Làm thế nào để phát triển một chương trình họp hiệu quả

Chương trình họp là một danh sách các mục mà người tham gia hy vọng sẽ hoàn thành tại một cuộc họp. Chương trình nghị sự nên được phân phát trước cuộc họp, tối thiểu trước 24 giờ để người tham gia có cơ hội chuẩn bị cho cuộc họp. Tốt nhất là, nếu có thể, chương trình nghị sự nên có sẵn vài ngày trước cuộc họp.

Xây dựng chương trình họp

Đầu tiên, xác định xem các nhân viên khác có cần thiết để giúp bạn lên kế hoạch cho cuộc họp hay không. Sau đó, quyết định những gì bạn hy vọng sẽ đạt được bằng cách tổ chức cuộc họp và thiết lập các mục tiêu khả thi cho cuộc họp của bạn. Các mục tiêu bạn đặt ra sẽ thiết lập khuôn khổ cho một kế hoạch họp hiệu quả. Hãy chắc chắn rằng bạn đã không lên kế hoạch nhiều hơn mức có thể đạt được một cách hợp lý trong khung thời gian của cuộc họp của bạn.

Như Stephen Covey đã nói trong "7 thói quen của những người có hiệu quả cao", "Bắt đầu với kết thúc trong tâm trí". Mục đích cuộc họp của bạn sẽ xác định trọng tâm cuộc họp, chương trình họp và những người tham gia cuộc họp.

Sau đó, xem xét bạn cần bao nhiêu thời gian cho mỗi mục chương trình nghị sự. Nếu cuộc họp kéo dài một giờ và bạn có năm mục chương trình nghị sự, điều đó cho bạn ý tưởng chung về khung thời gian bạn đang làm việc. Điều đó không có nghĩa là mỗi mục chương trình nghị sự phải chính xác là 12 phút, nhưng năm mục kết hợp rõ ràng không thể trung bình nhiều thời gian hơn thế.

Quyết định thực hiện

Sau khi xác định mục tiêu chung của bạn, bạn hoặc nhóm của bạn cần đưa ra quyết định nhất định. Ngoài mục đích hoặc mục tiêu của cuộc họp, cũng bao gồm trong chương trình nghị sự của bạn:

• Ngày, giờ và địa điểm cho cuộc họp
• Những người tham gia cần thiết trong cuộc họp
• Các mục để thảo luận
• Lượng thời gian mà bạn dự đoán nhóm sẽ cần thảo luận về từng mục
• Làm việc trước cho cuộc họp. Điều này sẽ bao gồm bất kỳ việc đọc, tài liệu, dữ liệu, biên bản cuộc họp từ cuộc họp trước hoặc bất kỳ sự chuẩn bị nào khác sẽ làm cho cuộc họp thực tế của bạn thành công. Các tài liệu liên quan nên được đính kèm với thông báo cuộc họp và chương trình nghị sự khi bạn phân phát chúng cho những người tham gia được mời.

Xác định người tham gia

Một khi bạn đã quyết định rằng một cuộc họp là cần thiết để thực hiện mục tiêu của mình, bạn cần phát triển một danh sách những người tham gia. Không phải mọi nhân viên đều có thể hoặc nên tham gia vào mọi cuộc họp, nhưng việc mời những người tham gia phù hợp sẽ nâng cao khả năng thành công của bạn. Xác định người tham gia của bạn bằng cách tự hỏi mình một số câu hỏi:

• Ai phải sở hữu giải pháp mà nhóm phát triển?
• Ai sở hữu quá trình nhóm đang thảo luận?
• Ai cần biết thông tin bạn đang phân phối?
• Ai có thể cung cấp dữ liệu và sự kiện để hướng dẫn việc ra quyết định?
• Ai có kinh nghiệm hoặc chuyên môn để chia sẻ với nhóm?
• Ai phải hỗ trợ thực hiện bất kỳ giải pháp hoặc nhiệm vụ nào?
• Ai phải cung cấp sự cho phép hoặc nguồn lực để hoàn thành kết quả cuộc họp?
• Ai có thể phản đối việc thực hiện bất kỳ giải pháp hoặc hướng nào?

Các cuộc họp được lên lịch thường xuyên

Không phải mọi cuộc họp đều cần một chương trình nghị sự phát triển tùy chỉnh. Hầu hết các nhân viên đã thường xuyên lên lịch các cuộc họp cho các bộ phận hoặc nhóm làm việc của họ. Bạn cũng có các nhóm và dự án mà bạn tham gia.

Một dự án đang diễn ra có thể không yêu cầu một chương trình nghị sự mới được phát triển cho mỗi cuộc họp, nhưng nhóm của bạn sẽ được phục vụ tốt bằng cách áp dụng một cách tiếp cận tiêu chuẩn cho cuộc họp của bạn.

Cuộc họp nhân viên được lên lịch thường xuyên được chia thành ba phân đoạn, mỗi phân đoạn có các mục chương trình nghị sự tiêu chuẩn:

1. Mục thông tin: Viết ra bất kỳ mục chương trình nghị sự nào là thông tin cho mỗi cuộc họp. Ví dụ, người quản lý cập nhật nhóm về kết quả của cuộc họp quản lý cấp cao.
2. Mục hành động: Đặt vào chương trình nghị sự bất kỳ mục nào mà bạn mong đợi nhóm sẽ muốn xem xét tại mỗi cuộc họp được lên lịch thường xuyên. Ví dụ, hiệu suất cho ngân sách trong khoảng thời gian và xác định tiết kiệm chi phí và cải tiến liên tục mà nhóm dự định đạt được.
3. Lập kế hoạch trước: Đặt vào chương trình nghị sự bất kỳ mục nào mà nhóm muốn lập kế hoạch hoặc chuẩn bị trước. Ví dụ: các mục tiêu ngắn hạn cho tháng tiếp theo hoặc nhu cầu hỗ trợ đồng nghiệp về các nhiệm vụ sắp tới.

Nếu bạn làm theo các hướng dẫn này khi bạn phát triển chương trình họp, bạn sẽ nâng cao khả năng cuộc họp của bạn sẽ hiệu quả hơn.

Bao gồm những gì

Một chương trình nghị sự cho một cuộc họp được lên lịch thường xuyên có thể giúp tạo ra kết quả mà bạn tìm kiếm bằng cách bao gồm một số mục cơ bản:

• Khởi động và chào hỏi. Xem xét một máy phá băng ngắn tùy thuộc vào tần suất nhóm gặp nhau.
• Xem lại mục đích cuộc họp, chương trình nghị sự, kết quả và sản phẩm dự kiến.
• Xem lại, sửa chữa (nếu cần) và phê duyệt biên bản cuộc họp trước.
• Cung cấp thông tin bộ phận và công ty phù hợp mà nhóm cần.
• Xem xét tiến độ về các mục hành động, kế hoạch hành động và các cam kết. Xem lại tiến độ nhóm về mục tiêu.
• Thảo luận và đưa ra quyết định về các mục chương trình nghị sự cho cuộc họp này.
• Xác định các bước tiếp theo.

• Xác định mục đích, kết quả và chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo.
• Vào cuối cuộc họp, người ghi chú nên xem lại các cam kết của mọi người trong cuộc họp.
• Xác định bất kỳ trợ giúp cần thiết từ những người không trong nhóm và chỉ định người tham gia để liên lạc.
• Xác định người ngoài cuộc họp cần biết điều gì và quyết định cách bạn sẽ thực hiện giao tiếp.
• Phân phối phút trong vòng 24 giờ của cuộc họp hoặc ngay lập tức nếu người ghi chú đã đưa chúng bằng điện tử.