Các thành phần chính của giao tiếp tại nơi làm việc

Truyền thông là chia sẻ thông tin giữa hai hoặc nhiều cá nhân, hành động truyền đạt thông tin. Giao tiếp có rất nhiều thành phần, và việc không giao tiếp ở nơi làm việc một cách hiệu quả là điều phổ biến.

Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi tất cả các thành phần của một hoạt động giao tiếp hoàn hảo đối với ý nghĩa được chia sẻ, ý nghĩa truyền thông yêu thích của tôi. Nó có tầm quan trọng đặc biệt khi các câu hỏi được hỏi và trả lời.

Các thành phần trong truyền thông

Có năm thành phần cho bất kỳ giao tiếp nào và thứ sáu là môi trường chung của nơi làm việc nơi giao tiếp diễn ra. Các thành phần của truyền thông là:

• Các cá nhân gửi tin nhắn. Người gửi phải trình bày thông điệp rõ ràng và đủ chi tiết để người nhận chia sẻ ý nghĩa với người gửi.
• Bối cảnh cho tin nhắn. Bối cảnh là cách tin nhắn được gửi bởi người gửi tin nhắn. Bối cảnh liên quan đến giao tiếp phi ngôn ngữ như cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và các yếu tố như giọng nói. Hầu hết bối cảnh cho một tin nhắn chỉ có sẵn khi người nhận có thể nhìn và nghe người gửi tin nhắn. Ví dụ, biểu tượng cảm xúc email và IM là một sự thay thế kém khi người gửi tạo ra chúng mà không có đầu vào từ người nhận.

  Một phần khác của bối cảnh là những cảm xúc có liên quan đến vòng tròn giao tiếp. Người gửi có tức giận không? Là người nhận thờ ơ với nội dung giao tiếp hay coi thường người gửi? Cảm xúc bình thường của con người ảnh hưởng đến việc một tin nhắn được chia sẻ thành công.

• Người nhận được tin nhắn. Người nhận phải lắng nghe cẩn thận và chăm chú, đặt câu hỏi cho rõ ràng và diễn giải để xác định rằng người nhận chia sẻ ý nghĩa với người gửi. Nếu người nhận tin tưởng người gửi, cơ hội giao tiếp hiệu quả sẽ tăng lên.
• Phương thức giao hàng bạn chọn. Phương thức phân phối nên được lựa chọn dựa trên phương tiện hiệu quả nhất để truyền đạt ý nghĩa của thông điệp. Vì các phương thức liên lạc rất đa dạng kể từ buổi bình minh của máy tính và thiết bị di động, các quyết định về phương thức phân phối đã trở nên phức tạp hơn. Phương thức giao hàng phải phù hợp với nhu cầu liên lạc của cả người gửi và người nhận.

  Phương thức giao tiếp bao gồm giao tiếp bằng lời nói, tin nhắn tức thời (IM), email, thư, bảng hiệu, áp phích, video, ảnh chụp màn hình, điện thoại, ghi chú, biểu mẫu, tài liệu bằng văn bản, v.v. Các phương pháp này sẽ tiếp tục mở rộng và kỳ vọng của nhân viên về giao tiếp tức thì về mọi thứ phải làm với công việc của họ sẽ tiếp tục phát triển.

  Giao tiếp trực tiếp đã tăng tầm quan trọng đặc biệt đối với thông tin tổ chức có thể kêu gọi thay đổi, cung cấp sự công nhận của nhân viên hoặc cho phép các câu hỏi tại chỗ. Giao tiếp trực tiếp cũng được ưa chuộng vì nhân viên có quyền truy cập vào thành phần, bối cảnh.

• Nội dung của tin nhắn. Nội dung của thông điệp cần rõ ràng và được trình bày và mô tả chi tiết đủ để có được sự hiểu biết từ người nhận. Nếu nội dung tin nhắn cộng hưởng và kết nối, ở một mức độ nào đó, với niềm tin đã có của người nhận, thì đó là hiệu quả nhất.

Làm thế nào để đặt câu hỏi tốt tăng cường giao tiếp

James O. Pyle và Maryann Karinch thêm vào những điều sau đây để hỗ trợ giao tiếp hiệu quả.

Từ nguồn nhân lực đến dịch vụ khách hàng, những câu hỏi tồi tệ gây ô nhiễm gần như mọi nơi làm việc. Các câu hỏi xấu thường nhắc nhở câu trả lời không đầy đủ hoặc gây hiểu lầm và có thể làm suy yếu mối quan hệ. Mặt khác, các câu hỏi hay là một công cụ có giá trị về hiệu quả, năng lực và xây dựng mối quan hệ.

