Làm thế nào để viết thư khiển trách cho hiệu suất của nhân viên

Thư khiển trách được người giám sát viết để đưa ra tuyên bố chính thức về vấn đề hiệu suất mà nhân viên phải cải thiện. Thư khiển trách thường là một bước trong quy trình xử lý kỷ luật chính thức có thể dẫn đến hành động kỷ luật bổ sung cho nhân viên lên đến và bao gồm chấm dứt việc làm nếu nhân viên không cải thiện.

Thư khiển trách là một thành phần quan trọng trong tài liệu về vấn đề thực hiện của nhân viên đối với nhân viên và người sử dụng lao động. Văn bản khiển trách viết rõ ràng và cụ thể hiệu suất phải cải thiện và hậu quả nếu hiệu suất không được cải thiện.

Thư khiển trách thường theo huấn luyện bằng lời nói của một giám sát viên. Họ thường đi trước một sự điều chỉnh bằng lời nói với nhân viên, được gọi là cảnh báo bằng lời nói hoặc cảnh báo bằng lời nói chính thức, về vấn đề hiệu suất hoặc các vấn đề hiệu suất liên quan.

Tùy thuộc vào tính trực tiếp và mức độ nghiêm trọng của vấn đề hiệu suất, thư khiển trách có thể bắt đầu cuộc thảo luận về hiệu suất, nhưng điều này là bất thường.

Thành phần của thư khiển trách

Thư khiển trách hiệu quả có những thành phần này.

• Một tuyên bố rõ ràng về vấn đề hoặc vấn đề hiệu suất mà nhân viên phải cải thiện.
• Thư khiển trách có thể liệt kê một số ví dụ về cách nhân viên có thể thay đổi hiệu suất của mình để tuân thủ các kỳ vọng về hiệu suất. (Điều này cung cấp cho nhân viên một bức tranh chung hoặc ý nghĩa chung xung quanh những kỳ vọng của người giám sát.)
• Tác động của việc không thực hiện đến thành công của nhân viên và tổ chức. (Làm thế nào việc không thực hiện có tác động tiêu cực tại nơi làm việc.)

• Nếu có liên quan, một mốc thời gian trong đó hiệu suất của nhân viên phải được cải thiện.
• Nếu có liên quan, ngày đáo hạn hoặc ngày kết thúc tại thời điểm đó, giám sát viên sẽ đánh giá lại hiệu suất của nhân viên.
• Một tuyên bố rõ ràng về hậu quả mà một nhân viên có thể mong đợi nếu hiệu suất của họ không được cải thiện như được mô tả trong thư khiển trách.
• Chữ ký của người giám sát hoặc người quản lý của nhân viên.
• Chữ ký của nhân viên có hiệu suất là trọng tâm của thư khiển trách. Bức thư nói chung có một tuyên bố rằng chữ ký của nhân viên thể hiện rằng họ đã nhận được thư, không nhất thiết là họ đồng ý với nội dung của nó.

• Một cơ hội cho nhân viên phản đối, bằng văn bản, nội dung của bức thư khiển trách. Nhân viên có thể đồng ý, không đồng ý, bày tỏ sự tương phản, v.v. Từ chối viết bởi nhân viên được đính kèm với các thư khiển trách ban đầu.

Sau đây là hai ví dụ về thư khiển trách chính thức. Sử dụng chúng khi bạn phát triển các thư khiển trách của riêng bạn.

Mẫu thư khiển trách

Đây là một ví dụ về một bức thư khiển trách. Tải xuống mẫu thư khiển trách (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.

Mẫu thư khiển trách số 1 (Phiên bản văn bản)

Kính gửi: Jeffery Jones

Từ: George Peterson

Ngày: 1 tháng 9 năm 2018

Re: Thư khiển trách

Đây là thư khiển trách chính thức để thông báo cho bạn rằng hiệu suất của bạn không đáp ứng mức đóng góp dự kiến. Trong công việc của bạn là một chuyên gia kỹ thuật để hỗ trợ khách hàng, kỳ vọng công việc được phát triển bởi toàn bộ nhóm các chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật và người quản lý của họ. Điều này có nghĩa là chúng là tiêu chuẩn được chấp nhận cho hiệu suất của mỗi chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật.

Bạn đang không thực hiện theo những cách sau.

• Số lượng khách hàng mà bạn phục vụ trong một tuần thấp hơn 30% so với tiêu chuẩn mà các chuyên gia hỗ trợ công nghệ còn lại đang đáp ứng.
• Mức độ khó của các vấn đề bạn chọn phản hồi thấp hơn 40% so với tiêu chuẩn mà các nhân viên còn lại đang đạt được.
• Khoảng thời gian khách hàng dành cho điện thoại với bạn vượt quá 25% so với các nhân viên còn lại.

