Sử dụng các mốc quan trọng trong quản lý dự án

Một trong những đặc điểm xác định của dự án là nó tồn tại trong một khoảng thời gian cố định. Đó có thể là bất cứ điều gì từ vài tuần đến vài năm, và trong một số trường hợp, đối với các dự án xây dựng quy mô lớn hoặc các công trình công cộng, trong nhiều thập kỷ.

Để theo dõi tiến trình trên đường đi và đảm bảo việc cung cấp chính đang đạt được theo dòng thời gian, các nhà quản lý dự án sử dụng các mốc quan trọng.

Một cột mốc dự án là một nhiệm vụ với thời gian bằng 0 biểu thị thành tích trong dự án. Chúng được sử dụng như một cách để thể hiện sự chuyển động và tiến bộ và cho mọi người thấy những gì đang diễn ra, ngay cả khi họ không có kiến ​​thức chi tiết về các nhiệm vụ liên quan để đạt được điều đó. Về mặt đó, chúng rất hữu ích cho việc liên lạc của các bên liên quan và đặt kỳ vọng.

Khi nào nên sử dụng các mốc quan trọng của dự án

Các mốc quan trọng trong quản lý dự án được sử dụng để đánh dấu:

• Bắt đầu các giai đoạn quan trọng của công việc
• Kết thúc giai đoạn quan trọng của công việc
• Thời hạn
• Khi một quyết định quan trọng được đưa ra
• Các điểm cố định khác trong thời gian cần gọi cụ thể

Tần suất đặt các mốc quan trọng trong kế hoạch của bạn

Một khóa đào tạo có thể khuyên bạn nên đặt các mốc quan trọng trong kế hoạch của bạn khoảng một tháng một lần.Điều này là tốt và một quy tắc tốt, nhưng bạn cần phải sử dụng đánh giá chuyên nghiệp của bạn. Một số tháng có thể có nhiều hoạt động với các cuộc họp quan trọng được đánh dấu là các mốc quan trọng, các quyết định được đưa ra và kết thúc một giai đoạn và bắt đầu một giai đoạn khác.

Trong những tháng khác, bạn có thể tập trung vào việc thực hiện, với rất ít, nếu có bất cứ điều gì, bạn có thể treo một cột mốc trên đó.

Đối với mục đích báo cáo, sẽ hữu ích khi tạo một lý do để có một cột mốc ít nhất một lần trong mỗi chu kỳ báo cáo.

Làm thế nào các cột mốc được thể hiện trên biểu đồ Gantt của bạn

Các cột mốc là một trong những thành phần của biểu đồ Gantt và được hiển thị trên biểu đồ dưới dạng kim cương. Họ aren được hiển thị như một nhiệm vụ bình thường bởi vì họ có thời lượng bằng 0: nói cách khác, họ không nhận bất cứ lúc nào. Đối với mục đích lập kế hoạch trên biểu đồ Gantt, chúng chỉ xảy ra.

Nếu bạn không sử dụng biểu đồ Gantt, bạn vẫn có thể sử dụng các mốc quan trọng. Dưới đây là 5 lựa chọn thay thế cho biểu đồ Gantt: bạn vẫn có thể kết hợp các mốc quan trọng vào kế hoạch của mình bằng cách sử dụng các biểu đồ này.

Nếu bạn muốn tổ chức cá nhân và phần mềm quản lý dự án của bạn không được tích hợp hoàn toàn vào lịch của bạn, bạn có thể sao chép và dán các ngày chính vào nhật ký của mình. Tùy thuộc vào cách bạn thích làm việc, điều này có thể nhắc nhở bạn về những gì sẽ xảy ra.

Cách đặt tên mốc

Các cột mốc cần có một mô tả rõ ràng về lịch trình dự án của bạn, nhưng không phải là một ngụ ý rằng chúng là một nhiệm vụ. Vì vậy, họ không nên gọi là Nhận thỏa thuận để chuyển sang Giai đoạn 2, nhưng ‘Giai đoạn 2 bắt đầu. Nếu bạn muốn phản ánh nỗ lực của việc đạt được thỏa thuận để chuyển sang Giai đoạn 2, thì hãy thêm một nhiệm vụ ngay trước cột mốc để thực hiện.