Có sáu loại câu hỏi hay: trực tiếp, kiểm soát, lặp lại, liên tục, tóm tắt và không thích hợp. Để mô tả ngắn gọn về chúng:

• Thẳng thắn: Bạn đặt ra một câu hỏi đơn giản với một câu hỏi cơ bản.
• Điều khiển: Bạn đã biết câu trả lời cho nó khi bạn hỏi nó. Đó là một cách để tìm hiểu xem người đó có nói dối hay không, không hiểu biết và / hoặc không chú ý.
• Nói lại: Bạn hỏi hai câu hỏi khác nhau sau cùng một thông tin.
• Kiên trì: Bạn hỏi cùng một câu hỏi theo những cách khác nhau để khám phá tất cả các khía cạnh của thông tin mong muốn.
• Tóm lược: Bạn hỏi một câu hỏi nhằm mục đích cho phép nguồn có cơ hội xem lại câu trả lời.

• Không thích hợp: Nó không liên quan đến chủ đề mà bạn muốn biết, nhưng nó là một người có lẽ sẽ không nói dối; nó phục vụ cho mục đích nhìn thấy sự thật mà trông giống như thế nào và làm cho người đó mở lòng với bạn. Nó cũng có thể buộc vào bối cảnh trao đổi câu hỏi.

Chi tiết về 6 loại câu hỏi hay

Thẳng thắn

Câu hỏi trực tiếp là tốt nhất: Một câu hỏi, một động từ và một danh từ hoặc đại từ.

• Bạn là ai?
• Điều gì đã xảy ra trong bữa tiệc?
• Khi nào bạn đến văn phòng?
• Chìa khóa xe ở đâu?
• Tại sao bạn rời cuộc họp sớm?
• Bạn đã trả bao nhiêu cho iPad đó?

Điều khiển

Khi bạn nói, tôi có cố tình không hỏi một câu hỏi trực tiếp không? Khi bạn kiểm tra tính trung thực hoặc chính xác của câu trả lời, sau đó bạn sử dụng câu hỏi kiểm soát và tìm kiếm sự thống nhất.

Câu hỏi kiểm soát là những câu hỏi có chủ ý mà bạn biết câu trả lời để chúng không phải là về việc khám phá thông tin. Chúng là về việc khám phá hành vi, mô hình lời nói và mức độ trung thực hoặc chính xác. Có lẽ nó có một cái gì đó mà bạn đã nói trước đây với người đó.

Nếu bạn biết rằng ai đó trong nhóm nhân sự của bạn xa lánh một nhân viên vì nhân viên đó đã gửi email để phàn nàn về người đó, bạn có thể hỏi một câu hỏi kiểm soát như, Làm thế nào mà nó đi vào bài đánh giá hiệu suất với Pamela ngày hôm nay? thông tin; bạn chỉ muốn tìm hiểu làm thế nào nhân sự của bạn trả lời câu hỏi.

Nói lại

Bạn muốn đến cùng một thông tin theo hai cách khác nhau. Ví dụ: nếu bạn hỏi, thì có bao nhiêu người trong lực lượng bán hàng? Người mà bạn đang nói chuyện có thể trả lời: Tử Có 22 người trong lĩnh vực. Sau đó, khi bạn nói chuyện với anh ta về điều gì đó khác biệt - ví dụ như khu vực mà công ty có chỗ đứng - bạn có thể hỏi, Bạn có bao nhiêu khu vực bán hàng?

Anh ta có thể trả lời, số 22, số đó là cách xác nhận số lượng nhân sự trong lực lượng bán hàng. Nó không phải là một thử nghiệm tuyệt đối, nhưng nó mang lại giá trị và sự tin cậy cho những gì ông nói trước đây. Chúng là hai câu hỏi khác nhau kiểm tra chéo thông tin được cung cấp.

Khi sử dụng các câu hỏi lặp lại, bạn cũng có thể phát hiện ra sự khác biệt. Nếu nguồn của bạn trong ví dụ này phản hồi rằng có 28 khu vực bán hàng, bạn sẽ muốn làm rõ. Có thể có một lý do hoàn toàn chính đáng - lực lượng bán hàng thường có mức bổ sung là 28, nhưng gần đây đã có rất nhiều doanh thu, rằng họ có sáu điểm ngắn - nhưng phản ứng làm nảy sinh nghi ngờ rằng có sự không khớp giữa con số của nhân viên và số lượng lãnh thổ bán hàng. Sự không phù hợp đó phải dẫn đến việc đặt câu hỏi thêm để giải quyết vấn đề.

