5 sự khác biệt giữa các dự án và kinh doanh như bình thường

Bạn đang làm việc trên một dự án? Hay là những gì bạn đang làm một phần của hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp của bạn?

Khi tôi nói chuyện với mọi người trong nhóm, họ thường nói với tôi rằng họ không chắc chắn họ đang làm việc trong một dự án hay một doanh nghiệp như chức năng thông thường. Cả hai đều được yêu cầu trong một tổ chức và có giá trị như nhau, nhưng nó giúp hiểu những gì bạn đang làm việc để bạn có thể thấy rõ hơn nơi phù hợp trong tổ chức.

Có năm sự khác biệt chính giữa công việc dự án và kinh doanh như thường lệ (thường được viết tắt là BAU).

Thay đổi so với Xác định doanh nghiệp

Đầu tiên, có một sự khác biệt trong cách xử lý thay đổi.

Kinh doanh như hoạt động bình thường điều hành doanh nghiệp. Họ giữ đèn sáng, phục vụ khách hàng và đánh trúng mục tiêu. Các nhóm BAU cũng là những người đầu tiên biết khi nào các quy trình hiện tại không hoạt động và không còn hữu ích. Khi điều đó xảy ra, các nhóm BAU xác định sự cần thiết phải thay đổi.

Một người quản lý, như một phần của đánh giá chiến lược, có thể đề xuất những thay đổi cần được thực hiện để một đơn vị đạt được mục tiêu của mình. Hoặc một thành viên trong nhóm có thể đưa ra một đề nghị thay đổi. Ở đầu kia của quang phổ, bạn có thể có một trường hợp kinh doanh đầy đủ được sản xuất bởi một người quản lý cấp cao để đưa ra các thay đổi cần thiết để giúp bộ phận của họ đạt được các mục tiêu hàng năm.

Nó không chỉ đơn giản hóa các quy trình kinh doanh. Những người làm việc trong vai trò BAU cũng có thể nhận ra sự thay đổi là điều cần thiết vì những thay đổi trong khung pháp lý hoặc là một phần của bối cảnh cạnh tranh cho tổ chức. Nhân viên tuyến đầu làm việc để đưa ra chiến lược và nó biết những gì nó muốn khác biệt để đạt được điều đó.

Các dự án, mặt khác, giúp thực hiện tất cả các thay đổi này. Các dự án cung cấp thay đổi đến và thông qua các chức năng BAU bằng cách sử dụng quản lý dự án. Chúng tôi sẽ làm rõ những gì quản lý dự án là hơn nữa. Tổ chức dự án hoạt động dựa trên việc cung cấp các nhóm BAU thay đổi đã xác định. Điều này xảy ra một khi dự án đã trải qua một quá trình phê duyệt, thường là trường hợp kinh doanh và phê duyệt quản lý cấp cao.

Đó là nói rằng những người trong vai trò dự án có thể đề nghị cải thiện thực tiễn kinh doanh, nhưng họ sẽ làm như vậy với vai trò là một nhân viên thay vì là một phần của vai trò dự án.

Sự phân chia này, mà bạn cũng sẽ nghe được tóm tắt là "thay đổi doanh nghiệp, điều hành doanh nghiệp", cũng đáng chú ý ở phần cuối của các dự án. Thay đổi một dự án thực hiện là để cung cấp một đầu ra. Đó có thể là một phần mềm mới, một tòa nhà, một dịch vụ mới hoặc một cái gì đó khác. Nhóm BAU chịu trách nhiệm thực hiện điều đó và tận dụng tốt nó để mang lại lợi ích. Nói cách khác, dự án mang đến khả năng nhận được lợi ích và các hoạt động của BAU sử dụng khả năng đó để có được lợi ích.

Quản lý và giảm thiểu rủi ro

Để hoạt động kinh doanh như các chức năng thông thường có hiệu quả, bạn sẽ thấy các nhóm BAU tìm cách giảm thiểu mọi rủi ro cho hoạt động. Lấy sự không chắc chắn ra khỏi kinh doanh để ổn định tổ chức tốt hơn và các quy trình lặp lại là một điều tốt.

