Các bước dễ dàng để tạo ngân sách dự án

Những người quản lý dự án có kinh nghiệm và những người làm việc trong các công ty lớn sẽ có phần mềm và kế toán để giúp họ tập hợp ngân sách dự án. Nhưng nếu bạn don thì sao? Nếu bạn đang nhìn chằm chằm vào một bảng tính trống hoặc một email từ nhà tài trợ dự án của bạn yêu cầu bạn tập hợp tài chính cho dự án, thì bài viết này là dành cho bạn.

Chúng tôi sẽ xem xét năm điều bạn cần làm để tạo ngân sách dự án cơ bản.

Sử dụng danh sách nhiệm vụ của bạn

Đầu tiên, lấy danh sách nhiệm vụ dự án của bạn. Bạn cũng có thể có một cấu trúc phân chia công việc và nếu bạn có một cấu trúc, thì tốt nhất là sử dụng nó. Nhưng một danh sách nhiệm vụ sẽ làm miễn là nó bao quát toàn diện mọi thứ bạn cần làm trong dự án.

Nếu bạn không có một danh sách nhiệm vụ, thì đó là thời gian để tạo một danh sách. Viết ra tất cả những gì bạn phải làm, và những thứ bạn phải xây dựng, thực hiện hoặc hoàn thành trước khi dự án có thể hoàn thành. Nó không phải là theo thứ tự cụ thể, nhưng nó cần bao gồm tất cả mọi thứ.

Cuối cùng trong bước này, hãy lên ý tưởng với nhóm dự án của bạn, vì chắc chắn sẽ có điều gì đó bạn đã quên. Nhiều cái đầu tốt hơn một!

Ước tính từng thành phần

Bây giờ đi qua danh sách của bạn và tìm ra giá của từng mặt hàng. Ví dụ, một nhiệm vụ nói rằng thiết lập các cuộc họp để thảo luận về các yêu cầu, có thể liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng và tuyển dụng, các phòng họp hoặc mua bất kỳ tài nguyên nào bạn cần như máy chiếu hoặc bút lật. Có một chi phí liên quan đến điều đó, vì vậy hãy lấy báo giá cho thuê phòng của bạn và các thiết bị khác và ghi chú lại.

Làm điều này cho tất cả mọi thứ trong danh sách nhiệm vụ, vì vậy bạn kết thúc với một mức giá so với mọi mặt hàng. Một số nhiệm vụ dự án có thể không có giá kèm theo, và điều đó OK.

Thêm các ước tính với nhau

Tiếp theo cộng tất cả các ước tính của bạn. Nó dễ dàng nhất để làm điều này nếu bạn lập danh sách các mục trong bảng tính, thêm chi phí vào cột tiếp theo và sau đó tổng số cột ở dưới cùng. Hãy để bảng tính làm toán cho bạn! Nó trở thành bảng tính ngân sách của bạn.

Đó là một ý tưởng tốt để nhóm chi phí của bạn thành các loại, vì vậy bạn có thể dễ dàng nhìn thấy phần lớn số tiền đang đi đâu. Sử dụng các danh mục như Dự án khởi động, '‘Cơ sở hạ tầng, hoặc‘Đào tạo - chọn các nhóm có ý nghĩa trong bối cảnh của dự án.

Thêm dự phòng và thuế

Sẽ thật tuyệt nếu bạn có một quả cầu pha lê và có thể dự đoán những chi phí này với độ chính xác 100% nhưng có lẽ bạn không cảm thấy tự tin vào khả năng của mình để làm điều đó! Đó là nơi dự phòng xuất hiện. Đó là một quỹ tiền dựa trên mức độ bạn tự tin rằng bạn đã ước tính đúng. Nó không liên quan đến bất kỳ nhiệm vụ cụ thể. Nó có một tổng thể pot nồi khẩn cấp trong trường hợp bạn có điều gì đó sai hoặc bỏ sót điều gì đó.

Nếu bạn không biết phải thêm bao nhiêu dự phòng, hãy lấy 10% tổng số bạn đã tạo ở Bước 3. Đây là một dự đoán phi khoa học mà nhiều người quản lý dự án sử dụng và cung cấp cho bạn một ít tiền trong ngân sách của bạn trong trường hợp bạn cần nó.

Thêm một dòng trên bảng tính ngân sách của bạn ở phía dưới có nội dung ‘Dự phòng sắp xếp và chỉ định tỷ lệ phần trăm bạn đã sử dụng.

Donith quên thêm vào bất kỳ thuế bán hàng hoặc các loại thuế khác chưa được bao gồm rõ ràng trong ước tính chi tiết đơn hàng riêng lẻ của bạn.

Thêm tất cả, và đó là số tiền ngân sách cuối cùng của bạn.

Nhận được sự chấp thuận

Điều cuối cùng cần làm là để người quản lý hoặc nhà tài trợ dự án của bạn phê duyệt ngân sách của bạn. Nói chuyện với họ về cách bạn kết hợp nó và những yếu tố nào tạo nên ngân sách chung của bạn.

Đó là nó! Ngân sách dự án là một kỹ năng quản lý dự án thiết yếu và hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu tạo ngân sách dự án.