Kiên trì

Trong bất kỳ trao đổi nào có thể đưa ra nhiều câu trả lời cho một câu hỏi, hãy sử dụng câu hỏi liên tục để có câu trả lời hoàn chỉnh. Giống như các câu hỏi lặp lại, các câu hỏi liên tục cũng hữu ích nếu bạn nghi ngờ rằng người đó không trung thực.

Bạn đã đi đâu trong kỳ nghỉ tới California? Bạn có thể gợi ra câu trả lời, đó là một phần của Disneyland. Nó mặc dù có thể rằng Disneyland là nơi duy nhất, nó có lý khi đi theo câu hỏi đó, ở đâu khác?

Bỏ qua câu hỏi lặp lại đó và đi thẳng vào câu hỏi về Disneyland có nghĩa là bạn bỏ lỡ cơ hội để có được một bức tranh hoàn chỉnh về chuyến đi của bạn California California trừ khi thông tin đó bị rò rỉ vào một lúc khác.

Tóm lược

Tóm tắt câu hỏi aren về việc xác định tính chính xác cũng như phản hồi lại nguồn gốc những gì cô ấy đã nói để cô ấy có cơ hội suy nghĩ, thực sự tôi có nói những gì tôi muốn nói không?

Bạn bán xe các loại, từ hatchback hai cửa đến các mô hình sang trọng kích thước đầy đủ. Một cặp vợ chồng trẻ đến phòng trưng bày và yêu cầu lái thử một trong những mẫu xe sang trọng.

Bạn sẽ sử dụng xe gì trong hầu hết thời gian? Bạn hỏi gì.

Đi lại qua lại để làm việc. Chúng tôi làm việc trong cùng một tòa nhà, cô nói.

Bạn còn dùng xe gì nữa không?

Những chuyến đi vào những ngày cuối tuần để gặp bố mẹ tôi. Những thứ như thế.”Cô dừng lại và cho biết thêm,‘Họ sống một trăm dặm.’

Tại sao bạn nghĩ rằng chiếc xe sang trọng là sự lựa chọn tốt nhất?

Họ trao đổi một cái liếc mắt. Anh ấy nói, chúng tôi thích nó hơn những người khác.

Bạn thích gì, màu sắc yêu thích của bạn, bạn hỏi, nhìn thẳng vào cô ấy.

Red Red.

"Vì vậy, hãy để tôi xem nếu tôi hiểu đúng. Tôi nghe bạn nói rằng bạn muốn một chiếc xe màu đỏ, kích thước đầy đủ trong lớp sang trọng. Mô tả này phù hợp với những gì bạn muốn như thế nào?" (Bạn đã đóng khung câu hỏi tóm tắt của bạn với thông tin thích hợp trong trường hợp này.)

Họ trao đổi cái nhìn khác. Anh ấy nói, chúng tôi nghĩ rằng một màu sắc dịu hơn có thể tốt hơn.

Cái gì về mô hình sang trọng khiến bạn nghĩ nó là mẫu tốt nhất cho bạn? Một lần nữa, đây là cách tóm tắt và xác minh những gì bạn đã nghe. Bạn muốn tìm hiểu xem họ có say mê với vẻ ngoài đắt tiền không chiếc xe mà họ không muốn xem xét bất cứ điều gì khác, hoặc nếu câu trả lời đầu tiên là ngụy trang một sự thật nổi bật.)

Cha tôi nói đây là chiếc xe an toàn nhất trên đường.

Câu trả lời cho câu hỏi tóm tắt cho bạn biết, trên thực tế, họ có thể thích nó, nhưng không phải vì nó trông như thế nào. Bạn đọc giữa dòng. Họ chỉ mới bắt đầu trong cuộc sống của họ với nhau. Cha của cô có lẽ đã gửi chúng đến đại lý để mua chiếc xe an toàn nhất trên đường, mà ông sẽ giúp họ mua. Bạn quyết định tiến hành bán hàng, biết rằng ứng dụng thanh toán và cho vay có thể sẽ cung cấp cho bạn phần còn lại của câu chuyện.

Một số người có thể không thoải mái khi hỏi một câu hỏi tóm tắt như những câu hỏi được đưa vào cuộc gặp gỡ bán hàng này bởi vì họ không muốn có vẻ ngoài đơn giản hoặc thiếu tập trung. Nếu bạn đặt câu hỏi chính xác giống như cách bạn hỏi lần đầu tiên, thì họ có thể có kết luận hợp lệ.

Bạn cũng không muốn hỏi cùng một câu hỏi hai lần liên tiếp ngay cả khi bạn thay đổi cụm từ. Bằng cách đặt một khoảng cách giữa lần đầu tiên bạn đặt câu hỏi và lần thứ hai, và đọc lại câu hỏi một chút, bạn chỉ đơn giản bắt gặp một người mà thực sự quan tâm đến những gì người kia nói.