Bởi bản chất của chúng là duy nhất và không chắc chắn, các dự án đòi hỏi một yếu tố rủi ro. Công ty đang thực hiện một bước nhảy vọt vào một ẩn số chỉ bằng cách thực hiện một dự án khi nó giới thiệu sự thay đổi và cung cấp một cái gì đó không phải là ở đó trước đó.

Do đó, các nhóm dự án tiếp cận rủi ro theo một cách khác so với các nhóm BAU. Các nhà quản lý dự án tìm cách quản lý rủi ro - cả tích cực và tiêu cực - để có được kết quả tốt nhất. Điều đó có thể bao gồm giảm thiểu rủi ro để cố gắng hạn chế khả năng nó sẽ xảy ra, nhưng nó cũng bao gồm các chiến lược quản lý rủi ro khác. Nó không chắc bạn có thể dập tắt rủi ro cho một dự án, nhưng bạn có thể làm điều đó vì lý do vận hành tốt cho công việc BAU của bạn.

Một là Giới hạn thời gian, Cái còn lại đang diễn ra

Các dự án có ngày bắt đầu, giữa và ngày kết thúc và là một sự kiện một lần. Đây là vòng đời dự án. Trong thực tế, đặc điểm rõ ràng nhất của một dự án là nó hoàn thành. Người quản lý dự án và nhóm làm việc với dự án trong thời gian này. Cuối cùng, đội bị giải tán.

BAU không dừng lại và đang diễn ra. Tất nhiên, bạn có thể đóng một chức năng hoặc dừng một quy trình nếu nó không còn cần thiết cho doanh nghiệp - mặc dù điều đó sẽ được quản lý như một dự án! Hàm BAU tạo ra công việc đang diễn ra mà không có ngày kết thúc có thể thấy trước.

Viết hoa hay không viết hoa

Các dự án có thể được viết hoa và thường BAU không thể - bạn dựa vào chi phí hoạt động cho công việc kinh doanh đang diễn ra như công việc thông thường. Nói cách khác, các phương pháp điều trị kế toán cho các dự án và các nhiệm vụ khác là khác nhau.

Tài trợ dự án thường liên quan đến việc đưa một tài sản vào phục vụ - có nghĩa là chi phí có thể được vốn hóa. Trong một số trường hợp, tùy thuộc vào vị trí của bạn trên thế giới và các quy định kế toán địa phương, bạn thậm chí có thể lấy chi phí dự án dưới mức.

Chi phí BAU thường được coi là opex (chi phí hoạt động) và được theo dõi trong tài khoản lãi và lỗ của công ty.

Nói chung, tài trợ dự án và tài trợ kinh doanh là một lĩnh vực rất chuyên biệt, vì vậy, luôn luôn tốt nhất để xin lời khuyên từ các chuyên gia tài chính của bạn trước khi đưa ra đánh giá về những gì nên và không nên viết hoa trong tổ chức của bạn. Quy tắc kế toán khác nhau tùy theo quốc gia và thậm chí theo tổ chức nơi các doanh nghiệp cá nhân có quy trình và cách thức thực hiện cụ thể.

Khi nghi ngờ, luôn luôn kiểm tra!

Các nhóm chức năng chéo và chức năng

Cuối cùng, có một sự khác biệt lớn trong trang điểm của các nhóm dự án. Các dự án có xu hướng liên quan đến các nhóm chuyên gia đa lĩnh vực tập hợp lại để cung cấp một đầu ra cụ thể. Biết cách thúc đẩy một nhóm dự án rất quan trọng vì không phải ai cũng có thể biết mục tiêu cụ thể ngay từ đầu. Nếu mọi người không có sự hiểu biết rõ ràng về những gì họ đang làm, thì họ có xu hướng không làm việc tốt nhất của họ.