Như bạn có thể thấy, trong ba phép đo hiệu suất quan trọng nhất cho công việc của bạn, bạn không thành công. Người giám sát của bạn đã nói chuyện với bạn nhiều lần và bạn được đào tạo bổ sung. Do đó, chúng tôi tin rằng bạn không sẵn sàng thực hiện. Điều này ảnh hưởng xấu đến khối lượng công việc của các nhân viên công nghệ còn lại.

Chúng ta cần thấy một sự cải thiện ngay lập tức trong cả ba lĩnh vực thực hiện hoặc hành động kỷ luật bổ sung lên đến và bao gồm cả chấm dứt việc làm sẽ xảy ra. Chúng tôi có niềm tin rằng bạn có khả năng để cải thiện. Chúng ta cần thấy sự cải thiện ngay lập tức.

George Peterson, Giám sát viên

Marian Demark, Giám đốc nhân sự

Mẫu thư khiển trách số 2 (Phiên bản văn bản)

Kính gửi: Linda Rodriguez

Từ: Mary Wilmont

Ngày: 1 tháng 9 năm 2018

Re: Thư khiển trách

Mục đích của bức thư khiển trách này là để thông báo cho bạn chính thức rằng việc bạn tham dự đang ảnh hưởng xấu đến khả năng hoàn thành công việc của bạn. Trong khi được trả lương, nhân viên được miễn không bắt buộc phải làm việc theo giờ cụ thể, một tuần làm việc bốn mươi giờ là tiêu chuẩn và dự kiến.

Bạn đã thất bại trong công việc ít nhất một ngày một tuần kể từ khi bắt đầu công việc mới và chỉ làm việc ba mươi hai giờ một tuần. Người quản lý của bạn đã thông báo cho bạn về thời gian nghỉ FMLA cho các vấn đề y tế cá nhân hoặc gia đình. Anh ấy cũng đã hỏi bạn nếu bạn cần một chỗ ở để bạn có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả.

Ông đã đề nghị bạn đến phòng nhân sự để thảo luận về những vấn đề này và sự tham dự của bạn. Bạn đã từ chối cả ba cơ hội mà chúng tôi cung cấp để giúp bạn cải thiện hiệu suất kém này.

Thực tế là bạn không thể thực hiện công việc của mình trong vòng chưa đầy bốn mươi giờ. Bạn đang thiếu thời hạn cho các bài tập công việc của bạn và độ trễ của bạn đang ảnh hưởng xấu đến công việc của đồng nghiệp bộ phận tiếp thị của bạn. Họ đang thiếu thời hạn do bạn không thực hiện được.

Ngoài ra, công việc còn dang dở của bạn khi được giao cho đồng nghiệp đang khiến khối lượng công việc của họ bị quá tải vì họ đã có những công việc đòi hỏi bốn mươi giờ làm việc mỗi tuần. Điều này là không công bằng và chúng tôi sẽ không chịu đựng những tác động tiêu cực này tại nơi làm việc bắt đầu ngay bây giờ.

Chúng tôi cần thấy sự cải thiện ngay lập tức trong việc tham dự của bạn hoặc chúng tôi sẽ chấm dứt việc làm của bạn. Điều này có nghĩa là bạn phải tham gia công việc năm ngày một tuần. Nếu bạn không tham gia công việc năm ngày một tuần, bạn không thể đáp ứng các mục tiêu mà bạn đã được tuyển dụng.

Các chính sách nghỉ phép tiêu chuẩn của chúng tôi cung cấp cho bạn sáu ngày nghỉ ốm và hai ngày nghỉ phép cá nhân mà bạn phải sử dụng trong suốt một năm. Bạn phải áp dụng cho ngày nghỉ trước.

Bạn đã sử dụng bốn ngày ốm và tất cả các ngày cá nhân của bạn với sự vắng mặt hiện tại của bạn. Chúng tôi không có kế hoạch phân bổ thêm thời gian cho bạn. Điều này khiến bạn chỉ có hai ngày ốm và thời gian nghỉ có lương mà bạn phải yêu cầu trước.

Nếu bạn vắng mặt quá thời gian nghỉ có sẵn, chúng tôi sẽ chấm dứt việc làm của bạn. Chúng tôi hy vọng rằng bạn hiểu bạn gần như thế nào khi mất việc. Bạn sẽ không nhận được thêm cảnh báo.

Trân trọng, Mary Wilmont, quản lý

Thomas Credence, Giám đốc nhân sự

Xem một xác nhận mẫu của biên nhận để được hướng dẫn về cách một nhân viên nhận được khiển trách có quyền trả lời.

bạn có thích bài viết này? Bạn sẽ muốn đăng ký nhận bản tin nhân sự miễn phí ngay bây giờ vì bạn muốn đọc tất cả các bài viết mới ngay khi chúng có sẵn.

Mẫu thư khiển trách

• Mẫu thư khiển trách: Quản lý thiếu thận trọng
• Văn bản khiển trách mẫu: Tham dự

Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật và quy định việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo rằng các giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.