Không phổ biến

Bạn có thể phát hiện ra rằng người trả lời câu hỏi của bạn có vẻ căng thẳng; một câu hỏi không thích hợp có thể làm giảm căng thẳng. Hoặc, có thể bạn cần thời gian để suy nghĩ hoặc tham khảo các ghi chú của mình, vì vậy bạn sử dụng câu hỏi chỉ để mua cho bạn một ít không gian và thời gian.

Khi hỏi những câu hỏi nhọn như, Bạn đã thực hiện dự án nào trong quá khứ mà không thành công?, Và Bạn đã cố gắng khắc phục vấn đề như thế nào? Bạn có thể dễ dàng làm cho một ứng cử viên công việc cảm thấy như đang ở giữa một cuộc thẩm vấn chiến trường.

Ứng cử viên có thể nói, tôi đã cố gắng giải quyết vấn đề bằng cách tập hợp các bộ phận xung quanh một mục tiêu chung - cách tôi khiến con trai của tôi đội bóng giải đấu nhỏ tập trung vào việc đánh bóng.

Bạn có thể cho thí sinh nghỉ ngơi bằng cách hỏi, Bạn đã huấn luyện giải đấu nhỏ bao lâu rồi? Trước khi bạn quay lại cuộc thảo luận về việc bắt vít và cách anh ấy cố gắng khắc phục.

Cuối cùng, đây là hai cách để phá hỏng các câu hỏi bắt đầu với tất cả các thành phần cần thiết và cuối cùng không đạt đượctốt.

1. Thêm quá nhiều vòng loại hoặc các từ và cụm từ khác làm sao lãng câu hỏi. Ví dụ, những gì bạn đã có cho bữa ăn sáng tại quán ăn nơi phân vinyl truy cập bị nứt và được phủ bằng băng keo?
2. Không chờ đợi một câu trả lời cũng là phổ biến. Bạn hỏi, Bữa ăn gì mà bạn yêu thích? Một người nghĩ một lúc thay vì trả lời ngay lập tức. Bạn kêu vang, thịt bò nướng? khoảng lặng là một công cụ đặt câu hỏi hiệu quả.Don dục mất đi sự khám phá, thông tin, khách hàng tiềm năng do mở miệng khi bạn cần mở tai. Hãy nhớ hai tai, một quy tắc của miệng để có được nhiều câu hỏi nhất.

   Môi trường và Truyền thông

   Các thành phần trên của truyền thông thúc đẩy ý nghĩa được chia sẻ khi chúng hoạt động cùng nhau để truyền tải một thông điệp hiệu quả. Môi trường làm việc trong đó các thành phần đó diễn ra cũng ảnh hưởng đến giao tiếp và liệu giao tiếp có được nhận hay không.

   Khi bạn đặt câu hỏi hợp lệ, bạn xây dựng mối quan hệ và truyền cảm hứng cho sự tự tin. Các câu hỏi tạo thành một phần khác của nền tảng cho giao tiếp nơi làm việc có chung ý nghĩa

   Trong một môi trường làm việc nhấn mạnh giao tiếp cởi mở, sự tham gia của nhân viên và các mục tiêu chung, giao tiếp thường xuyên hơn và hiệu quả hơn. Nhưng, kỳ vọng về giao tiếp quan trọng sẽ đặt thanh cao hơn ở những nơi làm việc tốt nhất này. Vì vậy, ngay cả trong môi trường làm việc tập trung cao độ, tập trung vào nhân viên, nhân viên phàn nàn rằng họ không biết chuyện gì đang xảy ra.

   Bởi vì tất cả các thành phần và môi trường tổng thể của một nơi làm việc riêng lẻ, giao tiếp vẫn còn nhiều thách thức. Các câu hỏi lâu đời về những người cần biết những gì và khi nào họ cần biết nó không bao giờ được trả lời đầy đủ cho bất cứ ai hài lòng.

   Nhân viên phàn nàn về quá nhiều thông tin, không đủ thông tin và thậm chí, quá tải thông tin, sẽ tiếp tục gây tiếng vang tại nơi làm việc. Bạn sẽ không bao giờ chữa được vấn đề giao tiếp, nhưng với sự tận tâm và chu đáo, bạn có thể tăng hiệu quả của cả giao tiếp giữa các cá nhân và giao tiếp nơi làm việc của bạn.

   Liên quan nhiều hơn đến giao tiếp nơi làm việc hiệu quả

   1. Nhận phản hồi với ân sủng và nhân phẩm
   2. Làm thế nào để phát triển trí thông minh cảm xúc của bạn
   3. Làm thế nào để tổ chức một cuộc trò chuyện khó khăn
   4. Phản hồi