu gửi bảng điểm của bạn trực tiếp đến nhà tuyển dụng. Một số trường có thể cho phép bạn yêu cầu bảng điểm điện tử, trong khi những trường khác có thể yêu cầu một bức thư chính thức.

Các trường thường thu phí danh nghĩa cho bảng điểm, thường trong phạm vi $ 5 đến $ 30. Để biết thông tin về lệ phí và các yêu cầu khác, hãy tham khảo trang web của trường học của bạn hoặc gọi trực tiếp đến văn phòng để hỏi thăm.