Các cột mốc cần mô tả thời điểm chúng thể hiện như thế này:

• Giai đoạn thử nghiệm hoàn thành
• PID được phê duyệt
• Hợp đồng đã ký

Nhiều người quản lý dự án chọn đánh số các cột mốc của họ để dễ tham khảo. Nếu bạn sử dụng cấu trúc phân chia công việc, bạn có thể sử dụng cách đánh số từ đó. Mặt khác, nó rất tốt để sử dụng M1, M2 và vv để làm cho nó rõ ràng những gì bạn đang đề cập đến. Một cấu trúc đặt tên rõ ràng trở nên quan trọng hơn khi số lượng cột mốc tăng lên, vì vậy hãy nghĩ về cách bạn sẽ làm điều này nếu dự án của bạn chạy trong vài tháng.

Làm thế nào để có được các cột mốc đã ký

Các cột mốc là một phần của lịch trình dự án của bạn, vì vậy khi lịch trình của bạn được đặt cơ sở, bạn nên xem xét các cột mốc đã ký.

Nếu bạn cần thay đổi ngày của các mốc quan trọng, thì bạn nên sử dụng quy trình kiểm soát thay đổi tiêu chuẩn để thực hiện điều chỉnh cho kế hoạch của mình. Điều này có thể dễ dàng như trò chuyện với nhà tài trợ dự án của bạn và cho họ biết lý do tại sao ngày cần thay đổi, hoặc chính thức như sắp xếp một lịch trình được đề xuất mới và đưa nó tới ủy ban kế hoạch để phê chuẩn.

Tốt nhất là bạn nên tìm ra quy trình đăng ký cột mốc của mình, nếu có, trước khi cần sử dụng nó, để bạn không lãng phí bất cứ lúc nào khi bạn phải thay đổi.

Sử dụng các mốc quan trọng cho truyền thông

Các cột mốc rất hữu ích cho việc liên lạc và báo cáo vì chúng thể hiện các điểm kiểm soát tối thiểu trong kế hoạch. Nói cách khác, nếu bạn đã thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác, bạn vẫn có thể thấy những gì đang xảy ra và giữ cho dự án tiến lên chỉ bằng các mốc quan trọng.

Bạn sẽ có thể lấy ra các mốc quan trọng và đưa chúng vào bảng điều khiển hoặc báo cáo dự án. Họ nên kể câu chuyện của dự án đủ chi tiết để làm hài lòng những người bạn đang báo cáo, thông thường là nhà tài trợ dự án của bạn hoặc một nhóm điều hành khác như nhóm chỉ đạo (hoặc ban dự án). Mỗi tháng, hoặc theo tần suất báo cáo bạn sử dụng, bạn có thể hiển thị các mốc quan trọng đã đạt được.

Báo cáo chống lại các mốc quan trọng là khá đơn giản và thường được thực hiện dưới dạng bảng. Bạn liệt kê các mô tả cột mốc, ngày đáo hạn và sau đó là ngày dự báo mới. Khi cột mốc đạt được và có thể được đánh dấu là hoàn thành, bạn cũng thêm ngày đó vào. Hy vọng, nó sẽ giống như ngày dự báo, nhưng các dự án không phải lúc nào cũng diễn ra như vậy.

Một bảng như thế này làm cho nó rõ ràng những gì đã được hoàn thành và những gì nổi bật. Bạn có thể lên kế hoạch trả lời cho câu hỏi, Tại sao chúng tôi không đạt được cột mốc đó? Trước khi bạn đi gặp nhà tài trợ của bạn hoặc gửi báo cáo.

Khi kế hoạch dự án của bạn rất dài và bạn có rất nhiều cột mốc, bạn sẽ thấy việc bỏ các cột mốc hoàn thành mỗi chu kỳ báo cáo sẽ dễ dàng hơn. Chỉ báo cáo các mốc quan trọng sắp tới hoặc hoàn thành trong tháng đó: tháng tới cất cánh bất cứ thứ gì đã hoàn thành vào tháng trước, vì vậy bạn không liên tục thêm vào độ dài của báo cáo bằng cách nói với mọi người về công việc mà họ đã biết đã kết thúc.

Các cột mốc là một công cụ quản lý dự án thực sự hữu ích để lập kế hoạch, lập kế hoạch và báo cáo và chúng rất dễ sử dụng. Đặt một số trong kế hoạch dự án tiếp theo của bạn, theo dõi họ và bạn sẽ thấy mình học được tần số nào phù hợp nhất với bạn.

Như với mọi thứ trong quản lý dự án, sử dụng chúng linh hoạt để cung cấp kết quả bạn muốn, sử dụng các mẹo và hướng dẫn này để thông báo quyết định của riêng bạn.