Cấu trúc quản trị dự án

Bạn có biết quản trị dự án là gì và nó trông như thế nào không? Hoặc phải làm gì nếu bạn đang làm việc trong một môi trường không tồn tại? Hãy bắt đầu với một định nghĩa.

Quản trị dự án: một định nghĩa

Quản trị trong thuật ngữ quản lý dự án đề cập đến các chính sách, quy trình, tiêu chuẩn, quy trình và hướng dẫn xác định cách thức các dự án được lãnh đạo, điều hành và kiểm soát bởi tổ chức của bạn.

Quản trị có thể rộng khắp và nặng nề với rất nhiều quan liêu, hoặc sơ sài và ‘ánh sáng (trong trường hợp đó có lẽ không hiệu quả). Các nhà quản lý nên nhắm đến mức độ quản trị phù hợp với môi trường và văn hóa của họ. Đảm bảo chính sách quản trị của bạn phù hợp với mục đích là yếu tố chính để đảm bảo rằng chúng có hiệu quả.

Quản trị bắt đầu từ đầu. Hội đồng quản trị công ty nên được cam kết về ý tưởng quản trị tốt và thực tế là các dự án nên được quản lý đúng cách, trong các hướng dẫn cụ thể. Thái độ này và các tiêu chuẩn dự kiến ​​sẽ lọc xuống Ban dự án và các nhà lãnh đạo dự án (và các nhóm chương trình, nơi những điều này tồn tại).

Tại sao vấn đề quản trị dự án

Nhà tài trợ dự án của bạn và các bên liên quan quan trọng khác muốn biết rằng bạn đang chi tiêu ngân sách dự án đúng cách. Họ muốn thấy rằng bạn đang theo dõi tiến độ dự án của bạn một cách hiệu quả và bước vào để quản lý rủi ro dự án khi cần thiết.

Nhưng lý do để quản trị tốt các dự án còn đi xa hơn thế.

Quản trị được yêu cầu bởi khách hàng, đặc biệt là những người trong khu vực công. Chính phủ và cơ quan quản lý yêu cầu (và trong một số trường hợp, thực thi) các tiêu chuẩn nhất định cho các dự án nhất định. Quản trị không phải là một vấn đề nội bộ: nhiều công ty hoạt động trong các thị trường được điều tiết sẽ phải tuân theo hướng dẫn từ luật pháp bên ngoài, như Sarbanes-Oxley. Quản trị dự án chiếm một phần nhỏ trong việc chứng minh rằng công ty của bạn hoạt động hiệu quả và trong các hướng dẫn và quy định cụ thể cho ngành của bạn.

Quản trị dự án cũng giúp bạn:

• Cải thiện lợi tức đầu tư của bạn và theo dõi các khoản đầu tư đó một cách hiệu quả
• Có được mua vào cho các dự án
• Tránh các lý do phổ biến tại sao các dự án thất bại
• Giao tiếp hiệu quả hơn
• Giới thiệu tiêu chuẩn hóa giữa các dự án, giúp dễ dàng so sánh hiệu suất
• Giảm thiểu rủi ro
• Phát triển và thúc đẩy nhân viên trong một môi trường có cấu trúc

Quản trị dự án trông như thế nào

Vì vậy, bây giờ chúng ta biết quản trị dự án là gì, nó trông như thế nào trên một dự án? Dưới đây là các loại hoạt động thể hiện quản trị trong môi trường dự án:

• Có một vòng đời quản lý dự án có kỷ luật bao gồm các điểm được xác định để phê duyệt. Đây là những điểm mà khả năng tồn tại của dự án được thảo luận và quyết định được đưa ra là có nên tiếp tục với công việc hay không.
• Các dự án có một trường hợp kinh doanh rõ ràng và các trường hợp kinh doanh có đủ thông tin để cho phép các nhóm quản lý đưa ra quyết định đúng đắn.
• Những quyết định được ghi chép đầy đủ và truyền đạt.
• Những người làm việc trong các dự án đã xác định vai trò và trách nhiệm.
• Có một văn hóa học tập liên tục cho phép các nhóm dự án liên tục cải thiện và thảo luận về các bài học kinh nghiệm trong một môi trường không có lỗi.

• Có các quy trình và thủ tục cho phép các nhóm dự án xem xét dự án của họ và yêu cầu hỗ trợ độc lập nếu được yêu cầu.
• Các bên liên quan được tham gia và họ tin tưởng vào quá trình này.
• Các nhóm dự án được tạo thành từ các cá nhân có kinh nghiệm và đủ điều kiện trong các vai trò liên quan.