Các nhóm dự án được tạo thành từ những người làm đầy vai trò cụ thể. Những chức danh công việc aren lồng nhưng vị trí trong dự án với trách nhiệm riêng biệt. Các vai trò chính trong nhóm dự án là:

• Nhà tài trợ dự án
• Quản lý dự án
• Nhà cung cấp cao cấp (tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện công việc, có thể là một nhóm nội bộ như CNTT hoặc nhà thầu hoặc nhà cung cấp bên ngoài)
• Khách hàng (đây có thể là một khách hàng nội bộ, chẳng hạn như một người quản lý bộ phận khác, hoặc, trong một tổ chức dịch vụ khách hàng, khách hàng mà bạn đang giao dự án)
• Các chuyên gia về vấn đề (mọi người đã tham gia vào nhóm trong suốt thời gian của dự án hoặc một phần của dự án sử dụng chuyên môn của họ để đóng góp cho thành công của dự án).

Tìm hiểu thêm về các vai trò trong một nhóm dự án.

Mặt khác, công việc của BAU được quản lý bởi các nhóm chức năng. Họ là những chuyên gia theo quyền riêng của họ nhưng được nhóm lại thành một bộ phận. Thông thường có sự chồng chéo chức năng chéo ít hơn cho các bộ phận khác so với các nhóm dự án.

Nó thường rất rõ ràng những gì nhóm BAU cần phải làm việc và các mục tiêu rõ ràng. Họ sẽ có những mục tiêu xác định và tầm nhìn cho vai trò của bộ phận trong công ty. Một ví dụ sẽ là một nhóm dịch vụ khách hàng hoạt động như một phần của bộ phận dịch vụ khách hàng lớn hơn xử lý các cuộc gọi và email từ khách hàng về sản phẩm của bạn.

Nó phức tạp vì có thể có sự chồng chéo. Ví dụ, một trưởng nhóm trong trung tâm cuộc gọi đó là một chuyên gia trong lĩnh vực này. Họ có thể được biệt phái cho một nhóm dự án để quản lý gói công việc và các tài nguyên liên quan đến việc cung cấp một phần của dự án liên quan đến liên hệ với khách hàng. Nhưng trong công việc dự án của họ, họ đang đảm nhận vai trò chuyên gia về chủ đề chứ không phải trưởng nhóm dịch vụ khách hàng. Là một thành viên trong nhóm dự án, họ sẽ chịu trách nhiệm về một phần ngân sách dự án và có mức độ thận trọng cao xung quanh cách thức thực hiện công việc để đáp ứng các mục tiêu cuối cùng.

Họ có thể không có điều này trong vai trò BAU của họ.

BAU và Xung đột dự án

Công việc dự án và công việc BAU có thể ngồi độc đáo với nhau, nhưng thường có thể có căng thẳng. Nó xảy ra bởi vì các dự án cố gắng thay đổi hiện trạng. Hiện trạng hoạt động khá tốt, và, phần lớn, mọi người không thích thay đổi.

Thứ hai, khi bạn yêu cầu mọi người tham gia nhóm dự án của bạn, họ có thể phải chịu một cuộc xung đột về lòng trung thành. Là trách nhiệm đầu tiên của họ đối với công việc hàng ngày của họ hoặc cho dự án? Mục tiêu rõ ràng và cam kết mạnh mẽ đối với dự án từ ban quản lý có thể giúp ích ở đây, cũng như giữ cho các đường dây liên lạc mở để họ biết những ưu tiên nên là gì.

Thứ ba, giữ cho doanh nghiệp hoạt động luôn là ưu tiên hàng đầu. Nó có một hàm ý cho các nhóm dự án có thể thấy việc cắt giảm tài trợ của họ, các nguồn lực chính bị kéo lùi về vai trò và thời gian của BAU vì việc duy trì hoạt động hàng ngày của tổ chức sẽ kéo theo sự tập trung.

Các nhà quản lý dự án có thể cảm thấy thất vọng với điều này nhưng nó luôn luôn như vậy, và nó nên như vậy. Không có điểm nào trong việc cung cấp một dự án tuyệt vời nếu công ty đã phá sản trong thời gian này và không còn ai để sử dụng những gì bạn đã xây dựng!

Với các hướng dẫn này trong tâm trí, sẽ dễ dàng nhận ra nếu bạn đang làm việc trên các dự án hoặc BAU hoặc cả hai.