Quản trị các dự án được liên kết với các cấu trúc quản trị trong tổng thể tổ chức. Nếu bạn nghĩ rằng mục đích chính của quản trị dự án là đảm bảo các dự án được thực hiện đúng cách, bạn có thể thấy cách nó liên kết với quản trị tài chính ở cấp độ công ty, quản lý rủi ro doanh nghiệp và hơn thế nữa.

Quản trị dự án phải phù hợp liền mạch với các quy trình tổ chức hiện tại của bạn. Nói cách khác, donith tạo ra một quy trình quản lý tài chính hoàn toàn mới khi bạn đã có một quy trình hoạt động trong các lĩnh vực khác! Sử dụng những gì hiện đang tồn tại và điều chỉnh các quy trình của công ty để làm cho chúng phù hợp để sử dụng trong môi trường dự án.

5 lĩnh vực trọng tâm cho quản trị dự án

Khi bạn bắt đầu xem xét nó, bạn sẽ nhận ra rằng quản trị dự án có sức lan tỏa thông qua tất cả các yếu tố của quản lý dự án. Tuy nhiên, có một số lĩnh vực trọng tâm chính mà quản trị có liên quan đặc biệt.

1. Phương pháp và quy trình: Những phương pháp này giúp bạn phân phối công việc một cách đáng tin cậy và bền vững.
2. Quản lý kiến ​​thức: Điều này rất quan trọng cho các bài học kinh nghiệm và đảm bảo rằng tổ chức học hỏi từ kinh nghiệm dự án. Quản lý kiến ​​thức là điều cần thiết nếu bạn muốn ngừng mắc lỗi tương tự nhiều lần.
3. Trưởng thành quản lý dự án: Khi trưởng thành quản lý dự án tổ chức của bạn tăng lên, thì khả năng của bạn sẽ cung cấp thành công.
4. Cấp cao mua vào: Cam kết quản trị dự án bắt đầu từ đầu. Nếu bạn có hỗ trợ quản lý, điều này sẽ xếp tầng qua tất cả các cấp độ của doanh nghiệp và cách tiếp cận quản trị sẽ bền vững hơn.

1. Văn hóa hỗ trợ: Văn hóa hỗ trợ, không đổ lỗi, sẽ đảm bảo các nhà quản lý dự án có môi trường phù hợp để phát triển mạnh. Văn hóa hỗ trợ, dẫn đầu bởi Văn phòng Quản lý Dự án hoặc Giám đốc Dự án, sẽ giúp các nhà quản lý dự án đạt được mục tiêu của họ và của các dự án.

Phải làm gì nếu không có tiêu chuẩn doanh nghiệp

Nhiều người quản lý dự án trong các tổ chức nhỏ hơn thấy mình đang chạy các dự án trong một môi trường hỗ trợ và nơi có ý tưởng mua quản lý dự án, nhưng không có cấu trúc tổ chức chính thức để từ chối.

Trong tình huống đó - và nó không dành riêng cho các tổ chức nhỏ - bạn sẽ thiết kế mô hình quản trị dự án của mình từ đầu. Nếu có một cách tiếp cận quản trị dự án mà bạn có thể cất cánh và phù hợp với dự án của mình, bạn sẽ phải tự xây dựng.

Điều đó không khó như vẻ ngoài của nó!

Bắt đầu với việc thiết lập những điều cơ bản:

• Tạo một tài liệu về vai trò và trách nhiệm
• Hãy chắc chắn rằng bạn có một nhà tài trợ dự án
• Hãy chắc chắn rằng bạn có một Ban dự án hoặc nhóm chỉ đạo và sắp xếp các cuộc họp thường xuyên mà bạn tham gia và phân phối biên bản
• Thiết lập quy trình quản lý rủi ro
• Thiết lập quy trình quản lý thay đổi
• Xây dựng các điểm vào lịch trình dự án của bạn trong đó bạn kiểm tra tính khả thi của dự án so với các mục tiêu ban đầu của trường hợp kinh doanh (kết thúc mỗi giai đoạn của giai đoạn là điểm tự nhiên để đặt các kiểm tra này).

Cuối cùng, trách nhiệm của nhà tài trợ dự án là đảm bảo rằng có quản trị đầy đủ, nhưng các nhà quản lý dự án cũng có thể đóng vai trò tích cực trong việc này.

Quản trị có thể là một trong những chủ đề khô khan hơn trong quản lý dự án nhưng nó là một trong những điều quan trọng nhất. Nó theo cách mà các đội quản lý cấp cao biết rằng bạn đang làm tốt công việc và nó trấn an họ rằng dự án đang diễn ra như bình thường. Nó cũng cung cấp các kiểm tra và số dư cần thiết cho các nhà quản lý để biết rằng tiền đang được chi tiêu theo cách phù hợp và phù hợp với trường hợp kinh doanh.